E-Rechnung 2025: Was ändert sich für kleine Unternehmen?
Aktualisiert: Juli 2026Lesezeit: 8 Min.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Was viele nicht wissen: Auch wenn du selbst noch keine E-Rechnung schreiben musst, musst du ab sofort welche empfangen können. Hier erfährst du in Ruhe, was das konkret für dich bedeutet.
Das Wichtigste in 30 Sekunden
Empfangspflicht seit 01.01.2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und lesen können, auch Kleinunternehmer.
PDF ist keine E-Rechnung: Eine echte E-Rechnung ist strukturiert und maschinenlesbar (XRechnung oder ZUGFeRD), kein einfaches PDF.
Ausstellen wird gestaffelt Pflicht: ab 2027 (über 800.000 € Umsatz), ab 2028 für alle im inländischen B2B.
Kleinunternehmer müssen selbst keine E-Rechnung ausstellen, aber empfangen können.
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Eine E-Rechnung ist mehr als eine Rechnung, die per E-Mail kommt. Der Gesetzgeber versteht darunter eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Die Daten liegen also nicht als Bild oder Fließtext vor, sondern in einem festen Datensatz, den Software automatisch auslesen kann.
Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. Nur Rechnungen, die dieser Norm entsprechen, gelten offiziell als E-Rechnung. Alles andere, also klassisches Papier oder ein einfaches PDF, zählt seit 2025 als sonstige Rechnung.
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Häufiges Missverständnis: Ein PDF, das du per Mail verschickst, ist keine E-Rechnung. Es sieht für den Menschen zwar aus wie eine Rechnung, ist für den Computer aber nur ein Bild.
Die Fristen im Überblick
Der Übergang läuft in Stufen. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Empfangen (gilt sofort) und Ausstellen (gestaffelt bis 2028).
Ab wann
Was gilt
Für wen
01.01.2025
E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können
alle Unternehmen im B2B
01.01.2027
E-Rechnungen ausstellen (Pflicht)
Umsatz über 800.000 € im Vorjahr
01.01.2028
E-Rechnungen ausstellen (Pflicht)
alle übrigen Unternehmen
Bis Ende 2026 dürfen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verschickt werden. Die Empfangspflicht für echte E-Rechnungen gilt davon unabhängig aber schon jetzt.
Was gilt für Kleinunternehmer?
Gute Nachricht für viele unserer Nutzer: Wer die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzt, ist von der Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen befreit. Du darfst also weiter einfache Rechnungen schreiben.
Aber, und das ist der Punkt, den viele übersehen: Empfangen musst auch du können. Sobald einer deiner Geschäftskunden dir eine E-Rechnung schickt, musst du sie annehmen, lesen und revisionssicher aufbewahren können. Ein Postfach, das nur PDFs akzeptiert, reicht dafür nicht mehr aus.
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Es genügt technisch eine E-Mail-Adresse, an die E-Rechnungen gesendet werden können. Entscheidend ist, dass du die strukturierte Datei anschließend korrekt archivieren und lesbar machen kannst.
XRechnung, ZUGFeRD: die Formate
In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt, die beide der Norm EN 16931 entsprechen:
XRechnung: ein reines XML-Format, also purer Datensatz ohne sichtbares Layout. Standard im Behördenverkehr.
ZUGFeRD: ein Hybrid. Eine ganz normale PDF-Datei, in die zusätzlich der strukturierte XML-Datensatz eingebettet ist. Der Mensch sieht die gewohnte Rechnung, die Software liest die Daten. Für kleine Unternehmen meist die angenehmere Variante.
Beide sind rechtlich gleichwertig. Für den Empfang solltest du mit beiden umgehen können.
Was du jetzt konkret tun solltest
Stelle sicher, dass du E-Rechnungen empfangen kannst (E-Mail-Postfach plus eine Möglichkeit, XRechnung/ZUGFeRD zu öffnen).
Kläre, ob und ab wann du ausstellen musst (Umsatzgrenze, Kleinunternehmer-Status).
Sorge für eine revisionssichere Archivierung nach GoBD, auch die eingebettete XML-Datei muss aufbewahrt werden.
Behalte die Fristen 2027 und 2028 im Blick, damit die Umstellung nicht kurzfristig zum Stress wird.
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Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Pflicht zum Ausstellen befreit. Empfangen und lesbar machen musst aber auch du können, denn ein Geschäftskunde darf dir ab 2025 eine E-Rechnung schicken.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine reine PDF- oder Bild-Rechnung gilt seit 2025 als sonstige Rechnung. Eine echte E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten nach EN 16931, zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD.
Ab wann muss ich E-Rechnungen verpflichtend ausstellen?
Empfangen musst du bereits seit dem 1. Januar 2025. Die Pflicht zum Ausstellen gilt gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle übrigen Unternehmen im inländischen B2B.
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