Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG ist eine steuerliche Vereinfachung. Sie befreit kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler von der Pflicht, Umsatzsteuer zu erheben und an das Finanzamt abzuführen. Du schreibst deine Rechnungen also netto, ohne Umsatzsteuer, und musst diese Steuer auch nicht ans Finanzamt weitergeben.
Im Gegenzug gibt es einen Haken: Du darfst keine Vorsteuer aus deinen Eingangsrechnungen abziehen. Was du an Umsatzsteuer für Wareneinkäufe, Geräte oder Software bezahlst, bekommst du also nicht vom Finanzamt zurück.
Auf deinen Rechnungen muss ein Hinweis stehen, zum Beispiel: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Welche Angaben sonst noch auf eine korrekte Rechnung gehören, liest du im Beitrag Rechnung schreiben: Pflichtangaben.
Umsatzgrenzen ab 2025/2026
Zum 1. Januar 2025 wurden die Grenzen durch das Jahressteuergesetz 2024 neu gefasst. Seitdem gilt: Du darfst die Regelung nutzen, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 Euro nicht übersteigt.
Wichtig: Gemeint ist immer der Bruttoumsatz, also inklusive einer theoretisch anfallenden Umsatzsteuer. Nur wenn beide Bedingungen erfüllt sind, darfst du die Regelung anwenden.
| Zeitraum | Grenze ab 2025 | Bedeutung |
|---|---|---|
| Vorjahr | 25.000 € | Voraussetzung, um die Regelung im aktuellen Jahr überhaupt zu nutzen |
| Laufendes Jahr | 100.000 € | Obergrenze, bis zu der du im Jahr steuerfrei bleibst |
Was passiert bei Überschreitung?
Überschreitest du die 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr, entfällt die Steuerbefreiung ab genau diesem Umsatz. Frühere Umsätze desselben Jahres bleiben unberührt. Ein Beispiel: Reißt du die Grenze im August, gilt ab diesem Zeitpunkt die Regelbesteuerung, und auf alle weiteren Umsätze berechnest du Umsatzsteuer. Ab dem Folgejahr bist du ohnehin regelbesteuert, sobald dein Umsatz im Vorjahr über 25.000 Euro lag.
Berechnung bei Neugründung
Für Gründungen ab dem 1. Januar 2025 zählt nur der tatsächlich erzielte Umsatz im Gründungsjahr. Eine Hochrechnung auf ein volles Jahr, wie sie früher üblich war, ist nicht mehr nötig. Dein Gesamtumsatz darf im Gründungsjahr die Grenze von 25.000 Euro nicht überschreiten. Wie du diese Wahl im Fragebogen triffst, zeigt der Beitrag Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen.
Vorteile der Regelung
- Keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen, was gerade bei Privatkunden günstigere Endpreise ermöglicht.
- Kein Aufwand mit Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Umsatzsteuererklärung.
- Deutlich geringerer Verwaltungsaufwand insgesamt.
- Befreiung von der Pflicht, E-Rechnungen selbst auszustellen.
- Die Buchhaltung lässt sich oft schlank per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) führen.
Nachteile der Regelung
Die Regelung ist nicht für jeden ein Gewinn. Diese Punkte solltest du gegenrechnen:
- Kein Vorsteuerabzug: Umsatzsteuer auf deine Einkäufe bleibt an dir hängen.
- Für Geschäftskunden kann eine Rechnung ohne ausgewiesene Umsatzsteuer unattraktiv sein, da sie keine Vorsteuer ziehen können.
- Der Wechsel zur Regelbesteuerung bei Überschreitung der Grenze kann kurzfristig Aufwand bedeuten.
- Bei hohen Betriebsausgaben lohnt sich der Verzicht oft, um die Vorsteuer geltend zu machen.
Die EU-Kleinunternehmerregelung
Seit dem 1. Januar 2025 gibt es zusätzlich eine europäische Variante. Sie beruht auf der EU-Richtlinie 2020/285 und ermöglicht deutschen Unternehmen, unter bestimmten Bedingungen auch in anderen EU-Ländern von der Steuerbefreiung zu profitieren. Umgekehrt können Unternehmen aus anderen EU-Ländern in Deutschland die Regelung nutzen.
Der Vorteil: Bei geringen grenzüberschreitenden Umsätzen vermeidest du komplexe umsatzsteuerliche Anforderungen im Ausland. Die Meldung läuft zentral über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).
Wenn du teilnimmst, kommen aber Pflichten hinzu: eine Registrierung über das BZSt-Onlineportal, quartalsweise Umsatzmeldungen (auch Nullmeldungen) sowie eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Die Abgabetermine sind der 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar des Folgejahres.
Häufige Fehler
- Die Umsatzgrenzen falsch verstehen, also Netto statt Brutto rechnen.
- Bei Überschreitung der Grenze nicht rechtzeitig auf die Regelbesteuerung umstellen.
- Vorsteuer fälschlicherweise geltend machen, obwohl das als Kleinunternehmer nicht erlaubt ist.
- Die EU-Kleinunternehmerregelung bei grenzüberschreitenden Umsätzen ganz übersehen.