Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) ist im Grunde genommen eine Sonderregel für kleine Firmen: Du schlägst keine Umsatzsteuer auf, bekommst dafür aber auch keine zurück. Sie befreit kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler von der Pflicht, Umsatzsteuer zu verlangen und ans Finanzamt zu zahlen. Du schreibst deine Rechnungen also netto, das heißt ohne Umsatzsteuer, und gibst diese Steuer auch nicht ans Finanzamt weiter.
Im Gegenzug gibt es einen Haken: Du darfst keine Vorsteuer abziehen. Vorsteuer ist im Grunde genommen die Umsatzsteuer, die du selbst beim Einkaufen zahlst und dir sonst vom Finanzamt zurückholen könntest. Beispiel: Beim Laptop für 1.190 Euro wären das 190 Euro. Als Kleinunternehmer bekommst du dieses Geld für Wareneinkäufe, Geräte oder Software also nicht zurück.
Auf deinen Rechnungen muss ein Hinweis stehen, zum Beispiel: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Welche Angaben sonst noch auf eine korrekte Rechnung gehören, liest du im Beitrag Rechnung schreiben: Pflichtangaben.
Umsatzgrenzen ab 2025/2026
Zum 1. Januar 2025 wurden die Grenzen durch das Jahressteuergesetz 2024 neu gefasst. Seitdem gilt: Du darfst die Regelung nutzen, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 Euro nicht übersteigt.
Wichtig: Gemeint ist immer der Bruttoumsatz. Brutto heißt: der ganze Betrag, den du einnimmst, inklusive der Umsatzsteuer, die theoretisch anfallen würde. Nur wenn beide Bedingungen erfüllt sind, darfst du die Regelung nutzen.
| Zeitraum | Grenze ab 2025 | Bedeutung |
|---|---|---|
| Vorjahr | 25.000 € | Voraussetzung, um die Regelung im aktuellen Jahr überhaupt zu nutzen |
| Laufendes Jahr | 100.000 € | Obergrenze, bis zu der du im Jahr steuerfrei bleibst |
Was passiert bei Überschreitung?
Überschreitest du die 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr, entfällt die Steuerbefreiung ab genau diesem Umsatz. Frühere Umsätze desselben Jahres bleiben unberührt. Ein Beispiel: Reißt du die Grenze im August, gilt ab diesem Zeitpunkt die Regelbesteuerung, und auf alle weiteren Umsätze berechnest du Umsatzsteuer. Ab dem Folgejahr bist du ohnehin regelbesteuert, sobald dein Umsatz im Vorjahr über 25.000 Euro lag.
Berechnung bei Neugründung
Für Gründungen ab dem 1. Januar 2025 zählt nur der tatsächlich erzielte Umsatz im Gründungsjahr. Eine Hochrechnung auf ein volles Jahr, wie sie früher üblich war, ist nicht mehr nötig. Dein Gesamtumsatz darf im Gründungsjahr die Grenze von 25.000 Euro nicht überschreiten. Wie du diese Wahl im Fragebogen triffst, zeigt der Beitrag Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen.
Vorteile der Regelung
- Keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen, was gerade bei Privatkunden günstigere Endpreise ermöglicht.
- Kein Aufwand mit Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Umsatzsteuererklärung.
- Deutlich geringerer Verwaltungsaufwand insgesamt.
- Du musst E-Rechnungen (Rechnungen als Computer-Datei, die Programme automatisch lesen) nicht selbst ausstellen.
- Die Buchhaltung lässt sich oft schlank per EÜR führen. Die EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) ist im Grunde genommen die einfachste Gewinnrechnung: Einnahmen minus Ausgaben.
Nachteile der Regelung
Die Regelung ist nicht für jeden ein Gewinn. Diese Punkte solltest du gegenrechnen:
- Kein Vorsteuerabzug: Umsatzsteuer auf deine Einkäufe bleibt an dir hängen.
- Für Geschäftskunden kann eine Rechnung ohne ausgewiesene Umsatzsteuer unattraktiv sein, da sie keine Vorsteuer ziehen können.
- Der Wechsel zur Regelbesteuerung bei Überschreitung der Grenze kann kurzfristig Aufwand bedeuten.
- Bei hohen Betriebsausgaben lohnt sich der Verzicht oft, um die Vorsteuer geltend zu machen.
Die EU-Kleinunternehmerregelung
Seit dem 1. Januar 2025 gibt es zusätzlich eine europäische Variante (EU-Richtlinie 2020/285). Sie erlaubt deutschen Unternehmen, unter bestimmten Bedingungen auch in anderen EU-Ländern ohne Umsatzsteuer zu verkaufen. Umgekehrt können Firmen aus anderen EU-Ländern in Deutschland die Regelung nutzen.
Der Vorteil: Bei kleinen Umsätzen im Ausland ersparst du dir die komplizierten Steuer-Regeln dort. Die Meldung läuft zentral über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).
Wenn du mitmachst, kommen aber Pflichten dazu: eine Anmeldung über das BZSt-Onlineportal, eine Umsatzmeldung pro Quartal (auch wenn es nichts zu melden gibt, eine sogenannte Nullmeldung) und eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Aufbewahrungsfrist heißt: So lange musst du die Unterlagen behalten. Die Termine sind der 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar des Folgejahres.
Häufige Fehler
- Die Umsatzgrenzen falsch verstehen, also Netto statt Brutto rechnen.
- Bei Überschreitung der Grenze nicht rechtzeitig auf die Regelbesteuerung umstellen.
- Vorsteuer fälschlicherweise geltend machen, obwohl das als Kleinunternehmer nicht erlaubt ist.
- Die EU-Kleinunternehmerregelung bei grenzüberschreitenden Umsätzen ganz übersehen.