Aufbewahrungsfristen: Wie lange musst du Belege behalten?
Aktualisiert: Juli 2026Lesezeit: 8 Min.
Wann darf der alte Ordner endlich in den Reißwolf? Und was muss noch Jahre liegen bleiben? Hier geht es um Aufbewahrungsfristen. Das ist im Grunde genommen die Zeit, die du Unterlagen wie Rechnungen und Verträge behalten musst (oft 8 oder 10 Jahre). Seit 2025 haben sich einige Fristen geändert, das sorgt für Verwirrung. Hier bekommst du in Ruhe den aktuellen Überblick, damit du weder zu früh wegwirfst noch unnötig lange lagerst.
Das Wichtigste in 30 Sekunden
Neu ab 2025: Buchungsbelege musst du nur noch 8 Jahre aufheben, nicht mehr 10 Jahre. Ein Buchungsbeleg ist im Grunde genommen ein Nachweis für eine Buchung, zum Beispiel eine Rechnung oder ein Kassenbon.
10 Jahre: Für viele andere wichtige Steuer-Unterlagen wie Jahresabschlüsse und Inventare bleibt es bei 10 Jahren.
6 Jahre: Handelsbriefe und sonstige Geschäftsunterlagen hebst du meist 6 Jahre auf.
Grundlage: Die genauen Fristen stehen in zwei Gesetzen: im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO).
Warum Aufbewahrungsfristen wichtig sind
Aufbewahrungsfristen sind kein sinnloser Papierkram. Sie sorgen dafür, dass man Geschäfte auch Jahre später noch nachvollziehen kann, zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung. Eine Betriebsprüfung ist im Grunde genommen eine Kontrolle deiner Firma durch das Finanzamt. Die Regeln dazu stehen im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung (§§ 238, 257 HGB und §§ 145, 146, 147 AO).
Für dich als Kleinunternehmer heißt das: Du musst wissen, welche Unterlage wie lange bleiben muss. Sonst darf das Finanzamt im Ernstfall deine Zahlen schätzen, meist zu deinem Nachteil.
Die Fristen im Überblick (Stand 2025/2026)
Im Kern gibt es drei Fristen: 6, 8 und 10 Jahre. Die 8-Jahres-Frist ist neu und der häufigste Grund für Missverständnisse.
Buchungsbelege: Rechnungen, Kontoauszüge, Kassenbons, Lieferscheine als Buchungsbeleg
§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, § 257 HGB
6 Jahre
Empfangene und abgesandte Handelsbriefe, sonstige besteuerungsrelevante Unterlagen
§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO
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Dass Buchungsbelege nur noch 8 Jahre bleiben müssen, kommt aus dem Bürokratieentlastungsgesetz. Das ist im Grunde genommen ein Gesetz, das Firmen von unnötigem Papierkram befreien soll. Die kürzere Frist gilt für Belege, die ab dem 1. Januar 2025 entstehen.
Welche Unterlage fällt unter welche Frist?
In der Praxis fragst du dich vor allem, in welche Schublade ein bestimmtes Dokument gehört. Die wichtigsten Fälle:
Buchungsbelege und Rechnungen: 8 Jahre (für Belege ab 2025).
Handelsbriefe und Geschäftspost: 6 Jahre. Ein Handelsbrief ist im Grunde genommen jede schriftliche Nachricht zu einem Geschäft, zum Beispiel ein Angebot oder eine Mahnung. Dazu zählen auch geschäftliche E-Mails.
Jahresabschlüsse und Inventare: 10 Jahre.
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Häufig übersehen: Geschäftliche E-Mails, die ein Geschäft betreffen, gelten als Handelsbriefe und müssen aufgehoben werden. Ein Handelsbrief ist jede schriftliche Nachricht zu einem Geschäft, also auch Angebote, Auftragsbestätigungen oder Mahnungen.
Form: digital oder Papier?
Du musst nicht alles im Original auf Papier aufheben. Viele Belege darfst du digital und revisionssicher speichern. "Revisionssicher" heißt: so gespeichert, dass man später nichts heimlich ändern kann. Wichtig ist, dass du die GoBD einhältst. Die GoBD sind im Grunde genommen die amtlichen Regeln, wie man Belege am Computer richtig und unveränderbar speichert. Vor allem müssen die Belege über die ganze Frist lesbar bleiben und dürfen sich nicht ändern lassen.
Die digitale Ablage hat echte Vorteile: weniger Aktenordner, schnelleres Wiederfinden und eine Sicherung, die bei Wasserschaden oder Umzug nicht verloren geht. Wichtig ist nur, dass die digitale Ablage nach den GoBD aufgesetzt ist.
Beginn, Ende und die Folgen bei Verstößen
Ein Punkt wird oft falsch verstanden: Die Frist beginnt nicht am Tag des Belegs. Sie beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist oder die letzte Eintragung gemacht wurde (§ 147 Abs. 4 AO).
Beispiel: Eine Rechnung aus dem März 2025 ist ein Buchungsbeleg mit 8 Jahren Frist. Die Frist beginnt am 31.12.2025 und endet am 31.12.2033.
Wer Unterlagen zu früh wegwirft, riskiert Ärger. Fehlen Belege, darf das Finanzamt deine Steuern schätzen (§ 162 AO). Bei Steuerhinterziehung drohen zusätzlich Bußgelder oder sogar eine Strafe (§ 370 AO). Steuerhinterziehung heißt im Grunde genommen, dass jemand dem Finanzamt absichtlich zu wenig Steuern zahlt.
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Auch Verträge musst du aufbewahren, manche sehr lange. Wie du sie sicher lagerst, liest du im Beitrag Verträge aufbewahren.
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Checkliste: Aufbewahrungsfristen für Kleinunternehmen (2025/2026)
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Gelten die neuen Aufbewahrungsfristen auch für alte Belege?
Nein. Die kürzere Frist von acht Jahren für Buchungsbelege gilt für Belege, die ab dem 1. Januar 2025 entstehen. Für ältere Belege gelten die Fristen, die galten, als der Beleg entstand.
Muss ich alle Belege im Original aufbewahren?
Nicht zwingend. Viele Belege darfst du digital und revisionssicher speichern, also so, dass man später nichts heimlich ändern kann. Wichtig ist, dass du die GoBD einhältst und die Belege lesbar und unveränderbar bleiben.
Was ist ein Handelsbrief?
Ein Handelsbrief ist jede schriftliche Nachricht, die ein Geschäft betrifft, zum Beispiel Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen.
Kann ich meine Belege auch im Ausland aufbewahren?
Grundsätzlich musst du aufbewahrungspflichtige Unterlagen in Deutschland lagern. Ausnahmen sind möglich, dafür brauchst du aber die Erlaubnis des Finanzamts.
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