Die rechtliche Grundlage: EuGH und BAG
Am Anfang steht ein europäisches Urteil. Der Europäische Gerichtshof ist im Grunde genommen das oberste Gericht der EU. Er entschied am 14. Mai 2019, dass jedes EU-Land seine Arbeitgeber verpflichten muss, die tägliche Arbeitszeit zu erfassen (Rechtssache C-55/18). Und zwar mit einem System, das ehrlich, verlässlich und für alle zugänglich ist. Bekannt wurde die Entscheidung als "Stechuhr-Urteil".
Für Deutschland wurde es dann sehr konkret. Das Bundesarbeitsgericht entschied am 13. September 2022: Aus dem Arbeitsschutzgesetz ergibt sich eine grundsätzliche Pflicht, die Arbeitszeit zu erfassen (Aktenzeichen 1 ABR 22/21, § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG). Der wichtigste Punkt: Diese Pflicht gilt schon jetzt, ganz egal, ob ein neues Gesetz kommt oder nicht.
Der aktuelle Gesetzesentwurf (2025/2026)
Einen ersten Anlauf gab es schon im April 2023, der ist damals aber liegen geblieben. Der aktuelle Stand ist der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vom 18. Juni 2026. Ein Referentenentwurf ist im Grunde genommen der erste offizielle Vorschlag aus dem Ministerium, der das Gesetzgebungsverfahren noch vor sich hat und damit noch nicht gilt. Er sieht vor, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit im Normalfall am Computer und noch am selben Tag festzuhalten.
Für kleine Betriebe ist der Entwurf bewusst milder. Die Umstellung auf die Erfassung am Computer soll in Stufen kommen. Und es sind Ausnahmen geplant.
| Übergangsfrist | Für wen |
|---|---|
| 1 Jahr | allgemein für die Umstellung auf die Erfassung am Computer |
| 2 Jahre | Betriebe mit weniger als 250 Mitarbeitern |
| 5 Jahre | Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitern |
Außerdem sollen einige Gruppen weiter auf Papier erfassen dürfen: Betriebe mit weniger als 10 Beschäftigten, Privathaushalte sowie Arbeitgeber aus dem Ausland ohne feste Niederlassung in Deutschland (wenn sie weniger als 10 Leute nach Deutschland schicken).
Eine weitere Erleichterung ist für tarifgebundene Betriebe vorgesehen. Per Tarifvertrag oder über eine Betriebsvereinbarung auf tariflicher Grundlage soll sich zulassen lassen, dass die Zeiten ausnahmsweise nicht am Computer oder erst bis zum siebten Kalendertag nach dem Arbeitstag festgehalten werden. Ohne Tarifbindung bleibt es beim Grundsatz: noch am selben Arbeitstag.
Was inzwischen wieder gestrichen wurde
Im selben Entwurf stand ursprünglich noch ein zweiter, viel diskutierter Punkt: Statt einer täglichen Höchstarbeitszeit sollte für tarifgebundene Betriebe eine wöchentliche Höchstarbeitszeit gelten. Diese Flexibilisierung ist am 1. Juli 2026 im Koalitionsausschuss aus dem Vorhaben genommen worden. Der gesetzliche Acht-Stunden-Tag bleibt damit der Regelfall. Was bleibt, ist die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, sie soll sogar ausdrücklicher im Gesetz stehen als bisher.
Was bedeutet das für die Vertrauensarbeitszeit?
Vertrauensarbeitszeit soll weiter erlaubt bleiben. Vertrauensarbeitszeit heißt im Grunde genommen, dass du deinen Leuten die Einteilung ihrer Arbeitszeit selbst überlässt und sie nicht ständig kontrollierst. Wichtig ist aber: Sie befreit dich nicht von der Pflicht, die Zeit zu erfassen. Die Mitarbeiter dürfen ihre Zeit selbst eintragen. Festgehalten werden muss sie trotzdem. "Vertrauen" heißt hier nur: Du überwachst die Erfassung nicht dauernd. Es heißt nicht, dass gar nicht erfasst wird.
Was muss erfasst werden, wer ist verantwortlich?
Es geht nicht nur um die Summe der Stunden. Erfassen musst du Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, dazu die Pausen und die Überstunden. Nur die reine Stundenzahl aufzuschreiben, reicht also nicht.
Verantwortlich ist der Arbeitgeber. Du musst dafür sorgen, dass es ein passendes System gibt und die Zeiten geführt werden. Das Eintragen selbst darfst du an deine Mitarbeiter abgeben. Die Verantwortung und die Pflicht zu kontrollieren bleiben aber bei dir. Aufgabe abgeben heißt nicht Verantwortung abgeben.
Konsequenzen bei Nichteinhaltung
Hier lohnt ein ruhiger Blick, ohne Panik. Nach dem heute geltenden Recht gibt es kein direktes Bußgeld, wenn du nur die Erfassung vergisst. Es kostet dich also im Moment keine Strafe, wenn die Zeiten nicht erfasst werden.
Folgenlos ist es aber nicht. Die Behörde kann anordnen, dass du ein Zeiterfassungssystem einführst. Hältst du dich dann nicht daran, drohen nach § 22 Arbeitszeitgesetz Bußgelder bis zu 30.000 Euro. Wer die Erfassung von Anfang an sauber aufsetzt, muss sich um diese Stufe gar keine Sorgen machen.
Genau das soll sich mit dem Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 ändern. Geplant ist ein Bußgeldrahmen von bis zu 50.000 Euro, und zwar direkt dann, wenn Arbeitszeiten nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Form oder nicht rechtzeitig aufgezeichnet werden. Dasselbe soll gelten, wenn die Aufzeichnungen nicht mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden oder wenn du deinen Leuten die Auskunft über ihre Arbeitszeitdaten oder eine Kopie davon verweigerst. Der Umweg über die behördliche Anordnung fiele damit weg. Noch ist das nicht geltendes Recht, aber es zeigt, wohin die Reise geht.
Wichtig ist außerdem das Aufheben: Die Zeitnachweise sollst du am Computer mindestens zwei Jahre lang speichern.
Praktische Umsetzung im Kleinunternehmen
Die gute Nachricht für kleine Betriebe: Du musst nicht sofort ein teures System kaufen. Solange es keine gesetzliche Pflicht zur Erfassung am Computer gibt, ist Papier weiter erlaubt, zum Beispiel ein sauber geführter Stundenzettel oder eine Excel-Tabelle. Wichtig ist nur: Das System muss ehrlich, verlässlich und für alle zugänglich sein. Für Betriebe mit weniger als 10 Mitarbeitern soll die Erfassung auf Papier wohl sogar dauerhaft erlaubt bleiben.
- Mach dir die aktuelle Rechtslage klar: Die Pflicht gilt seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts, egal ob das geplante Gesetz schon da ist.
- Wähle ein passendes System, auf Papier oder digital, das zu deiner Betriebsgröße passt.
- Informiere und schule deine Mitarbeiter, damit die Erfassung im Alltag verlässlich klappt.
- Erfasse Beginn, Ende und Pausen lückenlos, nicht nur die Gesamtstunden.
- Speichere die Daten datenschutzkonform und hebe die Nachweise mindestens zwei Jahre auf.
Sobald du Personal hast, hängt die Zeiterfassung eng mit anderen Pflichten zusammen. Wie der Einstieg sauber gelingt, zeigt dir der Ratgeber Ersten Mitarbeiter einstellen. Und damit keine Frist untergeht, hilft ein Compliance-Fristenkalender.