Warum die richtige Kalkulation entscheidend ist
Dein Stundensatz ist mehr als eine Zahl auf dem Angebot. Er entscheidet darüber, ob deine Selbstständigkeit dauerhaft trägt. Ist er zu niedrig, arbeitest du viel und verdienst trotzdem zu wenig, um Kosten, Altersvorsorge und Rücklagen zu decken. Ein sauber kalkulierter Satz sichert deine Existenz und schafft Raum für Gewinn.
Gleichzeitig positioniert dich dein Preis am Markt. Zu günstig wirkt schnell unseriös, zu teuer ohne erkennbaren Mehrwert schreckt ab. Der richtige Satz entsteht deshalb nicht durch Raten, sondern durch Rechnen.
Die Grundlagen: Kosten und Arbeitszeit
Alle Kosten im Blick
Zwei Arten von Kosten musst du decken. Zum einen die betrieblichen Kosten: Büromiete, Softwarelizenzen, Versicherungen wie die Betriebshaftpflicht, Marketing, Fahrtkosten und Weiterbildung. Zum anderen deine privaten Kosten, denn du willst schließlich davon leben: Miete, Lebenshaltung, Altersvorsorge und die Kranken- und Pflegeversicherung.
Produktive und unproduktive Stunden
Jetzt kommt der Punkt, den fast alle unterschätzen: Du kannst nicht jede Arbeitsstunde in Rechnung stellen. Ein großer Teil deiner Zeit geht in Akquise, Verwaltung, Angebote, Weiterbildung, dazu kommen Urlaub und Krankheit. In der Praxis können viele Selbstständige nur rund 50 bis 60 Prozent ihrer Arbeitszeit direkt fakturieren.
Ein Rechenbeispiel: Bei 220 Arbeitstagen im Jahr und 8 Stunden pro Tag kommst du auf 1.760 Jahresstunden. Rechnest du mit 60 Prozent Produktivität, bleiben etwa 1.056 fakturierbare Stunden übrig. Nur diese Stunden bringen dir Umsatz, müssen aber alle Kosten und den Gewinn tragen.
Schritt für Schritt zum Stundensatz
- Jahresarbeitszeit ermitteln: Arbeitstage mal Stunden pro Tag, im Beispiel 1.760 Stunden.
- Fakturierbare Stunden bestimmen: realistischer Produktivanteil, im Beispiel rund 1.056 Stunden.
- Gesamtkosten pro Jahr berechnen: betriebliche plus private Kosten zusammenzählen.
- Gewünschten Jahresgewinn definieren: das, was über die reine Kostendeckung hinaus übrig bleiben soll.
- Netto-Stundensatz ermitteln: (Gesamtkosten + Gewinn) geteilt durch die fakturierbaren Stunden.
Bist du umsatzsteuerpflichtig, kommt im letzten Schritt noch die Umsatzsteuer auf den Netto-Satz obendrauf, um den Brutto-Stundensatz zu erhalten.
Vom Stundensatz zum Angebotspreis
Der Stundensatz ist deine innere Kalkulationsgrundlage. Nach außen kannst du unterschiedlich anbieten:
- Projektpreise und Pauschalen: Du schätzt den Aufwand und nennst einen Festpreis. Für den Kunden planbar, für dich mit Kalkulationsrisiko.
- Wertbasierte Preise: Du orientierst dich am Nutzen für den Kunden, nicht nur an der Zeit. Sinnvoll, wenn dein Ergebnis großen Wert schafft.
- Staffelpreise und Pakete: gebündelte Leistungen zu einem attraktiven Gesamtpreis, gut für wiederkehrende Aufträge.
Egal welche Form du wählst, der kalkulierte Stundensatz bleibt deine Untergrenze. Wie du daraus ein sauberes Angebot machst, zeigt der Ratgeber Angebot schreiben.
Rechtliche Aspekte und Steuern
Umsatzsteuer: Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung
Ob du Umsatzsteuer aufschlägst, hängt von deinem Status ab. Als Kleinunternehmer nach §19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus und kannst im Gegenzug keine Vorsteuer abziehen. Die Regelung gilt, wenn dein Umsatz im Vorjahr 22.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigt.
Bei Regelbesteuerung weist du Umsatzsteuer aus und führst sie ab, kannst dafür aber Vorsteuer aus deinen eigenen Einkäufen geltend machen. Ob sich die Kleinunternehmerregelung für dich lohnt, liest du unter Kleinunternehmerregelung.
Preisangabenverordnung und AGB
Wenn du Preise gegenüber Verbrauchern angibst, greift die Preisangabenverordnung (PAngV). Du musst Endpreise nennen, die alle Bestandteile inklusive Umsatzsteuer enthalten. Bei bestimmten Waren kommt zusätzlich der Grundpreis hinzu. Klare Preisvereinbarungen in deinen AGB beugen späteren Streitigkeiten vor.