Warum es das gibt
Die GoBD verlangen nicht nur, dass Belege aufbewahrt werden, sondern dass sie im Prüfungsfall maschinell auswertbar bereitstehen. Ein Ordner voller PDFs erfüllt das nicht. Ein Prüfer will Datensätze, die er filtern und rechnen kann, und dazu die Originale.
Genau das ist dieses Paket. Es enthält die Belegdaten mit ihren Positionen, den Änderungsverlauf je Beleg samt Festschreibungszeitpunkt und die unveränderten Originaldateien der empfangenen E-Rechnungen. Damit lässt sich nachvollziehen, was wann entstanden ist und dass danach nichts still geändert wurde.
Wichtig zur Einordnung: Der Export deckt die Belegseite ab, die in unternio entsteht. Deine eigentliche Buchführung, also Konten und Buchungssätze, liegt in der Software deines Steuerbüros. unternio ersetzt sie nicht, es liefert ihr sauberes Material.
Wofür du es brauchst
- Eine Betriebsprüfung kündigt sich an. Zeitraum wählen, Paket ziehen, übergeben. Das ist der Datenzugriff, den die Prüfung erwartet.
- Jahresabschluss. Einmal im Jahr das komplette Geschäftsjahr exportieren und ablegen.
- Wechsel des Steuerbüros. Das neue Büro bekommt einen vollständigen, nachvollziehbaren Stand.
- Vor der Konto-Löschung. Pflicht, denn die Aufbewahrung liegt bei dir, nicht bei uns.
Wie genau: Schritt für Schritt
Export starten
Im Modul Angebote & Rechnungen auf GoBD-Export klicken.
Zeitraum wählen
Wähle den gewünschten Zeitraum, üblicherweise ein Geschäftsjahr. Vorlagen für Monat, Quartal und Jahr sind vorhanden.
Paket herunterladen
unternio stellt das ZIP zusammen und meldet, wie viele Belege und Positionen enthalten sind.
Weitergeben
Übergib das Paket deinem Steuerbüro oder der Prüfung. Alternativ gibst du dem Steuerbüro direkten Lesezugriff, siehe Zugang für das Steuerbüro.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Das Finanzamt kündigt eine Betriebsprüfung für die Jahre 2024 und 2025 an. Der Steuerberater bittet um die Belegdaten aus unternio.
Was gemacht wird: Im Modul Angebote und Rechnungen auf GoBD-Export, als Zeitraum das Geschäftsjahr 2024 wählen, herunterladen. Danach dasselbe für 2025.
Was im Paket steckt: Alle Rechnungen des Zeitraums mit Kopf- und Positionsdaten, der Änderungsverlauf je Beleg inklusive Festschreibungszeitpunkt, die empfangenen E-Rechnungen mit ihren Originaldateien und eine lesbare Beschreibung des Inhalts. unternio meldet nach dem Erstellen, wie viele Belege und Positionen enthalten sind.
Die Alternative: Statt Dateien hin und her zu schicken, hätte er dem Steuerbüro auch einen Buchhalter-Zugang geben können. Der ist kostenlos, rein lesend, und die Kanzlei holt sich selbst, was sie braucht.
Was drin ist
- Alle Rechnungen des Zeitraums mit Kopf- und Positionsdaten
- Der Änderungsverlauf je Beleg, inklusive Festschreibungszeitpunkt
- Empfangene E-Rechnungen mit ihren Originaldateien
- Eine lesbare Beschreibung des Inhalts
Wenn es klemmt
- Ist das ein DATEV-Export?
- Nein. Das Paket ist maschinell auswertbar im Sinne des Datenzugriffs, folgt aber keinem DATEV-Schnittstellenformat. Ein Ausbau ist geplant. Sprich vorher mit deinem Steuerbüro, was es genau braucht.
- Ersetzt das meine Aufbewahrungspflicht?
- Nein, es hilft dabei. Die Pflicht, Belege zehn Jahre verfügbar zu halten, bleibt bei dir. Lege das Paket dorthin, wo du es in zehn Jahren noch findest, und mach eine zweite Kopie.
- Fehlen Belege im Export.
- Enthalten sind festgeschriebene Belege des gewählten Zeitraums. Entwürfe sind keine Belege und deshalb nicht dabei. Prüfe zuerst den Zeitraum.
- Das Erstellen dauert lange.
- Bei vielen Belegen und großen Originaldateien braucht das Zusammenstellen etwas. Lass das Fenster offen, bis der Download startet.
- Mein Steuerberater will lieber direkt hineinschauen.
- Dann lade ihn als Buchhalter ein. Diese Rolle ist kostenlos, rein lesend und zählt nicht gegen dein Nutzerlimit.