Warum es das gibt
Ab etwa zehn Leuten wird eine flache Namensliste unbrauchbar. Man sucht Leute, statt sie zu finden, und weiß nicht mehr, wer wofür zuständig ist. Abteilungen sind die einfachste Struktur, die das löst, ohne ein Organigramm zu bauen.
Sie wirken an mehreren Stellen gleichzeitig: Aufgaben lassen sich einer Abteilung zuweisen statt einer Person, im Projekt-Editor stehen die Mitglieder nach Abteilung gruppiert und lassen sich abteilungsweise zuweisen, und Teamleiter sehen im Personal-Bereich nur ihre eigene Abteilung.
Wofür du es brauchst
- Wachsendes Team. Ab zehn Leuten spart die Gruppierung bei jeder Zuweisung Zeit.
- Zuständigkeit ohne Namen. Eine Aufgabe für „Montage“ bleibt gültig, auch wenn jemand geht.
- Projekt-Teams. Ganze Abteilung mit einem Klick zuweisen, statt sieben Haken zu setzen.
- Teamleiter einsetzen. Sie sehen und planen genau ihre Abteilung, nicht mehr.
Wie genau: Schritt für Schritt
Abteilung anlegen
Im Bereich Team die Abteilungen pflegen, zum Beispiel Werkstatt, Vertrieb und Büro. Halte die Zahl klein, drei bis fünf reichen den meisten Betrieben.
Personen zuordnen
In der Team-Liste je Person die Abteilung setzen. Sie erscheint danach in den Auswahllisten für Zuständigkeiten.
In Aufgaben nutzen
Im Aufgaben-Editor die Abteilung setzen. Das ist sinnvoll für Pflichten, die dauerhaft bei einem Bereich liegen.
Im Projekt nutzen
Beim Zuweisen des Projektteams sind die Mitglieder nach Abteilung gruppiert, so ist die Auswahl auch bei größeren Teams übersichtlich.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Ein Betrieb ist auf 14 Leute gewachsen. Die Team-Liste ist eine lange Namensspalte.
Was er anlegt: Drei Abteilungen: Montage, Büro, Lager. Jede Person bekommt ihre Abteilung im Personalprofil.
Was sich sofort ändert: Im Projekt-Editor stehen die Mitglieder nicht mehr als Wolke aus 14 Kästchen, sondern in drei Blöcken, jeder mit einem Knopf „Ganze Abteilung zuweisen“. Ein Bauprojekt bekommt die Montage mit einem Klick.
Bei den Aufgaben: Die jährliche Leiterprüfung geht an „Montage“ statt an einen Namen. Wenn der Kollege den Betrieb verlässt, bleibt die Aufgabe trotzdem zugeordnet.
Wenn es klemmt
- Eine Abteilung taucht im Projekt-Editor nicht auf.
- Es werden nur Abteilungen gezeigt, denen mindestens eine Person zugeordnet ist. Leere bleiben aus.
- Jemand steht unter „Ohne Abteilung“.
- Dann fehlt die Zuordnung im Personalprofil. Der Block ist Absicht, damit niemand unsichtbar wird.
- Ich will eine Abteilung umbenennen.
- Die Namen stehen an den Profilen. Nach dem Umbenennen musst du sie dort nachziehen, sonst entstehen zwei Abteilungen.
- Der Teamleiter sieht zu viel.
- Prüf, ob seine eigene Abteilung gesetzt ist. Ohne Zuordnung greift die Einschränkung auf die eigene Abteilung nicht.