Was ist der Fragebogen?
Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung meldet dein Unternehmen beim Finanzamt an. Auf seiner Grundlage bekommst du deine Steuernummer, die du für deine Rechnungen brauchst. Rechtlich verpflichtet dich §138 der Abgabenordnung (AO) dazu, dem Finanzamt die Aufnahme einer gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit mitzuteilen.
Der Fragebogen ist kein reines Formular, das du nebenbei ausfüllst. Deine Angaben zu Umsatz, Gewinn und Umsatzsteuer wirken sich direkt auf deine ersten Jahre aus. Nimm dir dafür bewusst Zeit.
Der Weg über ELSTER
Der Fragebogen muss elektronisch über ELSTER an das zuständige Finanzamt übermittelt werden. Eine Abgabe in Papierform ist nur in absoluten Ausnahmefällen zulässig. Drei Schritte stehen vor dem eigentlichen Ausfüllen:
- Registrierung bei ELSTER: Ein ELSTER-Konto ist zwingend nötig. Je nach gewählter Variante, etwa mit Zertifikatsdatei, kann die Freischaltung bis zu zwei Wochen dauern.
- Login und Formular-Center: Nach dem Login findest du den Fragebogen im Bereich „Formulare & Leistungen".
- Den passenden Fragebogen wählen: Welches Formular richtig ist, hängt von deiner Rechtsform ab, zum Beispiel Einzelunternehmen, Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft.
Die wichtigsten Abschnitte
Persönliche Angaben und Steuernummer
Hier trägst du Name, Geburtsdatum, Beruf, Familienstand, Adresse und deine steuerliche Identifikationsnummer ein. Die meisten Gründer beantragen an dieser Stelle eine neue Steuernummer.
Bankverbindung
Für Steuerzahlungen und Erstattungen hinterlegst du eine Bankverbindung. Nutze dafür am besten ein Geschäftskonto. Ein Privatkonto ist bei vielen Banken für geschäftliche Zwecke nicht zugelassen und verkompliziert deine Buchhaltung. Mehr dazu im Beitrag Geschäftskonto eröffnen.
Beratung und Empfangsbevollmächtigung
Du gibst an, ob dich ein Steuerberater unterstützt und wer Post vom Finanzamt entgegennehmen darf.
Unternehmen und Gewinnermittlung
Es folgen Angaben zu Geschäftstätigkeit, Rechtsform und Gründungsdatum. Wichtig ist die Prognose von Umsatz und Gewinn für das erste und zweite Geschäftsjahr, denn darauf basieren deine quartalsweisen Steuervorauszahlungen.
Umsatzsteuer: die Weichenstellungen
Dieser Teil hat langfristige Folgen. Zwei Entscheidungen stehen an.
Kleinunternehmerregelung
Du kannst die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG wählen, wenn dein Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht übersteigt und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 Euro bleibt. Dann weist du keine Umsatzsteuer aus, darfst aber auch keine Vorsteuer ziehen. Verzichtest du bewusst darauf, bist du fünf Jahre daran gebunden.
Soll- oder Ist-Versteuerung
- Soll-Versteuerung: Die Umsatzsteuer entsteht bereits mit der Rechnungsstellung. Das ist das Standardverfahren.
- Ist-Versteuerung: Die Umsatzsteuer entsteht erst bei Zahlungseingang. Für Gründer mit geringem Umsatz und für Freiberufler ist das nach §20 UStG oft die liquiditätsschonendere Wahl.
Häufige Fehler vermeiden
- Unrealistische Gewinnprognose: Schätzt du zu hoch, drohen hohe Vorauszahlungen, schätzt du zu niedrig, kommen Nachzahlungen. Eine spätere Anpassung ist möglich.
- Kleinunternehmerregelung unüberlegt wählen: Wäge ab, ob sie zu deiner Kundenstruktur und deinen Investitionen passt.
- Soll statt Ist: Prüfe, ob die Ist-Versteuerung für dich günstiger ist.
- Privatkonto nutzen: Trenne privat und geschäftlich von Anfang an, das erspart dir Ärger mit dem Finanzamt und der Buchhaltung.
Fristen und weitere Behörden
Den Fragebogen solltest du unmittelbar nach der Gewerbeanmeldung ausfüllen, bei Freiberuflern sobald das Gründungsvorhaben feststeht. Wie du dein Gewerbe zuvor anmeldest, liest du im Beitrag Gewerbe anmelden.
Je nach Rechtsform und Tätigkeit können weitere Anmeldungen dazukommen, etwa bei IHK oder Handwerkskammer, der Berufsgenossenschaft, der Bundesagentur für Arbeit oder dem Transparenzregister.