Was ist der Fragebogen?
Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung meldet dein Unternehmen beim Finanzamt an. Auf seiner Grundlage bekommst du deine Steuernummer. Die Steuernummer ist im Grunde genommen die Kennnummer deines Unternehmens beim Finanzamt, die du auf jede Rechnung schreibst. Beispiel: Ein Kunde erkennt daran, dass deine Rechnung echt beim Finanzamt gemeldet ist. Das Gesetz schreibt dir vor, dem Finanzamt zu melden, wenn du ein Gewerbe oder eine freiberufliche Tätigkeit startest (§138 der Abgabenordnung, AO).
Der Fragebogen ist kein Formular, das du nebenbei ausfüllst. Deine Angaben zu Umsatz, Gewinn und Umsatzsteuer wirken sich direkt auf deine ersten Jahre aus. Nimm dir dafür bewusst Zeit.
Der Weg über ELSTER
Den Fragebogen schickst du elektronisch über ELSTER an dein Finanzamt. ELSTER ist im Grunde genommen das offizielle Online-Portal des Finanzamts, über das du Steuersachen am Computer erledigst. Beispiel: Du füllst den Fragebogen im Browser aus und drückst am Ende auf „Senden". Auf Papier geht das nur in ganz seltenen Ausnahmen. Drei Schritte stehen vor dem eigentlichen Ausfüllen:
- Registrierung bei ELSTER: Ein ELSTER-Konto brauchst du auf jeden Fall. Je nach gewählter Variante, etwa mit Zertifikatsdatei (eine kleine Schlüssel-Datei zum Anmelden), kann die Freischaltung bis zu zwei Wochen dauern.
- Login und Formular-Center: Nach dem Anmelden findest du den Fragebogen im Bereich „Formulare & Leistungen".
- Den passenden Fragebogen wählen: Welches Formular richtig ist, hängt von deiner Rechtsform ab, also zum Beispiel Einzelunternehmen, Personengesellschaft (mehrere Partner) oder Kapitalgesellschaft (GmbH oder UG).
Die wichtigsten Abschnitte
Persönliche Angaben und Steuernummer
Hier trägst du Name, Geburtsdatum, Beruf, Familienstand, Adresse und deine steuerliche Identifikationsnummer ein. Die steuerliche Identifikationsnummer ist im Grunde genommen deine persönliche 11-stellige Steuer-Nummer, die du fürs Leben hast. Beispiel: Du findest sie auf deinem letzten Steuerbescheid oder auf dem Brief, den du als Baby vom Finanzamt bekommen hast. Die meisten Gründer beantragen an dieser Stelle eine neue Steuernummer für ihr Unternehmen.
Bankverbindung
Für Steuerzahlungen und Rückzahlungen hinterlegst du eine Bankverbindung. Nutze dafür am besten ein Geschäftskonto. Ein Privatkonto ist bei vielen Banken für geschäftliche Zwecke nicht erlaubt und macht deine Buchhaltung unübersichtlich. Mehr dazu im Beitrag Geschäftskonto eröffnen.
Beratung und Empfangsbevollmächtigung
Du gibst an, ob dich ein Steuerberater unterstützt und wer Post vom Finanzamt entgegennehmen darf.
Unternehmen und Gewinnermittlung
Es folgen Angaben zu deiner Geschäftstätigkeit, Rechtsform und dem Gründungsdatum. Wichtig ist deine Schätzung von Umsatz und Gewinn für das erste und zweite Geschäftsjahr. Denn darauf beruhen deine Vorauszahlungen alle drei Monate. Vorauszahlung heißt im Grunde genommen, dass du deine Steuer nicht erst am Jahresende zahlst, sondern schon vorher in Raten. Beispiel: Das Finanzamt schätzt anhand deiner Angaben, wie viel du verdienst, und lässt dich vierteljährlich einen Teil davon zahlen.
Umsatzsteuer: die Weichenstellungen
Dieser Teil hat langfristige Folgen. Zwei Entscheidungen stehen an.
Kleinunternehmerregelung
Du kannst die Kleinunternehmerregelung wählen (§19 UStG). Die Kleinunternehmerregelung ist im Grunde genommen eine Sonderregel für kleine Firmen: Du schlägst keine Umsatzsteuer auf deine Rechnungen, bekommst dafür aber auch keine zurück. Sie geht, wenn dein Umsatz im Vorjahr nicht über 25.000 Euro lag und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 Euro bleibt. Die Umsatzsteuer (auch Mehrwertsteuer) ist im Grunde genommen die Steuer, die auf fast jeden Verkauf draufkommt und an den Staat geht. Beispiel: Von 100 Euro Verkauf sind 19 Euro Umsatzsteuer, die du ans Finanzamt weitergibst. Die Vorsteuer ist im Grunde genommen die Umsatzsteuer, die du selbst beim Einkaufen zahlst und dir vom Finanzamt zurückholen kannst. Beispiel: Beim Laptop für 1.190 Euro bekommst du die 190 Euro Steuer zurück. Verzichtest du bewusst auf die Kleinunternehmerregelung, bist du fünf Jahre daran gebunden.
Soll- oder Ist-Versteuerung
- Soll-Versteuerung: Soll-Versteuerung heißt im Grunde genommen, dass du die Umsatzsteuer schon abführst, sobald du die Rechnung geschrieben hast, auch wenn der Kunde noch nicht gezahlt hat. Das ist der Normalfall.
- Ist-Versteuerung: Ist-Versteuerung heißt im Grunde genommen, dass du die Umsatzsteuer erst abführst, wenn das Geld auf deinem Konto ist. Beispiel: Der Kunde zahlt erst nach acht Wochen, dann zahlst auch du die Steuer erst dann. Für Gründer mit wenig Umsatz und für Freiberufler ist das oft schonender fürs Konto (§20 UStG).
Häufige Fehler vermeiden
- Zu ungenaue Gewinnschätzung: Schätzt du zu hoch, drohen hohe Vorauszahlungen. Schätzt du zu niedrig, kommen später Nachzahlungen. Du kannst die Schätzung aber später anpassen lassen.
- Kleinunternehmerregelung unüberlegt wählen: Überlege, ob sie zu deinen Kunden und deinen geplanten Anschaffungen passt.
- Soll statt Ist: Prüfe, ob die Ist-Versteuerung für dich günstiger ist.
- Privatkonto nutzen: Trenne privat und geschäftlich von Anfang an. Das erspart dir Ärger mit dem Finanzamt und der Buchhaltung.
Fristen und weitere Behörden
Den Fragebogen solltest du direkt nach der Gewerbeanmeldung ausfüllen, als Freiberufler sobald deine Gründung feststeht. Wie du dein Gewerbe zuvor anmeldest, liest du im Beitrag Gewerbe anmelden.
Je nach Rechtsform und Tätigkeit können weitere Anmeldungen dazukommen, zum Beispiel bei der IHK oder Handwerkskammer, der Berufsgenossenschaft (der Unfallversicherung für deinen Betrieb), der Bundesagentur für Arbeit oder dem Transparenzregister (einem amtlichen Verzeichnis, das zeigt, wem eine Firma wirklich gehört).