Was sich ab 2025 ändert
Eine Betriebsprüfung, auch Außenprüfung genannt, ist die Kontrolle deiner steuerlichen Verhältnisse durch das Finanzamt. Ziel ist zu prüfen, ob deine Angaben richtig und vollständig sind. Neu ist ab 2025 vor allem eines: Die Prüfung soll digitaler und schneller werden.
Die gesetzliche Grundlage dafür ist bereits seit dem 1. Januar 2023 in Kraft. Die wichtigen Vorschriften greifen aber erst für Steuern, die nach dem 31. Dezember 2024 entstehen, oder wenn die Prüfungsanordnung nach diesem Datum bekanntgegeben wird. Für viele Unternehmen wird das Thema also gerade jetzt praktisch relevant.
Wer geprüft wird
Grundsätzlich kann jedes Unternehmen geprüft werden, vom Solo-Selbstständigen bis zum Großbetrieb. Die Wahrscheinlichkeit unterscheidet sich aber deutlich nach Größe. 2023 lag die Prüfungsquote im Schnitt bei rund 1,7 Prozent aller Betriebe, bei Großunternehmen dagegen bei 17,8 Prozent.
Das erklärt auch, wo das meiste Geld liegt: Von den rund 13,2 Milliarden Euro Mehrergebnis aus Prüfungen im Jahr 2023 entfielen etwa 10,2 Milliarden Euro auf Großbetriebe. Für kleine Unternehmen bedeutet das: Eine Prüfung ist statistisch selten, aber möglich, und wenn sie kommt, prüft das Finanzamt üblicherweise die letzten drei Jahre.
Digitale Datenbereitstellung und Schnittstellen
Der Kern der Neuerung ist die digitale Datenbereitstellungspflicht. Seit dem 1. Januar 2025 musst du alle relevanten Daten digital bereitstellen, sofern sie mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt wurden. Es reicht nicht mehr, einen Ordner mit Ausdrucken hinzustellen.
Damit die Finanzverwaltung diese Daten einheitlich auswerten kann, gibt es standardisierte Schnittstellen. Dazu zählen die Digitale Lohnschnittstelle (DLS) und die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K). Eine ergänzende Buchführungsdatenschnittstellenverordnung (DSFinVBV) wird erwartet.
So bereitest du dich konkret vor
Die gute Nachricht: Der größte Teil der Vorbereitung passiert im Alltag, nicht erst, wenn der Prüfer sich ankündigt. Vier Punkte tragen dich durch.
- Lückenlos und frühzeitig dokumentieren. Für viele Unterlagen, etwa Ausgangsrechnungen, gilt eine Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren. Was du heute sauber ablegst, musst du in der Prüfung nicht mühsam rekonstruieren.
- Ordnungsgemäße Buchführung und Belegmanagement. Achte auf eine GoBD-konforme Buchführung. Jeder Beleg gehört nachvollziehbar zu einer Buchung, und Änderungen müssen dokumentiert sein.
- Frühzeitig mit dem Steuerberater abstimmen. Er kennt die typischen Prüfungsschwerpunkte und kann dich auf Lücken hinweisen, bevor es der Prüfer tut.
- IT-Systeme und Datenexport prüfen. Kann deine Software die Daten in maschinell auswertbarer Form (CSV, XML, DATEV) exportieren? Teste das, bevor du es unter Druck brauchst.
Ablauf und Fristen einer Prüfung
Eine Prüfung beginnt mit der Prüfungsanordnung. Für beratene Unternehmen soll diese nach § 197 Abs. 5 AO grundsätzlich bis zum Ende des Kalenderjahres ergehen, das auf das Jahr folgt, in dem der Steuerbescheid wirksam wurde. Danach folgt die eigentliche Prüfung, an deren Ende eine Schlussbesprechung und der Prüfungsbericht stehen.
Zwei Fristen solltest du besonders kennen:
| Regelung | Was sie bedeutet |
|---|---|
| Qualifiziertes Mitwirkungsverlangen (§ 200a AO) | Nach sechs Monaten seit Bekanntgabe der Prüfungsanordnung kann das Finanzamt zusätzliche Unterlagen mit einer Frist von einem Monat verlangen. |
| Mitwirkungsverzögerungsgeld | Kommst du dem nicht nach: 75 € pro Tag, maximal 11.250 € (für 150 Tage). Bei wiederholter Unkooperativität sind Zuschläge bis 3,75 Mio. € möglich. |
| Ablaufhemmung (§ 171 Abs. 4 AO) | Ab 2025 auf maximal fünf Jahre nach Ablauf des Jahres der Prüfungsanordnung begrenzt. Ausnahmen bestehen etwa bei Strafverfahren. |
| Teilabschlussbescheid (§ 180 Abs. 1a AO) | Prüfer können für abgrenzbare Bereiche vorab entscheiden. Das schafft frühzeitig Rechtssicherheit für dich. |
Das Muster ist klar: Kooperation zahlt sich aus. Wer Unterlagen fristgerecht liefert, vermeidet Zuschläge und kann von den neuen, schnelleren Abschlüssen profitieren.
Was besonders geprüft wird
Neben der allgemeinen Buchführung schaut der Prüfer auf einige Klassiker, die immer wieder zu Beanstandungen führen.
- Pflichtangaben auf Rechnungen: Fehlen sie, kann der Vorsteuerabzug gestrichen werden. Prüfe deine Eingangs- und Ausgangsrechnungen auf Vollständigkeit.
- Kassenführung: Elektronische Kassensysteme müssen seit 2020 GoBD-konform sein und der Kassensicherungsverordnung genügen, inklusive technischer Sicherheitseinrichtung (TSE).
- Erweiterte Berichtigungspflicht (§ 153 Abs. 4 AO): Wirken sich Prüfungsfeststellungen auf nicht geprüfte Jahre aus, musst du diese selbstständig berichtigen. Unterlässt du das, kann daraus eine Steuerhinterziehung werden.
Eine Betriebsprüfung ist kein Verdacht, sondern Routine. Sie verliert ihren Schrecken, sobald deine Unterlagen für sich sprechen.