Vor der Einstellung: Strategie und Planung
Bevor du eine Stelle ausschreibst, lohnt sich ein klarer Blick auf den tatsächlichen Bedarf. Welche Aufgaben soll die neue Person übernehmen, welche Fähigkeiten braucht sie wirklich? Ein sauber definiertes Stellenprofil erspart dir später Fehlbesetzungen.
Genauso wichtig ist die Kostenkalkulation. Ein Mitarbeiter kostet dich mehr als das Bruttogehalt. Hinzu kommen erhebliche Lohnnebenkosten: der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, Beiträge zur Berufsgenossenschaft, Umlagen und gegebenenfalls eine betriebliche Altersvorsorge. Rechne diese Positionen von Anfang an mit ein.
Wer den Stundensatz seiner Leistungen kennt, kann auch die Personalkosten besser einordnen. Wie du kostendeckend kalkulierst, zeigt der Ratgeber Stundensatz berechnen.
Der Bewerbungsprozess: rechtliche Rahmen
Schon die Stellenausschreibung unterliegt Regeln. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verbietet Diskriminierung wegen ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Formuliere deine Anzeige deshalb neutral, etwa mit dem Zusatz (m/w/d), und vermeide Anforderungen, die eine Gruppe ohne sachlichen Grund ausschließen.
Der Arbeitsvertrag als Fundament
Ein Arbeitsvertrag kann grundsätzlich auch mündlich geschlossen werden. Nach dem Nachweisgesetz bist du als Arbeitgeber jedoch verpflichtet, die wesentlichen Vertragsbedingungen innerhalb eines Monats nach Arbeitsbeginn schriftlich auszuhändigen. Dazu gehören unter anderem:
- Name und Anschrift der Vertragsparteien
- Beginn und, bei Befristung, Dauer des Arbeitsverhältnisses
- Arbeitsort und Beschreibung der Tätigkeit
- Entgelt, Arbeitszeit und Urlaubsanspruch
- Kündigungsfristen und Hinweise auf geltende Tarifverträge
Welche Angaben im Detail hineingehören, liest du im Ratgeber Arbeitsvertrag: Pflichtangaben.
Befristet oder unbefristet?
Bist du noch unsicher, ist eine Befristung möglich. Ohne Sachgrund ist sie auf maximal zwei Jahre begrenzt, mit bis zu drei Verlängerungen innerhalb dieser Zeit. Für junge Unternehmen gilt in den ersten vier Jahren nach Gründung eine Sonderregel: Hier ist eine Befristung ohne Sachgrund bis zu vier Jahren möglich.
Sonderfall Minijob
Viele Kleinunternehmen starten mit einem Minijob. Die Geringfügigkeitsgrenze liegt seit 2024 bei 538 Euro monatlich. Minijobber sind in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung beitragsfrei, aber grundsätzlich rentenversicherungspflichtig, wobei eine Befreiung möglich ist. Gemeldet wird der Minijob bei der Minijob-Zentrale. Vertiefend hilft der Ratgeber Minijobber einstellen.
Meldepflichten und Sozialabgaben
Sobald jemand für dich arbeitet, musst du ihn bei mehreren Stellen anmelden: bei der Krankenkasse (als Einzugsstelle für die Sozialversicherung), beim Finanzamt (für die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale, ELStAM), bei der Berufsgenossenschaft und gegebenenfalls bei der Minijob-Zentrale.
Zur Orientierung bei den Sozialabgaben einige Werte für 2026:
| Größe | Wert 2026 |
|---|---|
| Beitragsbemessungsgrenze Kranken-/Pflegeversicherung | 69.750 € jährlich (5.812,50 € monatlich) |
| Beitragsbemessungsgrenze Rentenversicherung | 118.800 € jährlich (9.900 € monatlich) |
| Zusatzbeitragssatz (Beispiel TK) | 2,69 % ab 1. Januar 2026 |
Wichtige Unterlagen vom Mitarbeiter
Für die Anmeldung brauchst du von deinem neuen Mitarbeiter: die Steuer-Identifikationsnummer, die Sozialversicherungsnummer, die Angabe zur Krankenkasse und, bei ausländischen Beschäftigten, gegebenenfalls einen Aufenthaltstitel mit Arbeitserlaubnis. Zum 1. Januar 2026 treten zudem neue Informationspflichten für Arbeitgeber bezüglich ausländischer Beschäftigter in Kraft.
Laufende Pflichten als Arbeitgeber
Mit der Einstellung ist es nicht getan. Als Arbeitgeber trägst du dauerhaft einige Pflichten:
- Mindestlohn: Ab dem 1. Januar 2026 beträgt der gesetzliche Mindestlohn 13,90 Euro pro Stunde. Er gilt für alle Arbeitnehmer, auch Minijobber. Ausnahmen bestehen unter anderem für Auszubildende und Jugendliche unter 18 ohne abgeschlossene Berufsausbildung.
- Arbeitszeit: Die Erfassung der Arbeitszeit ist Pflicht. Mehr dazu im Ratgeber Arbeitszeiterfassung: Pflicht.
- Urlaub und Entgeltfortzahlung: gesetzlicher Mindesturlaub und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.
- Kündigungsschutz: Fristen und, ab einer bestimmten Betriebsgröße, das Kündigungsschutzgesetz beachten.