Warum es das gibt
Gruppen sind kein Ordnungssystem für Ordnungsliebhaber, sondern der Hebel für alles, was du mit mehreren Kunden gleichzeitig machst. Ohne Gruppen musst du bei einer Preisanpassung dreißig Kontakte einzeln durchgehen und hoffen, keinen zu übersehen.
Ein Kontakt darf in mehreren Gruppen sein, und das ist Absicht: Ein Kunde kann gleichzeitig Wartungskunde, Großkunde und Empfehlungsgeber sein. Wer sich zwingt, jeden in genau eine Schublade zu stecken, baut sich ein System, das nach einem halben Jahr nicht mehr stimmt.
Wofür du es brauchst
- Wartungs- oder Vertragskunden. Die Gruppe, aus der einmal im Jahr eine Terminwelle wird.
- Großkunden. Für Preislisten, Sonderkonditionen oder einfach, um zu wissen, wer den Umsatz trägt.
- Regionen oder Touren. Wenn Anfahrt eine Rolle spielt, ist die Gruppe die einfachste Tourenplanung.
- Herkunft. Empfehlung, Messe, Website: hilft bei der Frage, welcher Kanal sich lohnt.
Wie genau: Schritt für Schritt
Gruppe vergeben
Kontakt öffnen, Feld Gruppen, Namen eintragen. Mehrere Gruppen durch Komma trennen, zum Beispiel A-Kunden, Wartungsvertrag.
Nach Gruppe filtern
In der Kontaktliste über den Gruppen-Filter auswählen. Du siehst nur noch die Kontakte dieser Gruppe.
Sammelaufgabe anlegen
Im Aufgaben & Fristen auf Aufgabe für Kundengruppe, Gruppe wählen, Titel vergeben. unternio legt je Kontakt eine Aufgabe an.
Ein Beispiel
Ausgangslage: 140 Kontakte, gewachsen über drei Jahre, ohne jede Struktur.
Was er macht: Er vergibt drei Gruppen: „Wartung“ für alle mit Wartungsvertrag, „Großkunde“ für alle über 10.000 Euro Jahresumsatz, „Inaktiv“ für alle ohne Auftrag seit zwei Jahren. Manche Kontakte bekommen zwei davon.
Was das bringt: Im September legt er über „Aufgabe für Kundengruppe“ mit einem Klick 34 Terminaufgaben für die Wartungskunden an. Im Januar filtert er auf „Großkunde“ und ruft die zwölf persönlich an. Die Gruppe „Inaktiv“ nutzt er für eine Rückgewinnungsaktion.
Beim Export: Die Gruppen stehen in der CSV mit drin, komma-getrennt, falls ein Kontakt mehreren angehört.
Gruppen, die sich bewährt haben
- A-Kunden, B-Kunden, C-Kunden für die Priorisierung im Vertrieb
- Wartungsvertrag für alle mit laufender Betreuung
- Newsletter für Marketing-Aktionen
- Lieferant zur Abgrenzung von Kunden
- Ehemalig für inaktive Beziehungen, die du nicht löschen willst
Wenn es klemmt
- Ich habe eine Gruppe zweimal, mit unterschiedlicher Schreibweise.
- Groß- und Kleinschreibung zählt. Nutz die Vorschlagsliste im Eingabefeld, statt frei zu tippen, dann passiert das nicht.
- Eine Gruppe soll umbenannt werden.
- Es gibt keine zentrale Verwaltung. Filter auf die alte Gruppe und ändere sie an den Kontakten; bei vielen Einträgen geht das über Export, Bearbeitung in Excel und Import.
- Die Gruppen-Aufgabe erwischt zu viele.
- Dann ist die Gruppe zu grob. Leg eine engere an; ein Kontakt darf in beiden sein.
- Beim Import fehlen die Gruppen.
- Sie müssen in einer eigenen Spalte stehen, mehrere durch Komma getrennt.