Die rechtliche Grundlage: EuGH und BAG
Am Anfang steht ein europäisches Urteil. Der Europäische Gerichtshof entschied am 14. Mai 2019 (Rechtssache C-55/18), dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Bekannt wurde die Entscheidung als "Stechuhr-Urteil".
Für Deutschland wurde es dann sehr konkret. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) leitete am 13. September 2022 (Aktenzeichen 1 ABR 22/21) aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz eine grundsätzliche Pflicht ab, die Arbeitszeit der Beschäftigten zu erfassen. Der entscheidende Punkt: Diese Pflicht besteht bereits jetzt, ganz unabhängig davon, ob ein neues Gesetz kommt oder nicht.
Der aktuelle Gesetzesentwurf (2025/2026)
Um die Pflicht klarer zu fassen, hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) im April 2023 einen Referentenentwurf vorgelegt. Er sieht vor, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch und taggleich aufzuzeichnen.
Für kleine Betriebe ist der Entwurf bewusst milder. Die Umstellung auf die elektronische Form soll gestaffelt kommen, und es sind Ausnahmen vorgesehen.
| Übergangsfrist | Für wen |
|---|---|
| 1 Jahr | generell für die Einführung der elektronischen Form |
| 2 Jahre | Betriebe mit weniger als 250 Mitarbeitern |
| 5 Jahre | Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitern |
Zusätzlich sollen einige Gruppen weiterhin nicht-elektronisch erfassen dürfen: Betriebe mit weniger als 10 Beschäftigten, Privathaushalte sowie ausländische Arbeitgeber ohne Betriebsstätte in Deutschland (bei Entsendung von weniger als 10 Mitarbeitern).
Was bedeutet das für die Vertrauensarbeitszeit?
Vertrauensarbeitszeit soll weiterhin möglich bleiben. Wichtig ist aber: Sie entbindet nicht von der Erfassungspflicht. Die Dokumentation darf von den Mitarbeitern selbst vorgenommen werden, die Zeit muss also trotzdem festgehalten werden. "Vertrauen" heißt in diesem Zusammenhang, dass der Arbeitgeber die Erfassung nicht permanent überwacht, nicht, dass gar nicht erfasst wird.
Was muss erfasst werden, wer ist verantwortlich?
Inhaltlich geht es nicht nur um die Summe der Stunden. Zu erfassen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, außerdem Pausenzeiten und Überstunden. Nur die reine Stundenanzahl aufzuschreiben, reicht also nicht.
Die Verantwortung liegt beim Arbeitgeber. Er muss dafür sorgen, dass ein geeignetes System existiert und die Zeiten geführt werden. Die eigentliche Eingabe darf er an die Mitarbeiter delegieren, die Verantwortung und die Kontrollpflicht bleiben aber bei ihm. Delegieren heißt nicht abgeben.
Konsequenzen bei Nichteinhaltung
Hier lohnt ein nüchterner Blick, ohne Panikmache. Ein Verstoß gegen die reine Erfassungspflicht ist derzeit nicht unmittelbar mit einer Geldbuße belegt. Es gibt aktuell also kein direktes Bußgeld dafür, dass die Zeiten nicht erfasst werden.
Das heißt aber nicht, dass es folgenlos bleibt. Ordnet die Aufsichtsbehörde die Einführung eines Zeiterfassungssystems an und der Betrieb kommt dem nicht nach, können Bußgelder bis zu 30.000 Euro drohen. Wer die Erfassung von vornherein sauber aufsetzt, muss sich um diese Eskalationsstufe gar nicht sorgen.
Praktisch relevant ist außerdem die Aufbewahrung: Arbeitszeitnachweise sollen elektronisch für mindestens zwei Jahre gespeichert werden.
Praktische Umsetzung im Kleinunternehmen
Die gute Nachricht für kleine Betriebe: Du musst nicht sofort ein teures System kaufen. Solange keine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Form in Kraft ist, sind analoge Methoden weiterhin zulässig, etwa ein sauber geführter Stundenzettel oder eine Excel-Tabelle. Entscheidend ist, dass das System objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Für Betriebe mit weniger als 10 Mitarbeitern soll die nicht-elektronische Erfassung voraussichtlich sogar dauerhaft möglich bleiben.
- Verschaffe dir Klarheit über die aktuelle Rechtslage: Die Pflicht besteht seit dem BAG-Urteil, unabhängig vom geplanten Gesetz.
- Wähle ein passendes System, analog oder digital, das zu deiner Betriebsgröße passt.
- Informiere und schule deine Mitarbeiter, damit die Erfassung im Alltag verlässlich funktioniert.
- Erfasse Beginn, Ende und Pausen lückenlos, nicht nur die Gesamtstunden.
- Speichere datenschutzkonform und bewahre die Nachweise mindestens zwei Jahre auf.
Sobald du Personal beschäftigst, hängt die Zeiterfassung eng mit anderen Pflichten zusammen. Wie der Einstieg in die Beschäftigung sauber gelingt, zeigt dir der Ratgeber Ersten Mitarbeiter einstellen. Und damit keine Frist untergeht, hilft ein Compliance-Fristenkalender.