Was ist das Nachweisgesetz?
Das Nachweisgesetz gibt es schon seit 1995. Es setzt eine EU-Regel für klare und faire Arbeitsbedingungen um. Es macht dir als Arbeitgeber zur Pflicht, deinem Mitarbeiter die wichtigsten Arbeitsbedingungen mitzuteilen. So weiß er von Anfang an, woran er ist.
Zwei Änderungen sind für dich wichtig. Ab 2022 stiegen die Pflichtangaben von 7 auf 15 Punkte. Dazu kamen gestaffelte Fristen und Bußgelder. Seit dem 1. Januar 2025 reicht in vielen Fällen die Textform. Textform heißt: eine lesbare Nachricht ohne Unterschrift, zum Beispiel eine E-Mail. Früher war fast immer die strengere Schriftform nötig, also ein Dokument mit eigenhändiger Unterschrift.
Die 15 Pflichtangaben nach § 2 NachwG
Diese Angaben gehören in den Arbeitsvertrag oder den schriftlichen Nachweis:
- Vertragsparteien: Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
- Beginn und Dauer: das Datum, an dem die Arbeit startet. Bei einem befristeten Vertrag auch das Enddatum oder wie lange er ungefähr läuft. Dazu eine mögliche Probezeit.
- Arbeitsort und Tätigkeit: wo gearbeitet wird oder ob der Mitarbeiter den Ort frei wählen darf. Dazu eine kurze Beschreibung, was er tut.
- Gehalt: woraus sich das Geld zusammensetzt und wie hoch es ist. Also Grundgehalt, Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen. Dazu, wann und wie ausgezahlt wird.
- Arbeitszeit: die vereinbarte Arbeitszeit, Pausen, Ruhezeiten und bei Schichtarbeit das Schichtsystem samt Rhythmus.
- Abrufarbeit und Überstunden: die Regeln bei Arbeit auf Abruf (§ 12 TzBfG) und wann du Überstunden anordnen darfst. Abrufarbeit heißt: Der Mitarbeiter kommt nur, wenn du ihn rufst.
- Urlaub und Fortbildung: wie viele Urlaubstage es pro Jahr gibt und ob es ein Recht auf Fortbildung gibt.
- Betriebliche Altersversorgung: Name und Anschrift der Stelle, die die Rente auszahlt, falls du eine Betriebsrente zugesagt hast. Eine Betriebsrente ist im Grunde genommen eine Zusatzrente, die über die Firma läuft.
- Kündigung: wie eine Kündigung ablaufen muss. Mindestens: Sie braucht die Schriftform (also eine Unterschrift). Dazu die Kündigungsfristen und die Frist, bis wann man vor Gericht gegen eine Kündigung klagen kann.
- Tarif und Betriebsvereinbarungen: ein Hinweis auf geltende Tarifverträge und auf Vereinbarungen im Betrieb. Ein Tarifvertrag ist im Grunde genommen ein Vertrag zwischen Gewerkschaft und Arbeitgebern über Lohn und Arbeitszeit.
Fristen für den Nachweis
Nicht alles muss sofort vorliegen. Das Gesetz teilt die Fristen in drei Stufen auf:
| Bis wann | Welche Angaben |
|---|---|
| Erster Arbeitstag | Name und Anschrift der Parteien, Entgelt, Arbeitszeit, Ruhepausen, Ruhezeiten und Schichtsystem |
| Innerhalb 7 Kalendertagen | Beginn des Arbeitsverhältnisses, Befristung, Arbeitsort, Tätigkeit, Probezeit, Abrufarbeit und Überstunden |
| Innerhalb 1 Monats | Jahresurlaub, Fortbildung, bAV, Kündigungsverfahren und Fristen, Hinweis auf Tarif- und Betriebsvereinbarungen |
Schriftform oder Textform seit 2025
Seit dem 1. Januar 2025 reicht für die meisten Nachweise die Textform aus (§ 126b BGB). Also zum Beispiel eine E-Mail oder ein Dokument in einem Mitarbeiterportal. Das macht vieles einfacher.
Bei zwei Dingen brauchst du aber weiter die Schriftform mit echter Unterschrift: bei einem befristeten Arbeitsvertrag (§ 14 Abs. 4 TzBfG) und bei Kündigungen oder Aufhebungsverträgen (§ 623 BGB). Ein Aufhebungsvertrag ist im Grunde genommen eine Vereinbarung, mit der beide Seiten das Arbeitsverhältnis einvernehmlich beenden. Hier hilft keine E-Mail.
Damit die Textform gilt, muss der Mitarbeiter das Dokument öffnen, speichern und ausdrucken können. Und du musst ihn bitten, den Empfang zu bestätigen.
Konsequenzen bei Verstößen
Fehler beim Nachweisgesetz sind keine Kleinigkeit. Sie gelten als Ordnungswidrigkeit und können ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro pro Fehler kosten. Eine Ordnungswidrigkeit ist ein Regelverstoß, für den eine Behörde eine Geldstrafe verhängt. Da jeder fehlende Punkt ein eigener Fehler sein kann, summiert sich das schnell.
Dazu kommt: Fehlt der Nachweis oder ist er falsch, hat es dein Mitarbeiter vor dem Arbeitsgericht leichter, seine Sicht zu beweisen. Im Streitfall stehst du dann schlechter da.
Praxistipps für Kleinunternehmen
Zwei Dinge machen dir das Leben leichter:
- Aktuelle Muster-Arbeitsverträge nutzen: Nimm eine Vorlage, die zum Nachweisgesetz passt und alle 15 Pflichtangaben schon enthält. Dann passt du sie auf deinen Fall an.
- Personalverwaltung digital machen: Digitale Tools helfen dir, Verträge und Nachweise schnell zu erstellen, zu verschicken und die Fristen im Blick zu behalten.
Wenn du gerade erst einstellst, findest du weiterführende Hilfe im Ratgeber Ersten Mitarbeiter einstellen. Auch für Minijobber gelten die Pflichtangaben des Nachweisgesetzes. Und wie du die Verträge samt Nachweisen sauber archivierst, liest du unter Verträge aufbewahren: Welche Fristen gelten.