Warum es das gibt
Solange du allein arbeitest, ist unternio ein Werkzeug. Sobald jemand dazukommt, wird es die gemeinsame Grundlage: Beide sehen dieselben Aufgaben, denselben Kundenstand, dieselben offenen Rechnungen. Genau das ist der Punkt, an dem Zettel und Zuruf aufhören zu funktionieren.
Wichtig ist, dass jeder seinen eigenen Zugang bekommt und nicht alle dasselbe Passwort teilen. Das ist keine Formalie: Nur so lässt sich nachvollziehen, wer etwas geändert hat, nur so greifen Rollen und Rechte, und nur so kannst du jemandem den Zugang entziehen, ohne allen anderen ein neues Passwort geben zu müssen.
Wofür du es brauchst
- Ein neuer Mitarbeiter kommt. Einladung per Link oder E-Mail, er richtet sein Passwort selbst ein.
- Dein Steuerbüro soll mitlesen. Dafür gibt es die Rolle Buchhalter, kostenlos und nur lesend.
- Jemand übernimmt einen Bereich. Über Rollen und Modulrechte bekommt er genau das, was er braucht.
- Jemand verlässt den Betrieb. Zugang entziehen, ohne dass sich für die anderen etwas ändert.
Wie genau: Schritt für Schritt
Einladung starten
Im Bereich Team auf Einladen. Trage Name und E-Mail-Adresse ein.
Rolle wählen
Inhaber, Teamleiter, Mitarbeiter oder Buchhalter. Was die Rollen dürfen, steht in Rollen und Rechte.
Abteilung setzen
Optional gleich die Abteilung mitgeben, dann ist das Profil von Anfang an vollständig.
Versenden
unternio verschickt eine gebrandete Einladungsmail. Kommt sie nicht an, kopierst du den Einladungslink und schickst ihn selbst.
Zugang entfernen
Verlässt jemand das Unternehmen, entfernst du die Person im Team-Bereich. Ihre Einträge und der Verlauf bleiben erhalten.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Ein Betrieb stellt eine Bürokraft ein, die Angebote und Rechnungen schreiben soll, aber keine Gehälter sehen darf.
Was er macht: Im Team-Bereich auf Einladen. Er trägt Name und E-Mail ein und legt gleich das Personalprofil an: Abteilung Büro, Position Sachbearbeitung. Als Rolle wählt er Mitarbeiter.
Was sie bekommt: Eine Einladung mit Link. Sie registriert sich verkürzt, nur Name, E-Mail und Passwort, und landet direkt in der bestehenden Firma, nicht in einer eigenen.
Was er danach einstellt: Bei den Modulrechten gibt er ihr Schreibrecht für Angebote, Rechnungen und Kunden, aber kein Leserecht für Personal. Die Bereiche Dienstplan und Abwesenheiten sind für sie damit unsichtbar.
Nutzerlimits je Plan
| Plan | Nutzer |
|---|---|
| Solo | 1 |
| Starter | bis 5 |
| Team | bis 15, in Fünfer-Schritten erweiterbar |
Wenn es klemmt
- Die Einladung kommt nicht an.
- Prüf den Spam-Ordner. Alternativ kopierst du den Einladungslink und schickst ihn selbst, das Ergebnis ist dasselbe.
- Der neue Kollege hat eine eigene Firma angelegt.
- Dann hat er sich normal registriert statt über den Einladungslink. Melde dich beim Support, das lässt sich zusammenführen.
- Ich kann niemanden mehr einladen.
- Jeder Plan hat eine Nutzergrenze: Solo eine Person, Starter drei, Team zehn. Darüber hinaus gibt es im Team-Plan Zusatznutzer in Fünferschritten.
- Muss ich jedem eine E-Mail-Adresse geben?
- Ja, der Zugang hängt an der Adresse. Ein Login ohne E-Mail gibt es nicht.