Was sich ab 2025 ändert
Eine Betriebsprüfung, auch Außenprüfung genannt, ist die Kontrolle deiner steuerlichen Verhältnisse durch das Finanzamt. Ziel ist zu prüfen, ob deine Angaben richtig und vollständig sind. Neu ist ab 2025 vor allem eines: Die Prüfung soll digitaler und schneller werden.
Die gesetzliche Grundlage dafür gilt schon seit dem 1. Januar 2023. Die wichtigen Regeln greifen aber erst für Steuern, die nach dem 31. Dezember 2024 entstehen. Oder wenn der Ankündigungsbrief (die Prüfungsanordnung) nach diesem Datum kommt. Für viele Unternehmen wird das Thema also gerade jetzt wichtig.
Wer geprüft wird
Grundsätzlich kann jedes Unternehmen geprüft werden, vom Solo-Selbstständigen bis zum Großbetrieb. Die Wahrscheinlichkeit unterscheidet sich aber deutlich nach Größe. Im Schnitt wird pro Jahr nur ein kleiner Teil aller Betriebe geprüft, große Unternehmen aber deutlich häufiger als kleine.
Das erklärt auch, wo das meiste Geld liegt: Der größte Teil der Mehreinnahmen aus Prüfungen entfällt auf Großbetriebe. Für kleine Unternehmen bedeutet das: Eine Prüfung ist statistisch selten, aber möglich, und wenn sie kommt, prüft das Finanzamt üblicherweise die letzten drei Jahre.
Digitale Datenbereitstellung und Schnittstellen
Der Kern der Neuerung ist die digitale Datenbereitstellungspflicht. Seit dem 1. Januar 2025 musst du alle relevanten Daten digital bereitstellen, sofern sie mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt wurden. Es reicht nicht mehr, einen Ordner mit Ausdrucken hinzustellen.
Damit das Finanzamt diese Daten einheitlich auswerten kann, gibt es feste Standard-Schnittstellen. Eine Schnittstelle ist im Grunde genommen ein einheitliches Format, in dem verschiedene Programme Daten austauschen. Beispiel: die Digitale Lohnschnittstelle (DLS) für Lohndaten und die Schnittstelle für Kassensysteme (DSFinV-K) für Kassendaten. Eine weitere Schnittstelle für die Buchführung (DSFinVBV) wird erwartet.
So bereitest du dich konkret vor
Die gute Nachricht: Der größte Teil der Vorbereitung passiert im Alltag, nicht erst, wenn der Prüfer sich ankündigt. Vier Punkte tragen dich durch.
- Lückenlos und früh dokumentieren. Für viele Unterlagen, etwa Ausgangsrechnungen, gilt eine Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren. Die Aufbewahrungsfrist sagt, wie lange du Unterlagen wie Rechnungen behalten musst (oft 8 oder 10 Jahre). Was du heute sauber ablegst, musst du in der Prüfung nicht mühsam wieder zusammensuchen.
- Ordentliche Buchführung und Belege. Achte auf eine GoBD-konforme Buchführung. GoBD sind im Grunde genommen die amtlichen Regeln, wie man Belege am Computer richtig und unveränderbar speichert. Jeder Beleg gehört klar zu einer Buchung, und jede Änderung muss festgehalten sein.
- Frühzeitig mit dem Steuerberater abstimmen. Er kennt die typischen Prüfungsschwerpunkte und kann dich auf Lücken hinweisen, bevor es der Prüfer tut.
- IT-Systeme und Datenexport prüfen. Kann deine Software die Daten in maschinell auswertbarer Form (CSV, XML, DATEV) exportieren? Teste das, bevor du es unter Druck brauchst.
Ablauf und Fristen einer Prüfung
Eine Prüfung beginnt mit dem Ankündigungsbrief (der Prüfungsanordnung). Hast du einen Steuerberater, soll dieser Brief in der Regel bis zum Ende des Jahres kommen, das auf das Jahr folgt, in dem dein Steuerbescheid gültig wurde (§ 197 Abs. 5 AO). Danach folgt die eigentliche Prüfung. Am Ende stehen ein Abschlussgespräch und der schriftliche Prüfungsbericht.
Zwei Fristen solltest du besonders kennen:
| Regelung | Was sie bedeutet |
|---|---|
| Qualifiziertes Mitwirkungsverlangen (§ 200a AO) | Das ist eine offizielle Aufforderung, bei der Prüfung mitzuhelfen. Sechs Monate nach dem Ankündigungsbrief kann das Finanzamt zusätzliche Unterlagen verlangen. Du hast dann einen Monat Zeit. |
| Verzögerungsgeld | Machst du nicht mit: 75 Euro pro Tag, höchstens 11.250 Euro (für 150 Tage). Wer immer wieder nicht mitmacht, muss mit Zuschlägen bis 3,75 Millionen Euro rechnen. |
| Ablaufhemmung (§ 171 Abs. 4 AO) | Ablaufhemmung heißt: Die Frist, in der das Finanzamt deine Steuer noch ändern darf, läuft während der Prüfung nicht ab. Ab 2025 ist sie auf höchstens fünf Jahre nach dem Jahr der Prüfungsanordnung begrenzt. Ausnahmen gibt es etwa bei Strafverfahren. |
| Teilabschlussbescheid (§ 180 Abs. 1a AO) | Der Prüfer kann einzelne, klar abgegrenzte Bereiche vorab abschließen. Das gibt dir früher Sicherheit. |
Das Muster ist klar: Kooperation zahlt sich aus. Wer Unterlagen fristgerecht liefert, vermeidet Zuschläge und kann von den neuen, schnelleren Abschlüssen profitieren.
Was besonders geprüft wird
Neben der allgemeinen Buchführung schaut der Prüfer auf einige Klassiker, die immer wieder zu Beanstandungen führen.
- Pflichtangaben auf Rechnungen: Fehlen sie, kann dir der Vorsteuerabzug gestrichen werden. Die Vorsteuer ist im Grunde genommen die Umsatzsteuer, die du selbst beim Einkaufen zahlst und dir vom Finanzamt zurückholen kannst (Beispiel: beim Laptop für 1.190 Euro die 190 Euro Steuer). Prüfe deine Eingangs- und Ausgangsrechnungen also auf Vollständigkeit.
- Kassenführung: Elektronische Kassen müssen seit 2020 GoBD-konform sein und den Regeln zur Kassensicherheit genügen, samt technischer Sicherheitseinrichtung (TSE). Die TSE ist im Grunde genommen ein manipulationssicherer Speicher in der Kasse, der jede Buchung fälschungssicher festhält.
- Erweiterte Berichtigungspflicht: Wirken sich Ergebnisse der Prüfung auf Jahre aus, die nicht geprüft wurden, musst du diese selbst korrigieren (§ 153 Abs. 4 AO). Tust du das nicht, kann daraus eine Steuerhinterziehung werden.
Eine Betriebsprüfung ist kein Verdacht, sondern Routine. Sie verliert ihren Schrecken, sobald deine Unterlagen für sich sprechen.