Urlaubsanspruch berechnen: Formel, Teilzeit, Übertrag und Resturlaub

Das gesetzliche Minimum

Das Bundesurlaubsgesetz (§ 3 BUrlG) garantiert jedem Arbeitnehmer mindestens 24 Werktage Urlaub pro Jahr. Achtung, Werktage sind Montag bis Samstag. Für die übliche 5-Tage-Woche ergibt das umgerechnet 20 Arbeitstage. Alles darüber ist vertraglicher Zusatzurlaub, den du frei gestalten kannst.

Die Formel für Teilzeit und Minijob

Bei Teilzeit zählt nur eines: an wie vielen Tagen pro Woche gearbeitet wird. Die Stundenzahl pro Tag ist für den Urlaubsanspruch egal, denn ein Urlaubstag befreit immer von einem ganzen Arbeitstag.

Urlaubsanspruch = vertraglicher Jahresurlaub (Vollzeit) × eigene Arbeitstage pro Woche ÷ betriebsübliche Arbeitstage pro Woche

Beispiele bei 30 Tagen Vollzeiturlaub und 5-Tage-Woche im Betrieb:

• Teilzeit an 4 Tagen: 30 × 4 ÷ 5 = 24 Urlaubstage
• Teilzeit an 3 Tagen: 30 × 3 ÷ 5 = 18 Urlaubstage
• Minijob an 2 Tagen: 30 × 2 ÷ 5 = 12 Urlaubstage

Wichtig: Minijobber sind rechtlich normale Teilzeitkräfte und haben denselben anteiligen Anspruch auf bezahlten Urlaub. Mehr zu den übrigen Pflichten liest du im Ratgeber Minijobber einstellen.

Wartezeit und anteiliger Urlaub

Der volle Jahresanspruch entsteht erst nach 6 Monaten Betriebszugehörigkeit (Wartezeit, § 4 BUrlG). Vorher und im Eintrittsjahr gilt der Teilurlaub nach § 5 BUrlG: 1/12 des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat.

Beispiel: Eintritt zum 1. September, 24 Tage Jahresurlaub. Im Eintrittsjahr stehen dem Mitarbeiter 4/12, also 8 Tage zu. Ab dem folgenden 1. März (nach 6 Monaten) ist die Wartezeit erfüllt und es gilt der volle Anspruch des neuen Jahres.

Übertrag und Verfall: der 31. März

Grundsätzlich ist Urlaub im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Eine Übertragung ins Folgejahr ist nur bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen möglich, dann muss der Urlaub bis zum 31. März genommen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG).

Aber: Nach der Rechtsprechung von EuGH und Bundesarbeitsgericht verfällt Urlaub nicht automatisch. Du musst als Arbeitgeber deine Mitwirkungsobliegenheit erfüllen, das heißt jeden Mitarbeiter rechtzeitig, konkret und nachweisbar auffordern, den Urlaub zu nehmen, und klar auf den sonst drohenden Verfall hinweisen. Ohne diesen Hinweis läuft der Urlaub weiter und kann sich über Jahre ansammeln.

Bei langer Krankheit gilt eine Sonderregel: Der Urlaub verfällt spätestens 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, also zum 31. März des übernächsten Jahres, auch ohne dass der Mitarbeiter ihn nehmen konnte.

Sonderfälle: Krankheit, Kündigung, Urlaubsentgelt

• Krank im Urlaub: Mit Attest nachgewiesene Krankheitstage zählen nicht als Urlaub (§ 9 BUrlG) und wandern zurück aufs Konto.
• Kündigung: Nicht genommener Urlaub wird beim Ausscheiden abgegolten, also ausgezahlt (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Bei Ausscheiden in der ersten Jahreshälfte gilt 1/12 je vollem Monat, ab 1. Juli der volle gesetzliche Anspruch.
• Urlaubsentgelt: Während des Urlaubs gibt es das Gehalt weiter, berechnet nach dem Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen (§ 11 BUrlG). Bei Provisionen oder regelmäßigen Zuschlägen liegt das über dem Grundgehalt.
• Urlaub und Elternzeit/Mutterschutz: Mutterschutzzeiten gelten als Beschäftigungszeit, für Elternzeit darf der Anspruch je vollem Monat um 1/12 gekürzt werden, wenn du die Kürzung ausdrücklich erklärst.

Urlaubskonten sauber führen

Damit die Rechnung im Alltag stimmt, brauchst du je Mitarbeiter ein laufendes Konto mit vier Zahlen:

1. Anspruch: vertraglicher Jahresurlaub plus Übertrag aus dem Vorjahr
2. Genehmigt: alle bewilligten Urlaubstage des Jahres
3. Davon genommen: die bereits verstrichenen Tage
4. Rest: Anspruch minus genehmigte Tage

Gezählt werden nur Arbeitstage: Wochenenden und gesetzliche Feiertage (je nach Bundesland unterschiedlich) verbrauchen keinen Urlaub. Ein Zettelkasten oder eine Excel-Liste kippt hier schnell, spätestens wenn Anträge, Krankmeldungen und der Dienstplan zusammenkommen und sich gegenseitig beeinflussen.