Warum es das gibt
Der übliche Weg, dem Steuerbüro Zahlen zu geben, ist ein Ordner voller Papier oder ein Stapel PDFs per Mail. Beides bedeutet Arbeit auf beiden Seiten und ist immer veraltet.
Der Buchhalter-Zugang dreht das um: Das Steuerbüro schaut selbst nach, wann es will, und sieht immer den aktuellen Stand. Der Zugang ist rein lesend, kostenlos und zählt nicht gegen deine Nutzergrenze. Pro Firma gibt es genau einen.
Der wichtigste Teil ist die Grenze. Ein Buchhalter kann nichts anlegen, nichts ändern, nichts löschen. Das ist nicht nur ausgeblendet, sondern serverseitig durchgesetzt. Er kann alles einsehen, drucken und exportieren, und genau das braucht ein Steuerbüro.
Wofür du es brauchst
- Laufende Buchhaltung. Das Büro holt sich die Belege selbst, statt sie monatlich anzufordern.
- Jahresabschluss. Über den GoBD-Export mit Zeitraum bekommt es alles auf einmal.
- Betriebsprüfung. Der Prüfer sieht nur, was er sehen soll, ohne dass jemand danebensitzt.
- Zweitmeinung. Ein Berater schaut auf die Zahlen, ohne etwas verändern zu können.
Wie genau: Schritt für Schritt
Einladen
Bereich Team → Einladen, Rolle Buchhalter wählen und die Kanzlei-Adresse eintragen.
Zugang erklären
Weise darauf hin, dass alle Belege, der GoBD-Export und die Eingangsrechnungen direkt in unternio abrufbar sind. Das spart den monatlichen Belegtransport.
Firmen wechseln
Betreut die Kanzlei mehrere unternio-Kunden, wechselt sie über den Firmen-Wechsler zwischen den Mandanten. Siehe Zwischen Firmen wechseln.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Bisher schickt der Betrieb dem Steuerbüro monatlich einen Stapel PDFs.
Was er macht: Im Team-Bereich lädt er die Sachbearbeiterin seines Steuerbüros ein und setzt ihre Rolle auf Buchhalter.
Was sie sieht: Alle Rechnungen, Eingangsrechnungen, Verträge und Kontakte, dazu die Exporte. Über der Ansicht steht der Hinweis auf reinen Lesezugriff. Kein Bearbeiten-Knopf, kein Löschen.
Was das spart: Das monatliche Zusammenstellen entfällt komplett. Für den Abschluss zieht sie sich den GoBD-Export für das Vorjahr selbst, mit allen Belegen, Positionen und dem Änderungsverlauf.
Was das Steuerbüro bekommt
- Alle Ausgangsrechnungen mit Positionen und Änderungsverlauf
- Alle empfangenen E-Rechnungen inklusive Originaldateien
- Den GoBD-Export als maschinell auswertbares Paket
- CSV-Exporte aus allen Modulen
Wenn es klemmt
- Ich kann keinen zweiten Buchhalter anlegen.
- Pro Firma ist genau einer vorgesehen. Braucht das Büro mehrere Personen, nutzt es einen gemeinsamen Zugang oder du vergibst eine Mitarbeiter-Rolle mit Leserechten.
- Kostet der Zugang etwas?
- Nein, er ist kostenlos und zählt nicht gegen die Nutzergrenze deines Plans.
- Das Steuerbüro will etwas korrigieren.
- Geht nicht, und das ist Absicht. Korrekturen an festgeschriebenen Belegen laufen ohnehin nur über Storno, und den machst du.
- Betreut das Büro mehrere meiner Firmen?
- Ja. Ein Konto kann in mehreren Firmen Mitglied sein und wechselt oben zwischen ihnen.