Warum es das gibt
In einem System, das mehrere Leute bedienen, ist die häufigste Frage nicht „wie geht das“, sondern „wer war das“. Ein Preis ist plötzlich anders, ein Kontakt weg, eine Aufgabe erledigt, die niemand erledigt hat.
Der Verlauf beantwortet das: Wer hat wann was geändert, und wie sah es vorher aus. Bei vielen Vorgängen kommt ein Rückgängig dazu, das den vorherigen Zustand wiederherstellt, auch bei gelöschten Einträgen.
Zwei Grenzen, die wichtig sind: Der Verlauf ist für Inhaber und Teamleiter sichtbar, nicht für alle. Und festgeschriebene Rechnungen lassen sich nicht rückgängig machen; dort ist der Storno der vorgesehene Weg, weil Belege unveränderbar bleiben müssen.
Wofür du es brauchst
- Etwas ist verschwunden. Im Verlauf steht, wer gelöscht hat, und meist lässt es sich zurückholen.
- Ein Wert stimmt nicht mehr. Der Vorher-Zustand steht dabei, du siehst, was geändert wurde.
- Versehentlich geklickt. Rückgängig stellt den Zustand davor wieder her.
- Nachvollziehbarkeit. Bei Prüfungen ist ein Änderungsverlauf mehr wert als jede Beteuerung.
Wie genau: Schritt für Schritt
Verlauf öffnen
In der Seitenleiste auf Verlauf. Die Liste ist nach Zeit sortiert, der jüngste Eintrag steht oben.
Änderung zurücknehmen
Neben dem Eintrag auf Rückgängig. Der vorherige Stand wird wiederhergestellt, auch bei gelöschten Einträgen.
Ablehnen mit Notiz
Ablehnen verlangt eine Begründung, macht die Änderung rückgängig und legt der verursachenden Person eine rote Prüf-Aufgabe an, fällig in drei Tagen.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Ein Kontakt samt Notizen ist weg. Niemand will es gewesen sein.
Was er macht: Im Bereich Verlauf nach dem Namen suchen. Der Eintrag zeigt: gelöscht, gestern 16:42, durch einen Mitarbeiter, dazu der vollständige Vorher-Zustand.
Was er dann tut: Ein Klick auf Rückgängig, der Kontakt ist mit allen Feldern zurück. Danach ein kurzes Gespräch, dass Löschen in dieser Firma nicht der Weg ist, Kontakte werden auf inaktiv gesetzt.
Was nicht ginge: Wäre es eine festgeschriebene Rechnung gewesen, gäbe es kein Rückgängig. Belege sind unveränderbar, Korrekturen laufen über Storno.
Was nicht rückgängig geht
Wenn es klemmt
- Ich sehe den Verlauf nicht.
- Er ist für Inhaber und Teamleiter gedacht. Mitarbeiter und Buchhalter sehen ihn nicht.
- Bei einem Eintrag fehlt Rückgängig.
- Nicht jede Änderung lässt sich zurücknehmen. Festgeschriebene Belege grundsätzlich nicht, dort ist der Storno der Weg.
- Der Verlauf ist unübersichtlich.
- Er zeigt die neuesten Einträge zuerst. Bei vielen Änderungen such nach dem Namen des Datensatzes statt zu blättern.
- Wie lange bleibt der Verlauf?
- Er wird nach zwölf Monaten aufgeräumt. Der GoBD-relevante Verlauf zu Rechnungen steckt zusätzlich im GoBD-Export.