Warum ein Fristenkalender wichtig ist
Compliance klingt sperrig, heißt aber nichts anderes als: die geltenden Regeln einhalten. Für kleine Unternehmen ist das kein Selbstzweck. Wer eine Frist verpasst, riskiert im schlimmsten Fall hohe Bußgelder und rechtliche Nachteile. Ein Bußgeld ist im Grunde genommen eine Geldstrafe von einer Behörde, wenn man eine Regel bricht. Ein einfacher Kalender mit den wichtigsten Terminen nimmt genau diesen Druck heraus, weil du nichts mehr im Kopf behalten musst.
E-Rechnungspflicht 2025/2026
Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist im Grunde genommen eine Rechnung als Computer-Datei, die Programme automatisch lesen können. Beispiel: Dein Kunde schickt dir keine PDF zum Ausdrucken, sondern eine Datei, die deine Buchhaltungssoftware direkt einliest. Sie ist derzeit die größte Umstellung im Geschäftsalltag. Wichtig ist der Unterschied zwischen Empfangen und Ausstellen.
Empfangspflicht seit 2025
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können, auch Kleinunternehmer. Ein Postfach, das nur einfache PDFs annimmt, reicht dafür nicht mehr aus. Wie das genau funktioniert, liest du im Detail unter E-Rechnung 2025.
Ausstellungspflicht ab 2027/2028
Beim Ausstellen wird gestaffelt vorgegangen. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro beginnt die Pflicht am 1. Januar 2027. Für alle übrigen, also auch die meisten Kleinunternehmer, gilt sie ab dem 1. Januar 2028.
| Ab wann | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | E-Rechnungen empfangen und verarbeiten | alle Unternehmen |
| 01.01.2027 | E-Rechnungen ausstellen (Pflicht) | Umsatz über 800.000 € |
| 01.01.2028 | E-Rechnungen ausstellen (Pflicht) | alle übrigen |
Zugelassene Formate und Ausnahmen
Zugelassen sind Formate nach einer einheitlichen europäischen Norm, in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.2). XRechnung sind reine Daten, ZUGFeRD ist ein PDF mit den Daten darin (EN 16931). Von der Pflicht zum Ausstellen ausgenommen sind kleine Rechnungen unter 250 Euro, Rechnungen an Privatkunden (B2C heißt Geschäft mit Privatkunden) und bestimmte steuerfreie Umsätze. Die Pflicht zum Empfangen bleibt davon unberührt.
GoBD und revisionssichere Archivierung
Die GoBD sind im Grunde genommen die amtlichen Regeln, wie man Belege am Computer richtig und unveränderbar speichert. Beispiel: Eine einmal gespeicherte Rechnung darfst du später nicht heimlich abändern. Sie sorgen dafür, dass digitale Geschäftsunterlagen jederzeit nachvollziehbar, vollständig, richtig, pünktlich, geordnet und unveränderbar sind.
Für die Praxis heißt das vor allem eines: Digitale Originale müssen auch digital gespeichert werden. Ein Beleg, der als PDF oder E-Rechnung reinkommt, darf nicht einfach ausgedruckt und die digitale Datei danach gelöscht werden. Die Speicherung muss revisionssicher sein, also so, dass man später nichts heimlich ändern kann. Mehr Hintergrund findest du unter GoBD einfach erklärt.
Aufbewahrungsfristen 2025/2026
Hier hat sich etwas geändert. Aufbewahrungsfristen sagen im Grunde genommen, wie lange du Unterlagen wie Rechnungen und Verträge behalten musst. Beispiel: Eine Rechnung von heute musst du noch viele Jahre aufheben. Seit dem 1. Januar 2025 wurde die Frist für Buchungsbelege (etwa Rechnungen und Quittungen) von 10 auf 8 Jahre verkürzt (viertes Bürokratieentlastungsgesetz). Andere Fristen bleiben aber bestehen.
| Unterlage | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen) | 8 Jahre (neu ab 2025) |
| Jahresabschlüsse, Inventare, Handelsbücher | 10 Jahre |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
Die Frist beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt ist oder das Dokument erstellt wurde. Bei Verträgen zählt das Jahr des Vertragsendes. Eine ausführliche Übersicht gibt es unter Aufbewahrungsfristen.
DSGVO für Kleinunternehmen
Der Datenschutz betrifft jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, also praktisch alle. Personenbezogene Daten sind alle Infos zu einer Person, zum Beispiel Name, E-Mail, Telefonnummer oder Adresse. Die Regeln dafür stehen in der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), im Grunde genommen dem Datenschutzgesetz der EU. Beispiel: Du darfst die E-Mail eines Kunden nicht einfach für Werbung weitergeben. Die grundlegenden Pflichten bleiben bestehen: Die Verarbeitung muss erlaubt sein, du sammelst nur so wenig Daten wie nötig, nutzt sie nur für den genannten Zweck, bist ehrlich darüber und achtest die Rechte der Betroffenen auf Auskunft, Löschung und Berichtigung.
Für 2025 und 2026 zeichnen sich einige Entwicklungen ab. Die EU-Kommission hat Reformvorschläge vorgelegt, die Erleichterungen für kleine und mittlere Unternehmen bringen könnten. Ab 2026 rücken zudem Detailfragen stärker in den Fokus der Aufsichtsbehörden, besonders im Bereich KI und Datenverarbeitung. Auch eine mögliche Lockerung der Pflicht zum Datenschutzbeauftragten für bestimmte Unternehmen wird diskutiert. Was heute konkret gilt, liest du unter DSGVO für kleine Unternehmen.
Weitere Fristen und Grenzen
Neben den großen Themen gibt es einige laufende Fristen, die im Kalender nicht fehlen sollten:
- Kleinunternehmerregelung: eine Sonderregel für kleine Firmen. Du schlägst keine Umsatzsteuer auf, bekommst dafür aber auch keine zurück. Ab 2025 gelten die Umsatzgrenzen 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr.
- Steuererklärung: grundsätzlich bis zum 31. Juli des Folgejahres. Mit Steuerberater verlängert sich die Frist.
- Umsatzsteuervoranmeldung: die regelmäßige Meldung ans Finanzamt, wie viel Umsatzsteuer du eingenommen hast. Die Umsatzsteuer (auch Mehrwertsteuer) ist im Grunde genommen die Steuer, die auf fast jeden Verkauf draufkommt und an den Staat geht. Beispiel: Von 100 Euro Verkauf sind 19 Euro Umsatzsteuer. Die Voranmeldung machst du monatlich oder vierteljährlich, je nach Umsatzhöhe.