Was ist das Nachweisgesetz?
Das Nachweisgesetz (NachwG) existiert seit 1995 und setzt die EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen um. Es verpflichtet dich als Arbeitgeber, die wesentlichen Arbeitsbedingungen mitzuteilen, damit dein Mitarbeiter klar weiß, woran er ist.
Zwei Reformen sind für dich wichtig. Die Reform 2022 erweiterte die Pflichtangaben von 7 auf 15 Punkte und führte gestaffelte Fristen sowie Bußgelder ein. Das Bürokratieentlastungsgesetz IV ermöglicht seit dem 1. Januar 2025 in vielen Fällen die Textform statt der bisher strengeren Schriftform.
Die 15 Pflichtangaben nach § 2 NachwG
Diese Angaben gehören in den Arbeitsvertrag oder den schriftlichen Nachweis:
- Vertragsparteien: Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
- Beginn und Dauer: Datum des Arbeitsbeginns, bei Befristung das Enddatum oder die voraussichtliche Dauer sowie eine etwaige Probezeit.
- Arbeitsort und Tätigkeit: der Arbeitsort oder ein Hinweis auf freie Wahl des Orts, dazu eine kurze Beschreibung der Tätigkeit.
- Arbeitsentgelt: Zusammensetzung und Höhe, aufgeschlüsselt nach Grundgehalt, Zuschlägen, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen, jeweils mit Fälligkeit und Art der Auszahlung.
- Arbeitszeit: vereinbarte Arbeitszeit, Ruhepausen, Ruhezeiten und bei Schichtarbeit das Schichtsystem und der Rhythmus.
- Abrufarbeit und Überstunden: Details nach § 12 TzBfG bei Abrufarbeit und die Bedingungen, unter denen Überstunden angeordnet werden können.
- Urlaub und Fortbildung: Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs und ein etwaiger Anspruch auf Fortbildung.
- Betriebliche Altersversorgung: Name und Anschrift des Versorgungsträgers, sofern eine bAV zugesagt ist.
- Kündigung: das einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis, die Kündigungsfristen und die Frist für eine Kündigungsschutzklage.
- Tarif und Betriebsvereinbarungen: ein allgemeiner Hinweis auf anwendbare Tarifverträge sowie Betriebs- oder Dienstvereinbarungen.
Fristen für den Nachweis
Nicht alles muss sofort vorliegen. Das Gesetz staffelt die Fristen:
| Bis wann | Welche Angaben |
|---|---|
| Erster Arbeitstag | Name und Anschrift der Parteien, Entgelt, Arbeitszeit, Ruhepausen, Ruhezeiten und Schichtsystem |
| Innerhalb 7 Kalendertagen | Beginn des Arbeitsverhältnisses, Befristung, Arbeitsort, Tätigkeit, Probezeit, Abrufarbeit und Überstunden |
| Innerhalb 1 Monats | Jahresurlaub, Fortbildung, bAV, Kündigungsverfahren und Fristen, Hinweis auf Tarif- und Betriebsvereinbarungen |
Schriftform oder Textform seit 2025
Seit dem 1. Januar 2025 reicht für die meisten Nachweise die Textform nach § 126b BGB aus, also zum Beispiel eine E-Mail oder ein Dokument über ein Mitarbeiterportal. Das erleichtert die Praxis deutlich.
Weiterhin Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift verlangen jedoch die Befristung von Arbeitsverträgen (§ 14 Abs. 4 TzBfG) sowie Kündigungen und Aufhebungsverträge (§ 623 BGB). Hier hilft keine E-Mail.
Damit die Textform gilt, muss das Dokument dem Arbeitnehmer zugänglich, speicher- und ausdruckbar sein, und du musst ihn auffordern, den Empfang zu bestätigen.
Konsequenzen bei Verstößen
Verstöße gegen das Nachweisgesetz sind kein Kavaliersdelikt. Sie können als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld von bis zu 2.000 Euro pro Verstoß geahndet werden. Da jeder fehlende Punkt ein eigener Verstoß sein kann, summiert sich das schnell.
Hinzu kommt: Eine fehlende oder fehlerhafte Niederschrift kann im Arbeitsgerichtsprozess zu Beweiserleichterungen für den Arbeitnehmer führen. Im Streitfall stehst du dann schlechter da.
Praxistipps für Kleinunternehmen
Zwei Dinge machen dir das Leben leichter:
- Aktuelle Musterarbeitsverträge nutzen: Verwende eine an das Nachweisgesetz angepasste Vorlage, die alle 15 Pflichtangaben enthält, und passe sie auf deinen Fall an.
- Personalverwaltung digitalisieren: Digitale Tools helfen, Verträge und Nachweise effizient zu erstellen, zu übermitteln und die Fristen im Blick zu behalten.
Wenn du gerade erst einstellst, findest du weiterführende Hilfe im Ratgeber Ersten Mitarbeiter einstellen. Auch für Minijobber gelten die Pflichtangaben des Nachweisgesetzes. Und wie du die Verträge samt Nachweisen sauber archivierst, liest du unter Verträge aufbewahren: Welche Fristen gelten.