Warum es das gibt
Manche Aufgaben betreffen nicht eine Sache, sondern viele Kunden gleichzeitig: Alle Wartungskunden brauchen einen Termin. Alle Bestandskunden sollen über eine Preisanpassung informiert werden. Alle Mieter bekommen die Nebenkostenabrechnung.
Von Hand hieße das, dreißig fast identische Aufgaben anzulegen. Genau das nimmt dir diese Funktion ab: Du beschreibst die Aufgabe einmal, wählst eine Kundengruppe, und unternio legt je Kontakt einen eigenen Eintrag an. Eigenständig deshalb, weil du bei jedem einzeln abhaken willst, wen du schon erreicht hast.
Wofür du es brauchst
- Wartungstermine für die Saison vereinbaren. Eine Aufgabe je Wartungskunde, abhakbar sobald der Termin steht.
- Preisanpassung ankündigen. Je Bestandskunde ein Eintrag, damit keiner vergessen wird.
- Unterlagen einsammeln. Etwa fehlende Umsatzsteuer-Identifikationsnummern bei Geschäftskunden.
- Nach einer Aktion nachfassen. Wer auf ein Angebot nicht reagiert hat, bekommt einen eigenen Eintrag.
Wie genau: Schritt für Schritt
Gruppen vergeben
Im Kontakt-Editor unter Gruppen beliebige Gruppen eintragen, mehrere durch Komma getrennt, zum Beispiel A-Kunden, Newsletter. Siehe Kontakt-Gruppen nutzen.
Sammelaufgabe starten
Im Modul Aufgaben & Fristen auf Aufgabe für Kundengruppe klicken.
Gruppe und Titel wählen
Gruppe auswählen, Titel vergeben, Fälligkeit und optional ein Intervall setzen.
Verteilen
Speichern. unternio legt pro Kontakt eine Aufgabe an und hängt den Kontaktnamen an den Titel, damit du in der Liste sofort siehst, um wen es geht.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Ein Heizungsbauer hat 34 Kunden mit Wartungsvertrag. Im September beginnt die Saison, alle brauchen einen Termin.
Vorbereitung: Im Kundenbereich haben diese Kontakte die Gruppe „Wartung“. Ein Kontakt kann in mehreren Gruppen sein, das ist hier praktisch: Manche sind gleichzeitig in „Großkunden“.
Was er macht: In Aufgaben & Fristen auf „Aufgabe für Kundengruppe“, Gruppe „Wartung“ wählen. Die Vorschau zeigt sofort: 34 Kontakte betroffen. Titel „Wartungstermin vereinbaren“, fällig 30.09., Priorität mittel, zuständig der Innendienst.
Das Ergebnis: 34 Aufgaben, jede mit dem Kundennamen im Titel. Der Innendienst arbeitet sie ab und hakt einzeln ab. Am 20.09. sieht der Inhaber auf einen Blick, dass noch sieben offen sind, und weiß, welche sieben.
Wenn es klemmt
- Die Vorschau zeigt null Kontakte.
- Dann ist die Gruppe leer oder anders geschrieben. Gruppen werden im Kundenbereich am Kontakt gepflegt, Groß- und Kleinschreibung zählt.
- Ich finde den Knopf nicht.
- Er sitzt in Aufgaben & Fristen, nicht im Kundenbereich. Dort ordnest du nur Gruppen zu; angelegt wird die Aufgabe dort, wo Aufgaben hingehören.
- Es sind zu viele Aufgaben geworden.
- Ein Rückgängig für den ganzen Schwung gibt es nicht. Filter in Aufgaben & Fristen nach dem Titel und lösch sie in einem Durchgang.
- Ich will nur einen Teil der Gruppe.
- Dann leg vorher eine engere Gruppe an. Ein Kontakt darf in mehreren Gruppen sein, das kostet nichts.