E-Rechnung 2025: Was ändert sich für kleine Unternehmen?
Aktualisiert: Juli 2026Lesezeit: 8 Min.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im Geschäft zwischen Firmen (B2B heißt Geschäft mit anderen Firmen, B2C heißt Geschäft mit Privatkunden). Eine E-Rechnung ist im Grunde genommen eine Rechnung als Computer-Datei, die Programme automatisch lesen können. Was viele nicht wissen: Auch wenn du selbst noch keine E-Rechnung schreiben musst, musst du ab sofort welche empfangen können. Hier erfährst du in Ruhe, was das konkret für dich bedeutet.
Das Wichtigste in 30 Sekunden
Empfangen ist Pflicht seit 01.01.2025: Jede Firma muss E-Rechnungen annehmen und lesen können, auch Kleinunternehmer.
Ein PDF ist keine E-Rechnung: Eine echte E-Rechnung ist eine Datei, die der Computer automatisch lesen kann (XRechnung sind reine Daten, ZUGFeRD ist ein PDF mit den Daten darin), kein einfaches PDF.
Ausstellen wird Schritt für Schritt Pflicht: ab 2027 (über 800.000 Euro Umsatz), ab 2028 für alle Firmen in Deutschland, die an andere Firmen verkaufen.
Kleinunternehmer (kleine Firmen mit einer Sonderregel) müssen selbst keine E-Rechnung ausstellen, aber empfangen können.
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Eine E-Rechnung ist mehr als eine Rechnung, die per E-Mail kommt. Der Gesetzgeber meint damit eine Rechnung, deren Daten der Computer automatisch lesen kann. Die Daten liegen also nicht als Bild oder normaler Text vor, sondern in einem festen Datensatz, den ein Programm von selbst auslesen kann. Beispiel: Dein Buchhaltungsprogramm trägt Betrag und Datum automatisch ein, ohne dass du abtippen musst.
Es gibt dafür eine feste europäische Regel, wie so eine Rechnung aufgebaut sein muss (die Norm EN 16931). Nur Rechnungen, die dieser Regel entsprechen, gelten offiziell als E-Rechnung. Alles andere, also klassisches Papier oder ein einfaches PDF, zählt seit 2025 als sonstige Rechnung, also als normale Rechnung ohne die maschinenlesbaren Daten.
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Häufiges Missverständnis: Ein PDF, das du per Mail verschickst, ist keine E-Rechnung. Es sieht für den Menschen zwar aus wie eine Rechnung, ist für den Computer aber nur ein Bild.
Die Fristen im Überblick
Der Übergang läuft in mehreren Schritten. Wichtig ist der Unterschied zwischen Empfangen (gilt sofort) und Ausstellen (kommt Schritt für Schritt bis 2028).
Ab wann
Was gilt
Für wen
01.01.2025
E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können
alle Firmen, die an Firmen verkaufen
01.01.2027
E-Rechnungen ausstellen (Pflicht)
Umsatz über 800.000 Euro im Vorjahr
01.01.2028
E-Rechnungen ausstellen (Pflicht)
alle übrigen Firmen
Bis Ende 2026 darfst du weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken, wenn der Empfänger einverstanden ist. Die Pflicht, echte E-Rechnungen empfangen zu können, gilt trotzdem schon jetzt.
Was gilt für Kleinunternehmer?
Gute Nachricht für viele unserer Nutzer: Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, ist von der Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen befreit. Die Kleinunternehmerregelung ist im Grunde genommen eine Sonderregel für kleine Firmen: Du schlägst keine Umsatzsteuer auf, bekommst dafür aber auch keine zurück (§19 UStG). Du darfst also weiter einfache Rechnungen schreiben.
Aber, und das ist der Punkt, den viele übersehen: Empfangen musst auch du können. Sobald einer deiner Geschäftskunden dir eine E-Rechnung schickt, musst du sie annehmen, lesen und revisionssicher aufbewahren können. "Revisionssicher" heißt: so gespeichert, dass man später nichts heimlich ändern kann. Ein Postfach, das nur PDFs akzeptiert, reicht dafür nicht mehr aus.
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Technisch genügt eine E-Mail-Adresse, an die man E-Rechnungen schicken kann. Wichtig ist nur, dass du die Datei danach richtig aufbewahren und lesbar machen kannst.
XRechnung, ZUGFeRD: die Formate
In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt, die beide der europäischen Regel entsprechen:
XRechnung: reine Daten (im Format XML, das ist eine Datei-Art nur für Computer), ohne dass ein Mensch etwas Schönes zu sehen bekommt. Das nutzen vor allem Behörden.
ZUGFeRD: eine Mischung aus beidem. Eine ganz normale PDF-Datei, in die zusätzlich die Daten für den Computer eingebaut sind. Der Mensch sieht die gewohnte Rechnung, das Programm liest die Daten. Für kleine Firmen meist die angenehmere Variante.
Beide sind rechtlich gleich gültig. Für den Empfang solltest du mit beiden umgehen können.
Was du jetzt konkret tun solltest
Stelle sicher, dass du E-Rechnungen empfangen kannst (E-Mail-Postfach plus eine Möglichkeit, XRechnung und ZUGFeRD zu öffnen).
Kläre, ob und ab wann du ausstellen musst (deine Umsatzgrenze, dein Kleinunternehmer-Status).
Sorge dafür, dass du deine Rechnungen so speicherst, dass man später nichts heimlich ändern kann. Diese Regeln heißen GoBD, das sind im Grunde genommen die amtlichen Regeln, wie man Belege am Computer richtig und unveränderbar speichert. Auch die eingebaute Daten-Datei musst du aufbewahren.
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Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer (kleine Firmen mit der Sonderregel nach §19 UStG) müssen keine E-Rechnung ausstellen. Empfangen und lesbar machen musst aber auch du können, denn ein Geschäftskunde darf dir ab 2025 eine E-Rechnung schicken.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine reine PDF- oder Bild-Rechnung gilt seit 2025 als normale Rechnung ohne maschinenlesbare Daten. Eine echte E-Rechnung enthält Daten, die der Computer automatisch lesen kann und die der europäischen Regel folgen, zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD.
Ab wann muss ich E-Rechnungen verpflichtend ausstellen?
Empfangen musst du bereits seit dem 1. Januar 2025. Die Pflicht zum Ausstellen kommt Schritt für Schritt: ab 2027 für Firmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr, ab 2028 für alle übrigen Firmen in Deutschland, die an andere Firmen verkaufen.
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