Vor der Einstellung: Strategie und Planung
Bevor du eine Stelle ausschreibst, schau dir in Ruhe an, was du wirklich brauchst. Welche Aufgaben soll die neue Person übernehmen? Welche Fähigkeiten braucht sie dafür? Wenn du das vorher klar aufschreibst, stellst du später seltener die falsche Person ein.
Genauso wichtig ist es, die Kosten auszurechnen. Ein Mitarbeiter kostet dich mehr als nur das Bruttogehalt (also das Gehalt vor Abzügen). Dazu kommen noch die Lohnnebenkosten, das ist der Teil, den du als Chef zusätzlich zahlst: dein Anteil an der Sozialversicherung, Beiträge zur Berufsgenossenschaft, weitere Umlagen und vielleicht eine Betriebsrente. Die Sozialversicherung ist im Grunde genommen das gesetzliche Sicherungssystem für Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenfälle. Beispiel: Von einem Krankenkassen-Beitrag zahlt der Chef die eine Hälfte und der Mitarbeiter die andere. Die Berufsgenossenschaft ist im Grunde genommen die gesetzliche Unfallversicherung für die Firma. Beispiel: Verletzt sich ein Mitarbeiter bei der Arbeit, zahlt sie Behandlung und Reha. Rechne all diese Posten von Anfang an mit ein.
Wer weiß, was seine eigene Arbeitsstunde kostet, kann auch die Personalkosten besser einschätzen. Wie du so rechnest, dass deine Kosten gedeckt sind, zeigt der Ratgeber Stundensatz berechnen.
Der Bewerbungsprozess: rechtliche Rahmen
Schon für die Stellenanzeige gelten Regeln. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) ist im Grunde genommen ein Gesetz, das dafür sorgt, dass niemand ohne guten Grund benachteiligt wird, etwa wegen Herkunft, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Beispiel: Du darfst nicht schreiben, dass du nur junge Männer suchst. Formuliere deine Anzeige deshalb neutral, zum Beispiel mit dem Zusatz (m/w/d). Und stelle keine Bedingungen, die eine Gruppe ohne echten Grund ausschließen.
Der Arbeitsvertrag als Fundament
Ein Arbeitsvertrag ist grundsätzlich auch mündlich gültig. Aber nach dem Nachweisgesetz musst du als Chef die wichtigsten Punkte des Vertrags schriftlich aushändigen, und zwar innerhalb eines Monats nach dem ersten Arbeitstag. Das Nachweisgesetz ist im Grunde genommen die Regel, dass der Mitarbeiter die Bedingungen seines Jobs schwarz auf weiß bekommen muss. Beispiel: Er soll nachlesen können, wie viel er verdient und wie lange er arbeitet. Dazu gehören unter anderem:
- Name und Anschrift der Vertragsparteien
- Beginn und, bei Befristung, Dauer des Arbeitsverhältnisses
- Arbeitsort und Beschreibung der Tätigkeit
- Entgelt, Arbeitszeit und Urlaubsanspruch
- Kündigungsfristen und Hinweise auf geltende Tarifverträge
Welche Angaben im Detail hineingehören, liest du im Ratgeber Arbeitsvertrag: Pflichtangaben.
Befristet oder unbefristet?
Bist du noch unsicher, kannst du den Vertrag befristen, also von Anfang an ein Enddatum festlegen. Ohne besonderen Grund darf er höchstens zwei Jahre laufen, und du darfst ihn in dieser Zeit bis zu dreimal verlängern. Für junge Unternehmen gibt es in den ersten vier Jahren nach der Gründung eine Sonderregel: Hier darf der befristete Vertrag ohne Grund sogar bis zu vier Jahre laufen.
Sonderfall Minijob
Viele Kleinunternehmen starten mit einem Minijob. Ein Minijob ist im Grunde genommen ein kleiner Job mit festem Monatslimit beim Verdienst. Diese Grenze liegt 2026 bei 603 Euro im Monat (sie steigt mit dem Mindestlohn). Für einen Minijobber zahlst du keine Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. In die Rentenversicherung zahlt er grundsätzlich ein, kann sich davon aber befreien lassen. Angemeldet wird der Minijob bei der Minijob-Zentrale, das ist die zuständige Stelle für alle Minijobs. Mehr Details findest du im Ratgeber Minijobber einstellen.
Meldepflichten und Sozialabgaben
Sobald jemand für dich arbeitet, musst du ihn bei mehreren Stellen anmelden: bei der Krankenkasse (sie sammelt die Beiträge zur Sozialversicherung ein), beim Finanzamt (für die Lohnsteuer-Daten, kurz ELStAM) sowie bei der Berufsgenossenschaft und, wenn es ein Minijob ist, bei der Minijob-Zentrale. Die Lohnsteuer ist im Grunde genommen die Steuer auf das Gehalt, die du direkt vom Lohn abziehst und ans Finanzamt weitergibst. Beispiel: Vom Bruttolohn behältst du den Steueranteil ein und überweist ihn ans Finanzamt, der Mitarbeiter bekommt den Rest.
Damit du die Sozialabgaben grob einordnen kannst, hier ein paar Werte für 2026:
| Größe | Wert 2026 |
|---|---|
| Bis zu welchem Gehalt für Kranken- und Pflegeversicherung Beiträge fällig werden (Beitragsbemessungsgrenze: bis zu diesem Betrag zählt das Gehalt für die Beiträge, darüber nicht) | 69.750 € im Jahr (5.812,50 € im Monat) |
| Bis zu welchem Gehalt für die Rentenversicherung Beiträge fällig werden | 118.800 € im Jahr (9.900 € im Monat) |
| Zusatzbeitrag der Krankenkasse (Beispiel: Techniker Krankenkasse), also ein kleiner Extra-Beitrag obendrauf | 2,69 % ab 1. Januar 2026 |
Die Werte in der Tabelle gelten für 2026. Für 2027 steigen die Beitragsbemessungsgrenze und die Versicherungspflichtgrenze in der Krankenversicherung um jeweils 300 Euro pro Monat stärker als üblich. Das hat der Gesetzgeber im GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz festgelegt, das am 29. Juli 2026 verkündet wurde (BGBl. 2026 I Nr. 228). Die genauen Beträge stehen erst mit der Rechengrößenverordnung im Herbst fest.
Wichtige Unterlagen vom Mitarbeiter
Für die Anmeldung brauchst du von deinem neuen Mitarbeiter: die Steuer-Identifikationsnummer (die persönliche Steuernummer, die jeder in Deutschland hat), die Sozialversicherungsnummer (die persönliche Nummer für die Sozialversicherung), die Angabe, bei welcher Krankenkasse er ist, und bei ausländischen Mitarbeitern eventuell einen Aufenthaltstitel mit Arbeitserlaubnis (die offizielle Erlaubnis, in Deutschland zu bleiben und zu arbeiten). Ab dem 1. Januar 2026 kommen außerdem neue Pflichten dazu, welche Infos du bei ausländischen Mitarbeitern angeben musst.
Laufende Pflichten als Arbeitgeber
Mit der Einstellung ist es nicht getan. Als Chef hast du dauerhaft ein paar Pflichten:
- Mindestlohn: Der Mindestlohn ist im Grunde genommen der niedrigste Lohn, den du pro Stunde zahlen darfst. Ab dem 1. Januar 2026 sind das 13,90 Euro pro Stunde. Das gilt für alle Mitarbeiter, auch für Minijobber. Ausnahmen gibt es zum Beispiel für Azubis und Jugendliche unter 18 ohne fertige Ausbildung.
- Arbeitszeit: Du musst die Arbeitszeit deiner Leute erfassen, das ist Pflicht. Mehr dazu im Ratgeber Arbeitszeiterfassung: Pflicht.
- Urlaub und Lohn bei Krankheit: Jedem Mitarbeiter steht ein gesetzlicher Mindesturlaub zu, und im Krankheitsfall zahlst du den Lohn weiter (Entgeltfortzahlung).
- Kündigungsschutz: Halte die Kündigungsfristen ein. Ab einer bestimmten Firmengröße greift zusätzlich das Kündigungsschutzgesetz, das Mitarbeiter vor einer Kündigung ohne triftigen Grund schützt.