Rechnung schreiben: Diese Pflichtangaben brauchst du

Warum eine korrekte Rechnung so wichtig ist

Eine Rechnung hält fest, welche Leistung du zu welchem Preis erbracht hast, und fordert das Geld ein. Steuerlich ist sie aber vor allem eines: die Grundlage für den Vorsteuerabzug. Vorsteuerabzug heißt im Grunde genommen, dass dein Geschäftskunde sich die Umsatzsteuer, die auf der Rechnung steht, vom Finanzamt zurückholt. Beispiel: Kauft er bei dir für 119 Euro ein, bekommt er die 19 Euro Steuer zurück. Das darf er aber nur, wenn deine Rechnung alle Pflichtangaben enthält (§15 UStG).

Fehlt eine Angabe, kann das Finanzamt diesen Abzug streichen. Dein Kunde bleibt dann auf der Steuer sitzen und wird sich bei dir melden. Eine saubere Rechnung ist also nicht nur Formsache, sondern ein Stück Kundenservice.

Die Pflichtangaben nach §14 UStG

Das Gesetz zählt genau auf, was auf eine Rechnung gehört (§14 Abs. 4 UStG). Für eine normale Rechnung über mehr als 250 Euro sind das diese Angaben:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, also von dir
• Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers, also deines Kunden
• Deine Steuernummer oder USt-IdNr. Die USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) ist im Grunde genommen deine Steuer-Nummer für Geschäfte innerhalb der EU. Eine der beiden Nummern reicht.
• Das Ausstellungsdatum der Rechnung, also der Tag, an dem du sie schreibst
• Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer, die es kein zweites Mal gibt
• Menge und Art der gelieferten Ware oder Umfang und Art der Leistung
• Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, also wann du geliefert oder gearbeitet hast (Datum oder Zeitraum)
• Das Entgelt (netto), also der Preis ohne Steuer, getrennt nach Steuersätzen
• Der Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis, dass keine Steuer anfällt
• Eine vorher vereinbarte Minderung des Preises wie Skonto, Boni oder Rabatte, falls es eine gibt

Beim Zeitpunkt der Leistung stolpern viele: Auch wenn Leistungs- und Rechnungsdatum am selben Tag liegen, muss das Leistungsdatum eigenständig genannt werden. Ein Satz wie "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" reicht dafür aus.

Sonderfälle: Kleinbetrag und Kleinunternehmer

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro

Für Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro brutto (also inklusive Steuer) gelten leichtere Regeln (§33 UStDV). Hier genügen:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Lieferung oder Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
• Der anzuwendende Steuersatz oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung

Name und Anschrift des Empfängers, eine Rechnungsnummer und die getrennte Ausweisung von Netto und Steuer sind bei Kleinbeträgen also nicht nötig. Das ist praktisch für den typischen Kassenbon oder die kleine Servicerechnung.

Rechnungen von Kleinunternehmern

Die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) ist im Grunde genommen eine Sonderregel für kleine Firmen: Du schlägst keine Umsatzsteuer auf, bekommst dafür aber auch keine zurück. Wer sie nutzt, weist also keine Umsatzsteuer aus. Statt Steuersatz und Steuerbetrag gehört dann ein klarer Hinweis auf die Rechnung, zum Beispiel: "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Eine USt-IdNr. brauchst du dafür nicht.

Die E-Rechnungspflicht ab 2025

Seit dem 1. Januar 2025 gilt bei Geschäften zwischen Firmen (B2B) die E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist im Grunde genommen eine Rechnung als Computer-Datei, die Programme automatisch lesen. Sie ist also kein normales PDF, sondern ein fester Datensatz nach einer einheitlichen Norm (EN 16931). Meist ist das eine XRechnung (reine Daten) oder ZUGFeRD (ein PDF mit den Daten darin). Der Umstieg läuft in Stufen:

Kleinunternehmer sind vom Ausstellen dauerhaft befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Wie das Ganze technisch funktioniert und worin sich die Formate unterscheiden, liest du im Detail unter E-Rechnung 2025.

Vorlage und häufige Fehler

Eine gute Rechnungsvorlage führt dich durch alle Pflichtfelder, sodass du keines vergisst. Achte auf einen sauberen Aufbau: Kopf mit deinen Daten und denen des Kunden, eine eindeutige Rechnungsnummer, die einzelnen Positionen mit Menge und Nettopreis, die Summe mit Steuer sowie Zahlungsziel und Bankverbindung.

Diese Fehler siehst du in der Praxis am häufigsten:

• Rechnungsnummer nicht fortlaufend oder doppelt vergeben
• Falsche oder fehlende Steuernummer beziehungsweise USt-IdNr.
• Fehlender Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung oder eine Steuerbefreiung
• Leistung zu vage beschrieben ("Beratung" statt konkreter Angabe)
• Fehlendes oder falsches Leistungsdatum