Warum es das gibt
Die meisten Pflichten in einem Betrieb sind keine Überraschung. Sie kommen monatlich, quartalsweise oder jährlich, und trotzdem werden sie vergessen, weil niemand sie erneut anlegt, sobald sie einmal erledigt sind.
Deshalb entsteht die nächste Aufgabe in unternio nicht beim Anlegen, sondern beim Erledigen. Das klingt nach einem Detail, ist aber der Unterschied zwischen einer Kette, die weiterläuft, und einer Liste, die sich nach drei Monaten leert. Und es hat einen zweiten Vorteil: Die Folgeaufgabe rechnet vom tatsächlichen Erledigungsdatum, nicht vom geplanten. Wer die Wartung zwei Wochen später macht, bekommt die nächste auch zwei Wochen später.
Wofür du es brauchst
- Steuerliche Fristen. Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich oder quartalsweise, je nach deinem Rhythmus.
- Prüfungen und Wartungen. Leitern, Elektrogeräte, Fahrzeuge, Feuerlöscher: alles mit gesetzlichem Turnus.
- Regelmäßige Gespräche. Mitarbeitergespräche, Sicherheitsunterweisung, Datenschutzschulung.
- Kaufmännische Routine. Offene Posten prüfen, Kontoabgleich, Preisliste überarbeiten.
Wie genau: Schritt für Schritt
Intervall setzen
Öffne die Aufgabe und wähle im Feld Intervall einen Rhythmus, etwa Monatlich, Quartalsweise oder Jährlich.
Aufgabe erledigen
Setze die Aufgabe auf Erledigt. unternio legt sofort die nächste offene Aufgabe mit dem passenden neuen Fälligkeitsdatum an, inklusive Bereich, Priorität und Zuständigkeit.
Eigene Rhythmen anlegen
Einstellungen → Vorgaben → Intervall-Vorgaben. Dort ergänzt du zum Beispiel Alle 2 Wochen oder Alle 2 Jahre. Die Auswahl erscheint danach im Aufgaben-Editor.
Kette beenden
Willst du die Wiederholung stoppen, entferne vor dem Erledigen das Intervall oder lösche die künftige Aufgabe.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist monatlich fällig, jeweils zum 10. des Folgemonats.
Was er anlegt: Eine Aufgabe „Umsatzsteuer-Voranmeldung“, fällig 10.08., Priorität hoch, Intervall „Monatlich“.
Am 8. August: Er erledigt sie und hakt sie ab. unternio legt sofort die nächste an, fällig 8. September, also einen Monat nach dem tatsächlichen Erledigungsdatum. Beim ersten Mal erscheint dazu ein kurzer Hinweis, was gerade passiert ist; den kannst du dauerhaft ausblenden.
Nach einem Jahr: Zwölf erledigte Einträge stehen im Verlauf, mit Datum und Person. Bei einer Prüfung ist das ein sauberer Nachweis, dass die Pflicht bearbeitet wurde.
Warum erst beim Erledigen
Wenn unternio zwölf Aufgaben auf Vorrat anlegen würde, wäre deine Liste voller Zukunft und du würdest den Blick für heute verlieren. Deshalb gilt: eine offene Aufgabe je Kette. Der Kalender zeigt dir trotzdem, was ansteht.
Typische Intervalle
| Pflicht | Intervall |
|---|---|
| Umsatzsteuer-Voranmeldung | monatlich oder quartalsweise |
| Betriebliche Unterweisung der Mitarbeiter | jährlich |
| Erste-Hilfe-Fortbildung der Ersthelfer | alle 2 Jahre |
| Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Geräte | jährlich |
| Datenschutz-Verzeichnis prüfen | jährlich |
Wenn es klemmt
- Ich habe zweimal gespeichert und jetzt zwei Folgeaufgaben.
- Passiert nicht: unternio legt je Erledigung nur eine Folgeaufgabe an und erkennt, wenn schon eine existiert.
- Die nächste Aufgabe hat ein anderes Datum als erwartet.
- Gerechnet wird ab dem Tag, an dem du abgehakt hast, nicht ab dem geplanten Termin. Das ist bei Wartungen gewollt, weil die Frist ab der letzten Durchführung läuft.
- Ich will die Kette beenden.
- Nimm bei der offenen Aufgabe das Intervall heraus und erledige sie dann. Ohne Intervall entsteht keine Folgeaufgabe.
- Der Hinweis beim Erledigen nervt.
- Er erscheint einmal und lässt sich dauerhaft wegklicken.