Warum es das gibt
Der Bereich heißt „Aufgaben & Fristen“ und nicht „To-do-Liste“, weil er etwas anderes ist. Eine To-do-Liste sammelt, was du dir vornimmst. Hier steht, was passieren muss: die Umsatzsteuer-Voranmeldung am 10., die Kündigungsfrist, die in drei Wochen abläuft, die jährliche Unterweisung nach dem Arbeitsschutzgesetz. Der Unterschied ist der Preis des Vergessens.
Deshalb hat jede Aufgabe hier ein Fälligkeitsdatum, eine Priorität und eine zuständige Person. Ohne Datum kann nichts überfällig werden, ohne Zuständigkeit fühlt sich niemand angesprochen, und ohne Priorität sieht die Liste am Montag aus wie eine Wand.
Der zweite Punkt ist, dass diese Liste nicht nur aus dem besteht, was du eintippst. unternio legt selbst Einträge dazu: gesetzliche Fristen für deine Rechtsform und Branche, Vertragsstichtage, überfällige Rechnungen. Du siehst also an einer Stelle, was ansteht, statt an fünf.
Wofür du es brauchst
- Eine wiederkehrende Pflicht. Umsatzsteuer-Voranmeldung, Prüfung der Leitern, Wartung der Heizung: einmal anlegen, Intervall setzen, dann kommt sie von selbst wieder.
- Etwas, das an einem Termin hängt. Kündigung raus bis zum 30.09., Angebot nachfassen bis Freitag.
- Eine Aufgabe für jemand anderen. Zuständigkeit setzen, die Person bekommt eine Benachrichtigung über die Glocke.
- Etwas, das zu einem Projekt gehört. Über das Projekt-Feld verknüpft, dann taucht sie auch im Projekt auf.
Wie genau: Schritt für Schritt
Editor öffnen
Im Modul Aufgaben & Fristen auf + Neue Aufgabe klicken. Schneller geht es über die Schnellaktionen in der Übersicht oder mit Strg + K und dem Befehl Neue Aufgabe.
Titel und Fälligkeit
Formuliere den Titel als Handlung, also Umsatzsteuer-Voranmeldung Q3 abgeben statt USt. Setze ein Fälligkeitsdatum, danach richtet sich alles Weitere: Kalender, Ampel und Erinnerung.
Bereich wählen
Der Bereich sortiert deine Aufgaben thematisch, zum Beispiel Steuern, Personal, Datenschutz oder Projekte. Er ist die Grundlage für die Gruppierung in der Liste.
Priorität und Status setzen
Priorität niedrig, mittel oder hoch. Status offen, in Arbeit oder erledigt. Beides sind Knöpfe, ein Klick genügt.
Zuständigkeit festlegen
Wähle Person und, falls sinnvoll, Abteilung. Voreingestellt bist du selbst. Die zugewiesene Person bekommt eine Benachrichtigung über die Glocke.
Optional: Intervall und Projekt
Mit einem Intervall wird die Aufgabe wiederkehrend, siehe Wiederkehrende Aufgaben. Über das Projekt-Feld hängst du sie an ein Kundenprojekt.
Speichern
Die Aufgabe erscheint sofort in der Liste, im Kalender und, sobald sie fällig wird, in Heute wichtig auf der Übersicht.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Ein Betrieb mit vier Mitarbeitern muss die jährliche Sicherheitsunterweisung durchführen. Sie war letztes Jahr im Februar, dieses Jahr hat sie niemand auf dem Schirm.
Was er anlegt: Titel „Sicherheitsunterweisung aller Mitarbeiter“, Bereich Personal, Priorität hoch, fällig 15.02. Zuständig ist der Teamleiter. In der Beschreibung notiert er, dass die Unterschriftenliste ins Personalverzeichnis gehört.
Das Entscheidende: Beim Intervall wählt er „Jährlich“. Sobald die Aufgabe erledigt ist, legt unternio automatisch die nächste an, fällig ein Jahr später. Er muss nie wieder daran denken.
Wie sie auftaucht: Ab dem Fälligkeitsdatum steht sie farbig markiert oben in der Liste. Ist die tägliche Erinnerungsmail eingeschaltet, bekommt der Inhaber sie morgens im Digest. Der Teamleiter sieht sie in seiner Ansicht, weil er zuständig ist.
Aufgaben aus anderen Modulen
Nicht jede Aufgabe legst du von Hand an. unternio erzeugt selbst welche:
- Unternio-Infos zu Gesetzesänderungen und Fristen, siehe Vorschläge und Unternio-Infos.
- Vertragsfristen erscheinen automatisch, sobald du einen Vertrag mit Kündigungsfrist erfasst.
- Automatische Hinweise aus dem Frühwarnsystem, amber hinterlegt.
Wenn es klemmt
- Meine Aufgabe taucht nirgends auf.
- Wahrscheinlich fehlt das Fälligkeitsdatum. Ohne Datum kann eine Aufgabe nicht fällig werden und erscheint weder in Erinnerungen noch im Kalender.
- Die Folgeaufgabe wurde nicht angelegt.
- Sie entsteht erst, wenn du die Aufgabe auf erledigt setzt, und nur, wenn ein Intervall gewählt ist. Erneutes Speichern einer schon erledigten Aufgabe erzeugt keine zweite.
- Ich brauche ein Intervall, das es nicht gibt.
- Die Auswahl pflegst du selbst unter Einstellungen, Vorgaben, Intervall-Vorgaben. Trag dort ein, was dein Betrieb braucht, etwa „Alle 2 Wochen“.
- Der Kollege sieht die Aufgabe nicht.
- Zuständigkeit allein macht sie nicht sichtbar, wenn ihm das Leserecht für den Bereich fehlt. Rechte prüfst du im Team-Bereich.