Was ist eine E-Rechnung und warum wird sie Pflicht?
Eine E-Rechnung ist mehr als eine Rechnung, die per Mail ankommt. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Datenformat, also einer festen Daten-Datei nach den Vorgaben einer einheitlichen europäischen Norm (EN 16931). Diese Rechnung wird als Daten-Datei ausgestellt, verschickt und empfangen, und Programme können sie automatisch weiterverarbeiten. Die Rechnungsdaten liegen also als fester Datensatz vor, den Software automatisch auslesen kann, nicht als Bild oder Fließtext.
Der entscheidende Unterschied: Eine reine PDF-Rechnung gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Die rechtliche Grundlage ist das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024.
Warum der Aufwand? Der Staat will die Wirtschaft digitaler machen, Abläufe vereinfachen und vor allem Betrug bei der Umsatzsteuer eindämmen. Die Umsatzsteuer (auch Mehrwertsteuer) ist im Grunde genommen die Steuer, die auf fast jeden Verkauf draufkommt und an den Staat geht. Beispiel: Von 100 Euro Verkauf sind 19 Euro Umsatzsteuer, die du ans Finanzamt weitergibst. Langfristig soll die E-Rechnung die Basis für ein elektronisches Meldesystem an das Finanzamt werden.
Wer ist betroffen, und wer nicht?
Betroffen sind Lieferungen und Leistungen zwischen inländischen Firmen, also der klassische B2B-Bereich. B2B heißt Geschäft mit anderen Firmen, B2C heißt Geschäft mit Privatkunden. Beispiel: Verkauf an eine GmbH ist B2B, an Herrn Müller privat ist B2C. Ob du das haupt- oder nebenberuflich machst, spielt keine Rolle.
Es gibt aber klare Ausnahmen. Keine E-Rechnungspflicht gibt es bei:
- Umsätzen an private Endverbraucher (B2C),
- vielen steuerfreien Umsätzen (§ 4 Nr. 8 bis 29 UStG),
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV),
- Fahrausweisen (§ 34 UStDV),
- Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV).
Der Punkt, den viele übersehen: Auch wenn du als Kleinunternehmer selbst keine E-Rechnung ausstellen musst, empfangen können musst du sie trotzdem. Sobald dir ein Geschäftskunde eine E-Rechnung schickt, musst du sie annehmen und verarbeiten können.
Zeitplan und Übergangsfristen
Der Übergang läuft in Stufen. Wichtig ist der Unterschied zwischen Empfangen (gilt seit Anfang 2025) und Ausstellen (kommt gestaffelt bis 2028).
| Ab wann | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können | alle inländischen Unternehmen im B2B |
| bis Ende 2026 | Papier- und PDF-Rechnungen (mit Zustimmung des Empfängers) weiter erlaubt | alle Unternehmen |
| bis Ende 2027 | Papier- und PDF-Rechnungen weiter erlaubt | Vorjahresumsatz 2026 bis 800.000 € |
| 01.01.2028 | E-Rechnung ausstellen (Pflicht, keine Ausnahme) | alle inländischen Unternehmen im B2B |
Wichtig: Die Pflicht zum Empfangen gilt egal, welche Übergangsfrist für dich zählt. Sie besteht schon seit dem 1. Januar 2025. Auch schon länger genutzte EDI-Verfahren (feste elektronische Wege für den Datenaustausch zwischen Firmen) dürfen über 2028 hinaus laufen, solange sich die für die Umsatzsteuer wichtigen Daten in ein passendes Norm-Format (EN 16931) umwandeln lassen.
XRechnung und ZUGFeRD: die Formate
Grundlage aller Formate ist eine einheitliche europäische Norm (EN 16931). Sie legt fest, welche Angaben eine E-Rechnung mindestens enthalten muss. In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt. Bei einer E-Rechnung sind XRechnung reine Daten, ZUGFeRD ist ein PDF mit den Daten darin:
- XRechnung: ein Format aus reinen Daten (XML) ganz ohne sichtbares Layout. Das ist der Standard bei Aufträgen für Behörden (B2G, also Geschäft mit dem Staat).
- ZUGFeRD: ein gemischtes Format. Eine ganz normale PDF-Datei, in der zusätzlich der reine Datensatz steckt. Der Mensch sieht die gewohnte Rechnung, die Software liest die Daten. Ab Version 2.0.1 erfüllt es die Norm. Für kleine Firmen meist die angenehmere Variante.
Auch das französische Factur-X ist erlaubt, wenn es die Vorgaben der Norm erfüllt. Alle Formate sind rechtlich gleichwertig. Für den Empfang solltest du mit XRechnung und ZUGFeRD umgehen können.
Empfang, Verarbeitung und Archivierung
Für den Empfang reicht technisch ein E-Mail-Postfach. Sicherere Wege wie das Peppol-Netzwerk (ein sicheres europäisches Netz zum Rechnungsaustausch) oder verschlüsselte Portale werden aber empfohlen. Die Rechnung sollte sich danach am besten ohne Umwege direkt in dein Buchhaltungsprogramm übernehmen lassen.
Bei der Aufbewahrung gilt die entscheidende Regel: Aufheben musst du das Originalformat, also die reine Daten-Datei (XML), und zwar zehn Jahre lang und revisionssicher nach GoBD. GoBD sind im Grunde genommen die amtlichen Regeln, wie man Belege am Computer richtig und unveränderbar speichert. "Revisionssicher" heißt: so gespeichert, dass man später nichts heimlich ändern kann. Eine reine PDF-Ansicht reicht nicht aus. Wie das genau geht, erklären wir dir im Beitrag GoBD einfach erklärt und bei den Aufbewahrungsfristen.
Für dich als kleine Firma heißt das nicht, dass du sofort ein teures ERP-System (ein großes Programm, das alle Firmenabläufe verwaltet) brauchst. Wichtig ist, dass dein Weg vom Angebot über die Rechnung bis ins Archiv sauber und nachvollziehbar ist. Genau hier hilft eine ordentliche Vorstufe: Wer Angebote und Rechnungsdaten schon von Anfang an geordnet erfasst, tut sich beim Umstieg auf die E-Rechnung deutlich leichter.
Häufige Fehler und Sicherheit
Die typischen Stolperfallen sind schnell aufgezählt:
- Es wird nur die PDF-Ansicht aufgehoben statt der originalen Daten-Datei (XML).
- Die technische Möglichkeit zum Empfangen fehlt, obwohl sie seit 2025 Pflicht ist.
- Die Übergangsfristen werden verwechselt, gerade die 800.000-Euro-Grenze.
- Es wird das falsche Format gewählt oder ein PDF für eine echte E-Rechnung gehalten.