Warum es das gibt
Eine Aufgabe ohne Namen ist eine Aufgabe für niemanden. Das ist kein Führungsproblem, sondern ein psychologisches: Wenn vier Leute eine Liste sehen und nirgends steht, wer dran ist, geht jeder davon aus, dass sich ein anderer kümmert.
Deshalb hat jede Aufgabe ein Feld für die Zuständigkeit. Es hat zwei Wirkungen: Die Person bekommt eine Benachrichtigung, und in der Liste lässt sich danach filtern. Wer morgens „nur meine“ einstellt, sieht statt sechzig Einträgen die vier, die ihn betreffen.
Wofür du es brauchst
- Du verteilst Arbeit im Team. Zuständigkeit setzen, die Person wird über die Glocke informiert.
- Du willst wissen, wer woran hängt. Über den Filter siehst du je Person, was offen ist.
- Eine ganze Abteilung ist gemeint. Statt einer Person kannst du eine Abteilung eintragen, etwa Montage oder Büro.
- Du arbeitest allein. Dann lass das Feld leer, es hat für dich keinen Nutzen.
Wie genau: Schritt für Schritt
Person zuweisen
Im Aufgaben-Editor das Feld Zuständig öffnen und eine Person aus deinem Team wählen.
Abteilung ergänzen
Zusätzlich oder alternativ eine Abteilung wählen, etwa Werkstatt oder Vertrieb. Das ist sinnvoll, wenn die Person wechselt, die Verantwortung aber bei der Abteilung bleibt.
Benachrichtigung prüfen
Die zugewiesene Person sieht den Hinweis in der Glocke. Es geht dafür keine E-Mail raus.
Als Teamleiter delegieren
Teamleiter sehen zusätzlich den Verlauf und können Aufgaben innerhalb ihrer Abteilung weitergeben.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Nach dem Wochenende stehen achtzehn offene Aufgaben in der Liste. Der Inhaber will die Montagswoche verteilen.
Was er macht: Er geht die Liste durch und trägt bei jeder Aufgabe die zuständige Person ein. Die Prüfung der Fahrzeuge geht an den Werkstattleiter, das Nachfassen bei drei Angeboten an den Vertrieb, die Steuersachen behält er.
Was die anderen sehen: Jeder bekommt eine Benachrichtigung über die Glocke. Der Werkstattleiter setzt in seiner Ansicht den Filter auf sich selbst und sieht statt achtzehn Einträgen seine drei.
Am Freitag: Der Inhaber filtert nach Person und sieht in einer Minute, was liegen geblieben ist und bei wem, ohne einen einzigen Anruf.
Abgelehnte Einträge
Im Verlauf kann ein Eintrag mit Pflicht-Notiz abgelehnt werden. unternio macht die Änderung dann rückgängig und legt eine rote Prüf-Aufgabe für die verursachende Person an, fällig in drei Tagen. Ist sie erledigt, verschwindet die Markierung.
Wenn es klemmt
- Die Person steht nicht in der Auswahl.
- Es lassen sich nur Mitglieder deiner Firma eintragen. Wer noch nicht eingeladen ist, taucht nicht auf.
- Der Kollege hat keine Benachrichtigung bekommen.
- Benachrichtigt wird beim Speichern der Zuweisung. Wer die Aufgabe selbst anlegt und sich selbst einträgt, bekommt keine.
- Ich möchte mehrere Personen eintragen.
- Vorgesehen ist eine Zuständigkeit, weil geteilte Verantwortung in der Praxis keine ist. Für ein Team trag die Abteilung ein.
- Der Zuständige sieht die Aufgabe trotzdem nicht.
- Dann fehlt ihm das Leserecht für den Bereich. Prüf die Modulrechte im Team-Bereich.