Was ist eine Mahnung und wann ist sie nötig?
Eine Mahnung ist eine klare Aufforderung, endlich zu zahlen. Sie setzt deinen Kunden offiziell in Verzug. Verzug heißt im Grunde genommen: Der Kunde zahlt zu spät. Dann darfst du Verzugszinsen berechnen, also Extra-Zinsen als Ausgleich. Beispiel: Zahlt der Kunde 10 Tage nach Verzugsbeginn, kannst du für diese Tage Zinsen verlangen. Das ist der entscheidende Punkt: Erst im Verzug darfst du Verzugszinsen und Mahngebühren verlangen und weitere rechtliche Schritte gehen.
Mahnung oder Zahlungserinnerung?
Rechtlich gibt es zwischen "Mahnung" und "Zahlungserinnerung" keinen Unterschied. Die Zahlungserinnerung ist einfach die freundlichere Form der ersten Kontaktaufnahme, bevor das härtere Wort "Mahnung" fällt. Du entscheidest über den Ton.
Wann gerät der Kunde in Verzug?
Hier lohnt sich die Unterscheidung zwischen Geschäfts- und Privatkunden:
- Geschäftskunden (B2B): Der Verzug tritt spätestens 30 Tage, nachdem die Rechnung fällig war und beunter Kunden angekommen ist, automatisch ein. Dafür brauchst du nicht einmal eine extra Mahnung (§ 286 BGB).
- Privatkunden (B2C): Der automatische Verzug nach 30 Tagen greift nur, wenn du in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen hast. Sonst brauchst du eine Mahnung, um den Verzug auszulösen.
Auch wenn der Kunde offen sagt, dass er nicht zahlt, oder wenn ein festes Zahlungsdatum im Kalender vereinbart war, kann der Verzug beginnen.
Das mehrstufige Mahnverfahren
Das dreistufige Mahnverfahren ist keine Pflicht. In der Praxis hat es sich aber bewährt. Es gibt dir Struktur und wirkt professionell.
| Stufe | Zeitpunkt | Ton und Inhalt |
|---|---|---|
| 1. Zahlungserinnerung | 1 bis 7 Tage nach Zahlungsziel | höflich, Hinweis auf Rechnung, neue Frist (z.B. 7 bis 10 Tage) |
| 2. Erste Mahnung | 10 bis 14 Tage danach | bestimmt, Hinweis auf Zinsen und Gebühren, kürzere Frist |
| 3. Letzte Mahnung | 7 bis 14 Tage danach | klar, Gesamtforderung, letzte kurze Frist (3 bis 7 Tage), Androhung gerichtlicher Schritte |
Mit jeder Stufe wird der Ton bestimmter und die Frist kürzer. Die letzte Mahnung nennt die vollständige Forderung mit Zinsen und Pauschale. Sie kündigt gerichtliche Schritte oder ein Inkasso an. Inkasso heißt im Grunde genommen, dass eine Firma für dich das offene Geld eintreibt.
Verzugszinsen und Mahngebühren
Verzugszinsen berechnen
Die Höhe der Verzugszinsen richtet sich nach dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank. Der Basiszinssatz ist im Grunde genommen ein offizieller Zinswert, den die Bundesbank zweimal im Jahr neu festlegt. Er ist der Startwert, auf den dann ein Aufschlag draufkommt. Seit dem 1. Juli 2026 beträgt der Basiszinssatz 1,52 Prozent (er wird zum 1. Januar und 1. Juli neu festgelegt). Der Aufschlag richtet sich danach, um welche Art von Geschäft es geht:
| Geschäftsart | Aufschlag | Zinssatz (seit 01.07.2026) |
|---|---|---|
| Privatkunden (B2C) | 5 Prozentpunkte | 6,52 % p.a. |
| Geschäftskunden (B2B) | 9 Prozentpunkte | 10,52 % p.a. |
Die 40-Euro-Pauschale für B2B
Gerät ein Geschäftskunde in Verzug, darfst du eine Pauschale von 40 Euro für deinen Aufwand verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB). Wichtig: Das gilt nur bei Firmenkunden (B2B), nicht bei Privatkunden.
Angemessene Mahngebühren
Zusätzlich darfst du Mahngebühren berechnen. Sie müssen aber deinem echten Aufwand entsprechen. Üblich sind etwa 2,50 bis 5,00 Euro pro Mahnung. Zu hohe Gebühren sind nicht erlaubt.
Was in eine rechtssichere Mahnung gehört
Damit deine Mahnung hält, was sie soll, sollten diese Angaben enthalten sein:
- Absender- und Empfängerdaten
- Datum der Mahnung und ein klarer Betreff
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- ursprünglicher Rechnungsbetrag und das ursprüngliche Zahlungsziel
- eine neue, konkrete Zahlungsfrist
- deine Bankverbindung
- ein Hinweis auf die Folgen bei Nichtzahlung
Grundlage für eine wirksame Mahnung ist eine korrekte Rechnung. Was da alles hineingehört, liest du bei den Pflichtangaben einer Rechnung.
Mahnung per E-Mail oder Brief?
Für eine Mahnung ist keine besondere Schriftform Pflicht. Eine E-Mail ist rechtlich gültig. Für den Alltag ist das die schnellste und günstigste Variante.
Anders ist es bei der letzten Mahnung, kurz bevor du vor Gericht gehst. Hier lohnt sich ein Einschreiben mit Rückschein. Das ist ein Brief, bei dem der Empfänger den Erhalt unterschreibt. So kannst du im Zweifel beweisen, dass die Mahnung angekommen ist.