Ein Kunde zahlt nicht, und du fragst dich, wie du korrekt reagierst, ohne die Beziehung zu belasten. Eine Mahnung ist dafür das richtige Mittel. Hier erfährst du in Ruhe, wie ein sauberes Mahnverfahren abläuft, welche Fristen gelten und was du an Zinsen und Gebühren fordern darfst.
Das Wichtigste in 30 Sekunden
Verzug ist der Schlüssel: Eine Mahnung setzt den Kunden in Verzug, erst dann darfst du Zinsen und Gebühren fordern.
Eine reicht, drei sind üblich: Gesetzlich genügt meist eine Mahnung, kaufmännisch bewährt sind drei Stufen.
B2B vs. B2C: Bei Geschäftskunden tritt Verzug oft automatisch nach 30 Tagen ein, bei Privatkunden nur mit Hinweis auf der Rechnung.
40-Euro-Pauschale: Nur im B2B-Bereich, zusätzlich zu Verzugszinsen und angemessenen Mahngebühren.
Was ist eine Mahnung und wann ist sie nötig?
Eine Mahnung ist eine eindeutige Aufforderung zur Zahlung, die deinen Kunden offiziell in Verzug setzt. Das ist der entscheidende Punkt: Erst im Verzug darfst du Verzugszinsen und Mahngebühren verlangen und weitere rechtliche Schritte einleiten.
Mahnung oder Zahlungserinnerung?
Rechtlich gibt es zwischen "Mahnung" und "Zahlungserinnerung" keinen Unterschied. Die Zahlungserinnerung ist einfach die freundlichere Form der ersten Kontaktaufnahme, bevor das härtere Wort "Mahnung" fällt. Du entscheidest über den Ton.
Wann gerät der Kunde in Verzug?
Hier lohnt sich die Unterscheidung zwischen Geschäfts- und Privatkunden:
Geschäftskunden (B2B): Der Verzug tritt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung automatisch ein, auch ohne gesonderte Mahnung (§ 286 BGB).
Privatkunden (B2C): Der automatische Verzug nach 30 Tagen greift nur, wenn du in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen hast. Sonst brauchst du eine Mahnung, um den Verzug auszulösen.
Auch eine ausdrückliche Zahlungsverweigerung oder ein kalendermäßig festgelegtes Zahlungsdatum können den Verzug auslösen.
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Bei Privatkunden lohnt sich ein kleiner Satz auf der Rechnung, zum Beispiel: "Bei Zahlung nach 30 Tagen tritt Verzug ein." Das erspart dir später eine zusätzliche Mahnung, nur um den Verzug auszulösen.
Das mehrstufige Mahnverfahren
Das dreistufige Mahnverfahren ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, hat sich aber kaufmännisch bewährt. Es gibt dir Struktur und wirkt professionell.
Stufe
Zeitpunkt
Ton und Inhalt
1. Zahlungserinnerung
1 bis 7 Tage nach Zahlungsziel
höflich, Hinweis auf Rechnung, neue Frist (z.B. 7 bis 10 Tage)
2. Erste Mahnung
10 bis 14 Tage danach
bestimmt, Hinweis auf Zinsen und Gebühren, kürzere Frist
3. Letzte Mahnung
7 bis 14 Tage danach
klar, Gesamtforderung, letzte kurze Frist (3 bis 7 Tage), Androhung gerichtlicher Schritte
Mit jeder Stufe wird der Ton bestimmter und die Frist kürzer. Die letzte Mahnung nennt die vollständige Forderung inklusive Zinsen und Pauschale und kündigt gerichtliche Schritte oder Inkasso an.
Verzugszinsen und Mahngebühren
Verzugszinsen berechnen
Die Höhe der Verzugszinsen orientiert sich am Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank. Ab dem 1. Januar 2026 beträgt dieser 1,27 Prozent. Darauf kommt ein Aufschlag, der sich nach der Art des Geschäfts richtet:
Geschäftsart
Aufschlag
Zinssatz (ab 01.01.2026)
Privatkunden (B2C)
5 Prozentpunkte
6,27 % p.a.
Geschäftskunden (B2B)
9 Prozentpunkte
10,27 % p.a.
Die 40-Euro-Pauschale für B2B
Gerät ein Geschäftskunde in Verzug, darfst du nach § 288 Abs. 5 BGB eine Pauschale von 40 Euro für den Verwaltungsaufwand verlangen. Wichtig: Das gilt ausschließlich im B2B-Bereich, nicht gegenüber Privatkunden.
Angemessene Mahngebühren
Zusätzlich kannst du Mahngebühren berechnen, die aber den tatsächlichen Aufwand widerspiegeln müssen. Üblich sind etwa 2,50 bis 5,00 Euro pro Mahnung. Überhöhte Gebühren sind nicht zulässig.
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Häufiger Fehler: Zu hohe Mahngebühren anzusetzen, ist ein Klassiker. Bleib bei realistischen Beträgen, sonst kann der Kunde die Gebühr zu Recht zurückweisen.
Was in eine rechtssichere Mahnung gehört
Damit deine Mahnung hält, was sie soll, sollten diese Angaben enthalten sein:
Absender- und Empfängerdaten
Datum der Mahnung und ein klarer Betreff
Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
ursprünglicher Rechnungsbetrag und das ursprüngliche Zahlungsziel
eine neue, konkrete Zahlungsfrist
deine Bankverbindung
ein Hinweis auf die Folgen bei Nichtzahlung
Grundlage für eine wirksame Mahnung ist eine korrekte Rechnung. Was da alles hineingehört, liest du bei den Pflichtangaben einer Rechnung.
Mahnung per E-Mail oder Brief?
Für eine Mahnung ist keine Schriftform vorgeschrieben, eine E-Mail ist rechtlich gültig. Für den Alltag ist das die schnellste und günstigste Variante.
Anders sieht es bei der letzten Mahnung vor gerichtlichen Schritten aus: Hier empfiehlt sich ein Einschreiben mit Rückschein, damit du den Zugang im Zweifel beweisen kannst.
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Bleibt die Mahnung erfolglos, kannst du den nächsten Schritt gehen: das gerichtliche Mahnverfahren oder ein Inkassounternehmen. Beides ist einfacher, wenn du deine Fristen und Belege sauber dokumentiert hast.
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Mahnung schreiben: deine Checkliste für den rechtssicheren Ablauf
Der schwierigste Teil beim Mahnen ist nicht das Schreiben, sondern der Überblick: Wer hat wann bezahlt, welche Frist läuft ab, wann ist die nächste Stufe fällig? Mit dem Angebote-Feature von unternio behältst du deine gestellten Rechnungen und deren Zahlungsstatus an einem Ort und erkennst sofort, bei wem eine Mahnung ansteht.
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Gesetzlich ist grundsätzlich nur eine Mahnung erforderlich, um den Schuldner in Verzug zu setzen. Kaufmännisch haben sich jedoch bis zu drei Mahnstufen bewährt: Zahlungserinnerung, erste Mahnung und letzte Mahnung.
Ab wann darf ich Verzugszinsen berechnen?
Verzugszinsen dürfen ab dem Verzugseintritt berechnet werden. Bei B2B-Geschäften ist das oft 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, bei Privatkunden nur mit ausdrücklichem Hinweis auf der Rechnung.
Darf ich Mahngebühren und die 40-Euro-Pauschale gleichzeitig verlangen?
Im B2B-Bereich kannst du die 40-Euro-Pauschale nach §288 Abs. 5 BGB zusätzlich zu angemessenen Mahngebühren geltend machen, die den tatsächlichen Aufwand widerspiegeln. Bei Privatkunden ist die Pauschale nicht zulässig.
Muss eine Mahnung per Post verschickt werden?
Nein, eine Mahnung per E-Mail ist rechtlich gültig, da keine Schriftform vorgeschrieben ist. Für die letzte Mahnung vor gerichtlichen Schritten ist ein Einschreiben mit Rückschein zur Beweissicherung aber empfehlenswert.
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