Warum es das gibt
Löschen war lange die gefährlichste Funktion in jeder Unternehmenssoftware. Ein falscher Klick, eine Verwechslung in der Liste, und ein Kontakt mit Jahren an Notizen war weg. Deshalb löscht unternio bei Aufgaben, Kontakten und Verträgen nicht mehr hart: Der Eintrag bekommt einen Lösch-Zeitpunkt und wandert in den Papierkorb unterhalb seiner Liste.
Für den Alltag verhält sich ein gelöschter Eintrag wie verschwunden. Er taucht in keiner Liste, keinem Kalender und keiner Auswertung mehr auf und zählt nirgends mit. Der Unterschied zeigt sich erst, wenn du ihn doch wieder brauchst: ein Klick, und er ist unverändert zurück.
Das endgültige Löschen gibt es weiterhin, aber als bewussten zweiten Schritt mit eigener Sicherheitsabfrage. Diese kleine Hürde ist Absicht: Sie trennt das schnelle Aufräumen vom unwiderruflichen Entfernen, etwa wenn Daten auf Wunsch einer Person wirklich aus dem System sollen.
Wofür du es brauchst
- Versehentlich gelöscht. Papierkorb aufklappen, Wiederherstellen klicken, weiterarbeiten. Der Eintrag kommt unverändert zurück, kein Support nötig.
- Listen ausmisten ohne Risiko. Du kannst großzügig aufräumen. Was sich später doch als wichtig herausstellt, holst du einfach zurück.
- Ein Kontakt mit Historie. Solange ein Kontakt im Papierkorb liegt, bleibt seine komplette Kommunikationshistorie erhalten und kommt beim Wiederherstellen mit.
- Nachvollziehen, was wann gelöscht wurde. Jeder Eintrag im Papierkorb zeigt sein Löschdatum.
- Eine Löschung wirklich abschließen. Wenn Daten endgültig weg sollen, ist Endgültig löschen der saubere zweite Schritt mit eigener Sicherheitsabfrage.
Wie genau: Schritt für Schritt
Eintrag löschen
Beim Löschen einer Aufgabe, eines Kontakts oder eines Vertrags fragt unternio nach und sagt, was passiert: Der Eintrag wandert in den Papierkorb. Du bestätigst mit In den Papierkorb. Ein hartes Sofort-Löschen gibt es an dieser Stelle nicht mehr.
Papierkorb aufklappen
Der Papierkorb sitzt als zugeklappte Sektion unterhalb der jeweiligen Liste und erscheint nur, wenn etwas darin liegt. Die Überschrift zeigt die Anzahl der Einträge, jeder Eintrag sein Löschdatum.
Wiederherstellen
Ein Klick auf Wiederherstellen holt den Eintrag unverändert in seine Liste zurück. Bei Kontakten kommt die komplette Kommunikationshistorie mit.
Oder endgültig löschen
Endgültig löschen entfernt den Eintrag dauerhaft. Davor steht eine zweite Sicherheitsabfrage, denn dieser Schritt lässt sich nicht rückgängig machen. Bei Aufgaben dürfen nur Inhaber und Teamleiter endgültig löschen, in den Papierkorb legen und wiederherstellen kann jeder mit Schreibrecht.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Die Bürokraft eines Elektrobetriebs räumt freitags die Kontaktliste auf. Alte Interessenten fliegen raus, dabei erwischt sie auch einen Bestandskunden, der nur lange nichts bestellt hat.
Was zunächst niemand merkt: Der Kontakt ist aus der Liste verschwunden, samt drei Jahren Notizen und Gesprächen. Weg ist er trotzdem nicht: Er liegt mit Löschdatum im Papierkorb unter der Kontaktliste.
Zwei Wochen später: Der Kunde ruft an und will ein Angebot. Die Bürokraft klappt den Papierkorb auf, findet den Eintrag am Namen und klickt auf Wiederherstellen.
Das Ergebnis: Der Kontakt steht wieder in der Liste, mit allen Feldern und der kompletten Kommunikationshistorie. Nichts musste neu erfasst werden.
Was sie daraus mitnimmt: Beim nächsten Aufräumen setzt sie Karteileichen auf inaktiv statt sie zu löschen, und endgültig gelöscht wird erst, wenn sie sicher ist.
Wo du den Papierkorb findest
| Bereich | Ort der Papierkorb-Sektion |
|---|---|
| Aufgaben & Fristen | unterhalb der Aufgabenliste, hinter dem Archiv der erledigten Aufgaben |
| Kunden | unterhalb der Kontaktliste |
| Verträge | unterhalb der Vertragsliste, nur in der Ansicht Liste |
Warum Rechnungen und Angebote keinen Papierkorb haben
Belege folgen anderen Regeln als Arbeitsdaten. Eine festgeschriebene Rechnung muss nach den GoBD unveränderbar bleiben, sie darf weder gelöscht noch nachträglich angepasst werden. Der vorgesehene Weg ist der Storno: Die Rechnung bleibt erhalten, ein Stornobeleg hebt sie auf. Wie das geht, steht unter Rechnung stornieren.
Papierkorb und Archiv: zwei verschiedene Ablagen
Bei den Aufgaben gibt es direkt über dem Papierkorb eine zweite aufklappbare Sektion, das Archiv. Die beiden werden leicht verwechselt:
- Archiv: die letzten 50 erledigten Aufgaben. Mit Wieder öffnen machst du eine Aufgabe wieder zur offenen Aufgabe.
- Papierkorb: gelöschte Aufgaben. Mit Wiederherstellen kommen sie in die Liste zurück, mit Endgültig löschen verschwinden sie dauerhaft.
Kurz gemerkt: erledigt heißt Archiv, gelöscht heißt Papierkorb.
Wenn es klemmt
- Ich sehe gar keinen Papierkorb.
- Er erscheint erst, wenn mindestens ein gelöschter Eintrag darin liegt. Ein leerer Papierkorb wird nicht angezeigt. Bei Verträgen kommt dazu: Die Sektion gibt es nur in der Listen-Ansicht, nicht im Kalender und nicht bei den Vorlagen.
- Meine gelöschte Rechnung liegt nicht im Papierkorb.
- Rechnungen und Angebote haben keinen Papierkorb. Festgeschriebene Rechnungen dürfen nicht gelöscht werden, sie werden storniert. Wie das geht, steht in der Anleitung zum Stornieren.
- Eine erledigte Aufgabe ist aus der Liste verschwunden, liegt aber nicht im Papierkorb.
- Erledigte Aufgaben wandern nicht in den Papierkorb, sondern ins Archiv direkt darüber. Dort holst du sie mit Wieder öffnen zurück.
- Ich habe endgültig gelöscht und brauche den Eintrag doch.
- Im Papierkorb gibt es dann keinen Weg zurück. Inhaber und Teamleiter können im Verlauf nachsehen: Dort ist die Löschung protokolliert und lässt sich in vielen Fällen rückgängig machen.
- Ich will den Papierkorb komplett leeren.
- Eine Sammelaktion gibt es derzeit nicht, du bestätigst jeden Eintrag einzeln. Beim endgültigen Löschen ist diese Bremse durchaus gewollt.