Rechnung schreiben: Diese Pflichtangaben brauchst du
Aktualisiert: Juli 2026Lesezeit: 9 Min.
Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung. Sie ist ein steuerliches Dokument, und nur wenn alle Pflichtangaben stimmen, kann dein Kunde die Vorsteuer ziehen und das Finanzamt bleibt zufrieden. Hier bekommst du in Ruhe alle Angaben nach §14 UStG, die Sonderregeln für Kleinunternehmer und Kleinbeträge sowie eine praktische Vorlage.
Das Wichtigste in 30 Sekunden
§14 UStG regelt alles: Das Umsatzsteuergesetz legt fest, welche Angaben auf eine Rechnung gehören. Sie sind entscheidend für den Vorsteuerabzug.
Kleinbeträge sind einfacher: Bis 250 Euro brutto genügen weniger Pflichtangaben (§33 UStDV).
Kleinunternehmer: weisen keine Umsatzsteuer aus, brauchen aber den Hinweis auf §19 UStG.
E-Rechnung seit 2025: Im B2B musst du E-Rechnungen empfangen können, das Ausstellen wird bis 2028 gestaffelt Pflicht.
Warum eine korrekte Rechnung so wichtig ist
Eine Rechnung dokumentiert, welche Leistung du zu welchem Preis erbracht hast, und fordert die Zahlung ein. Steuerlich ist sie aber vor allem eines: die Grundlage für den Vorsteuerabzug. Nur eine Rechnung, die alle Pflichtangaben enthält, berechtigt deinen Geschäftskunden dazu, die ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend zu machen (§15 Abs. 1 Nr. 1 UStG).
Fehlt eine Angabe, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug streichen. Dein Kunde bleibt dann auf der Steuer sitzen und wird sich bei dir melden. Eine saubere Rechnung ist also nicht nur Formsache, sondern ein Stück Kundenservice.
Die Pflichtangaben nach §14 UStG
Das Umsatzsteuergesetz zählt in §14 Abs. 4 genau auf, was auf eine Rechnung gehört. Für eine normale Rechnung über mehr als 250 Euro sind das diese Angaben:
Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (also von dir)
Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (deines Kunden)
Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
Das Ausstellungsdatum der Rechnung
Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
Menge und Art der gelieferten Ware oder Umfang und Art der Leistung
Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Datum oder Zeitraum)
Das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt (netto)
Der Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Eine im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts (Skonto, Boni, Rabatte), falls zutreffend
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Die fortlaufende Rechnungsnummer muss nur eindeutig und einmalig sein, nicht lückenlos aufsteigend. Du darfst also mit einem eigenen Nummernkreis pro Jahr oder pro Kundengruppe arbeiten, solange keine Nummer doppelt vergeben wird.
Beim Zeitpunkt der Leistung stolpern viele: Auch wenn Leistungs- und Rechnungsdatum am selben Tag liegen, muss das Leistungsdatum eigenständig genannt werden. Ein Satz wie "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" reicht dafür aus.
Sonderfälle: Kleinbetrag und Kleinunternehmer
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
Für Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro brutto gelten nach §33 UStDV erleichterte Regeln. Hier genügen:
Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
Ausstellungsdatum
Menge und Art der Lieferung oder Leistung
Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
Der anzuwendende Steuersatz oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
Name und Anschrift des Empfängers, eine Rechnungsnummer und die getrennte Ausweisung von Netto und Steuer sind bei Kleinbeträgen also nicht nötig. Das ist praktisch für den typischen Kassenbon oder die kleine Servicerechnung.
Rechnungen von Kleinunternehmern
Wer die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus. Statt Steuersatz und Steuerbetrag gehört dann ein klarer Hinweis auf die Rechnung, zum Beispiel: "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Eine USt-IdNr. brauchst du dafür nicht.
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Weist ein Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer aus, schuldet er diese dem Finanzamt trotzdem (unberechtigter Steuerausweis). Prüfe deine Vorlage deshalb genau, wenn du unter §19 fällst.
Die E-Rechnungspflicht ab 2025
Seit dem 1. Januar 2025 gilt im B2B die E-Rechnung. Eine echte E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der Norm EN 16931, meist als XRechnung oder ZUGFeRD. Der Umstieg läuft in Stufen:
Ab wann
Was gilt
Für wen
01.01.2025
E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können
alle Unternehmen im B2B
01.01.2027
E-Rechnungen ausstellen (Pflicht)
Umsatz über 800.000 € im Vorjahr
01.01.2028
E-Rechnungen ausstellen (Pflicht)
alle übrigen Unternehmen
Kleinunternehmer sind vom Ausstellen dauerhaft befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Wie das Ganze technisch funktioniert und worin sich die Formate unterscheiden, liest du im Detail unter E-Rechnung 2025.
Vorlage und häufige Fehler
Eine gute Rechnungsvorlage führt dich durch alle Pflichtfelder, sodass du keines vergisst. Achte auf einen sauberen Aufbau: Kopf mit deinen Daten und denen des Kunden, eine eindeutige Rechnungsnummer, die einzelnen Positionen mit Menge und Nettopreis, die Summe mit Steuer sowie Zahlungsziel und Bankverbindung.
Diese Fehler siehst du in der Praxis am häufigsten:
Rechnungsnummer nicht fortlaufend oder doppelt vergeben
Falsche oder fehlende Steuernummer beziehungsweise USt-IdNr.
Fehlender Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung oder eine Steuerbefreiung
Leistung zu vage beschrieben ("Beratung" statt konkreter Angabe)
Fehlendes oder falsches Leistungsdatum
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Ein Angebot, das du sauber aufsetzt, wird später zur halben Rechnung. Wer im Angebot schon alle Positionen und Daten korrekt erfasst, spart sich bei der Rechnung viel Tipparbeit und vermeidet Übertragungsfehler.
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Checkliste: Pflichtangaben für deine Rechnung (2025/2026)
Mit dem Angebote-Modul von unternio erstellst du professionelle Angebote und wandelst sie mit einem Klick in Rechnungen um. Die Pflichtfelder sind vorgegeben, sodass du keine Angabe nach §14 UStG vergisst und deine Rechnungsnummern sauber fortlaufen. So bleibt der Weg vom Angebot zur bezahlten Rechnung ruhig und fehlerfrei.
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Was passiert, wenn meine Rechnung nicht alle Pflichtangaben enthält?
Fehlt eine der gesetzlichen Pflichtangaben, kann der Vorsteuerabzug für deinen Kunden entfallen und das Finanzamt die Rechnung beanstanden. Das führt schnell zu Rückfragen, Korrekturen und im schlimmsten Fall zu Nachzahlungen. Eine vollständige Rechnung erspart dir und deinem Kunden diesen Ärger.
Muss ich als Kleinunternehmer eine USt-IdNr. auf meine Rechnung schreiben?
Nein. Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus und brauchst dafür auch keine USt-IdNr. Wichtig ist stattdessen der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG, zum Beispiel: Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Ab wann ist die E-Rechnung in Deutschland Pflicht?
Empfangen können musst du E-Rechnungen im B2B bereits seit dem 1. Januar 2025. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: bis Ende 2026 sind mit Zustimmung des Empfängers noch Papier- und PDF-Rechnungen erlaubt, danach greift die Ausstellungspflicht gestaffelt bis 2028.
Was ist der Unterschied zwischen Steuernummer und USt-IdNr.?
Die Steuernummer vergibt dein Finanzamt und identifiziert dich im nationalen Steuerrecht. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) kommt vom Bundeszentralamt für Steuern und dient dem grenzüberschreitenden Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der EU. Auf der Rechnung genügt eine der beiden Nummern.
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