Stundensatz berechnen: So kalkulierst du richtig

Warum die richtige Kalkulation entscheidend ist

Dein Stundensatz ist mehr als eine Zahl auf dem Angebot. Er entscheidet, ob deine Selbstständigkeit auf Dauer funktioniert. Ist er zu niedrig, arbeitest du viel und verdienst trotzdem zu wenig. Dann reicht es nicht für Kosten, Altersvorsorge und Rücklagen. Ein sauber ausgerechneter Satz sichert deine Existenz und lässt Platz für Gewinn.

Gleichzeitig zeigt dein Preis, wo du am Markt stehst. Zu günstig wirkt schnell unseriös. Zu teuer ohne klaren Mehrwert schreckt ab. Den richtigen Satz findest du deshalb nicht durch Raten, sondern durch Rechnen.

Die Grundlagen: Kosten und Arbeitszeit

Alle Kosten im Blick

Zwei Arten von Kosten musst du decken. Erstens die betrieblichen Kosten, also alles, was du für die Firma ausgibst: Büromiete, Software-Lizenzen, Versicherungen wie die Betriebshaftpflicht (sie zahlt, wenn du bei der Arbeit einen Schaden verursachst), Marketing, Fahrtkosten und Weiterbildung. Zweitens deine privaten Kosten, denn du willst schließlich davon leben: Miete, Essen und Leben, Altersvorsorge sowie deine Kranken- und Pflegeversicherung.

Produktive und unproduktive Stunden

Jetzt kommt der Punkt, den fast alle unterschätzen: Du kannst nicht jede Arbeitsstunde in Rechnung stellen. Ein großer Teil deiner Zeit geht für andere Dinge drauf: Kundensuche (Akquise), Verwaltung, Angebote schreiben und Weiterbildung. Dazu kommen Urlaub und Krankheit. In der Praxis können viele Selbstständige nur rund 50 bis 60 Prozent ihrer Arbeitszeit direkt abrechnen (fakturieren). Fakturieren heißt im Grunde genommen: einem Kunden eine Leistung in Rechnung stellen.

Ein Rechenbeispiel: Bei 220 Arbeitstagen im Jahr und 8 Stunden pro Tag kommst du auf 1.760 Stunden im Jahr. Rechnest du mit 60 Prozent, die du wirklich abrechnen kannst, bleiben etwa 1.056 abrechenbare Stunden übrig. Nur diese Stunden bringen dir Geld. Sie müssen aber alle Kosten und deinen Gewinn tragen.

Schritt für Schritt zum Stundensatz

1. Jahresarbeitszeit ermitteln: Arbeitstage mal Stunden pro Tag, im Beispiel 1.760 Stunden.
2. Abrechenbare Stunden bestimmen: der Anteil, den du wirklich in Rechnung stellen kannst, im Beispiel rund 1.056 Stunden.
3. Gesamtkosten pro Jahr berechnen: betriebliche und private Kosten zusammenzählen.
4. Gewünschten Jahresgewinn festlegen: das, was am Ende zusätzlich zu den Kosten übrig bleiben soll.
5. Netto-Stundensatz ausrechnen: (Gesamtkosten + Gewinn) geteilt durch die abrechenbaren Stunden. Netto heißt: der Betrag ohne Umsatzsteuer.

Musst du Umsatzsteuer abführen, kommt im letzten Schritt noch die Umsatzsteuer auf den Netto-Satz obendrauf. So erhältst du den Brutto-Stundensatz. Brutto heißt: der Betrag mit Umsatzsteuer.

Vom Stundensatz zum Angebotspreis

Der Stundensatz ist deine innere Rechengrundlage. Nach außen kannst du ihn aber unterschiedlich anbieten:

• Projektpreise und Pauschalen: Du schätzt den Aufwand und nennst einen Festpreis. Für den Kunden gut planbar, für dich mit einem Risiko, wenn du dich verschätzt.
• Preise nach Wert: Du richtest dich nach dem Nutzen für den Kunden, nicht nur nach der Zeit. Sinnvoll, wenn dein Ergebnis dem Kunden viel bringt.
• Staffelpreise und Pakete: mehrere Leistungen zusammen zu einem attraktiven Gesamtpreis, gut für Aufträge, die sich wiederholen.

Egal welche Form du wählst: Dein ausgerechneter Stundensatz bleibt deine Untergrenze. Wie du daraus ein sauberes Angebot machst, zeigt der Ratgeber Angebot schreiben.

Rechtliche Aspekte und Steuern

Umsatzsteuer: Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung

Ob du Umsatzsteuer aufschlägst, hängt von deinem Status ab. Als Kleinunternehmer nach der Kleinunternehmerregelung (§ 19 Umsatzsteuergesetz) weist du keine Umsatzsteuer aus. Dafür kannst du aber auch keine Vorsteuer abziehen. Die Vorsteuer ist im Grunde genommen die Umsatzsteuer, die du selbst beim Einkaufen zahlst und dir sonst vom Finanzamt zurückholen könntest. Beispiel: Beim Laptop für 1.190 Euro wären das 190 Euro. Die Regelung gilt, wenn dein Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 Euro bleibt.

Bei der Regelbesteuerung (das ist der Normalfall) weist du Umsatzsteuer aus und zahlst sie ans Finanzamt. Dafür darfst du aber die Vorsteuer aus deinen eigenen Einkäufen zurückholen. Ob sich die Kleinunternehmerregelung für dich lohnt, liest du unter Kleinunternehmerregelung.

Preisangabenverordnung und AGB

Wenn du Privatkunden (Verbrauchern) Preise nennst, gilt die Preisangabenverordnung (PAngV). Das ist im Grunde genommen das Gesetz, das regelt, wie du Preise angeben musst. Du musst Endpreise nennen, in denen schon alles drin ist, auch die Umsatzsteuer. Bei bestimmten Waren kommt noch der Grundpreis dazu, also der Preis pro Kilo oder Liter. Klare Preis-Absprachen in deinen AGB (den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, also deinem Kleingedruckten) beugen späterem Streit vor.