Compliance-Fristenkalender 2025/2026 für Kleinunternehmen

Warum ein Fristenkalender wichtig ist

Compliance klingt sperrig, meint aber nichts anderes als: die geltenden Regeln einhalten. Für kleine Unternehmen ist das kein Selbstzweck. Wer eine Frist verpasst, riskiert im schlimmsten Fall hohe Bußgelder und rechtliche Konsequenzen. Ein einfacher Kalender mit den wichtigsten Terminen nimmt genau diesen Druck heraus, weil du nichts mehr im Kopf behalten musst.

E-Rechnungspflicht 2025/2026

Die E-Rechnung ist derzeit die größte Umstellung im Geschäftsalltag. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Empfangen und Ausstellen.

Empfangspflicht seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen, einschließlich Kleinunternehmer, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein Postfach, das nur einfache PDFs annimmt, reicht dafür nicht mehr aus. Wie das genau funktioniert, liest du im Detail unter E-Rechnung 2025.

Ausstellungspflicht ab 2027/2028

Beim Ausstellen wird gestaffelt vorgegangen. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro beginnt die Pflicht am 1. Januar 2027. Für alle übrigen, also auch die meisten Kleinunternehmer, gilt sie ab dem 1. Januar 2028.

Zugelassene Formate und Ausnahmen

Zugelassen sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.2). Von der Ausstellungspflicht ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro, Rechnungen an Privatkunden (B2C) und bestimmte steuerfreie Umsätze. Die Empfangspflicht bleibt davon unberührt.

GoBD und revisionssichere Archivierung

Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form. Sie sorgen dafür, dass digitale Geschäftsunterlagen jederzeit nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sind.

Für die Praxis heißt das vor allem eines: Digitale Originale müssen auch digital archiviert werden. Ein Beleg, der als PDF oder E-Rechnung eingeht, darf nicht einfach ausgedruckt und in der digitalen Form gelöscht werden. Die Archivierung muss revisionssicher und GoBD-konform erfolgen. Mehr Hintergrund findest du unter GoBD einfach erklärt.

Aufbewahrungsfristen 2025/2026

Hier hat sich etwas geändert. Seit dem 1. Januar 2025 wurden die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege (etwa Rechnungen und Quittungen) durch das vierte Bürokratieentlastungsgesetz von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Andere Fristen bleiben aber bestehen.

Die Frist beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt ist oder das Dokument erstellt wurde. Bei Verträgen zählt das Jahr des Vertragsendes. Eine ausführliche Übersicht gibt es unter Aufbewahrungsfristen.

DSGVO für Kleinunternehmen

Der Datenschutz betrifft jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, also praktisch alle. Die grundlegenden Pflichten der DSGVO bleiben bestehen: Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, Datenminimierung, Zweckbindung, Transparenz und die Rechte der Betroffenen auf Auskunft, Löschung und Berichtigung.

Für 2025 und 2026 zeichnen sich einige Entwicklungen ab. Die EU-Kommission hat Reformvorschläge vorgelegt, die Erleichterungen für kleine und mittlere Unternehmen bringen könnten. Ab 2026 rücken zudem Detailfragen stärker in den Fokus der Aufsichtsbehörden, besonders im Bereich KI und Datenverarbeitung. Auch eine mögliche Lockerung der Pflicht zum Datenschutzbeauftragten für bestimmte Unternehmen wird diskutiert. Was heute konkret gilt, liest du unter DSGVO für kleine Unternehmen.

Weitere Fristen und Grenzen

Neben den großen Themen gibt es einige laufende Fristen, die im Kalender nicht fehlen sollten:

• Kleinunternehmerregelung: Ab 2025 gelten neue Umsatzgrenzen von 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr.
• Steuererklärung: Grundsätzlich bis zum 31. Juli des Folgejahres, mit Steuerberater verlängert sich die Frist.
• Umsatzsteuervoranmeldung: monatlich oder vierteljährlich, je nach Umsatzhöhe.