Warum es das gibt
Eine Liste mit achtzig Einträgen ist keine Hilfe, sondern eine Wand. Nach ein paar Wochen Betrieb hat jede Aufgabenliste diese Größe, und ab da entscheidet die Filterung darüber, ob damit noch jemand arbeitet.
Die wichtigste Einstellung ist deshalb nicht die Suche, sondern die Kombination aus Zuständigkeit und Zeitraum. „Meine Aufgaben, diese Woche“ macht aus achtzig Zeilen fünf, und fünf Zeilen arbeitet man ab.
Wofür du es brauchst
- Der Montagmorgen. Auf dich selbst und die laufende Woche filtern, dann steht dein Plan da.
- Der Blick auf das Team. Nach Person filtern und sehen, wo etwas hängt.
- Ein bestimmter Bereich. Nur Personal, nur Steuern, nur Projekte.
- Auswertung für eine Besprechung. Filtern und exportieren, dann liegt die Liste als Datei für Excel vor.
Wie genau: Schritt für Schritt
Schnellfilter nutzen
Klicke auf einen Chip über der Liste. Die Auswahl bleibt, bis du sie wieder aufhebst.
Nach Bereich gruppieren
Der Umschalter ordnet die Liste nach Bereichen wie Steuern, Personal oder Datenschutz, mit Zähler je Gruppe.
Status filtern
Über den Statusfilter wählst du Aktive, Erledigte oder Alle. Standardmäßig sind erledigte Aufgaben ausgeblendet.
Fortschritt prüfen
Die Leiste zeigt den Anteil erledigter Aufgaben mit Fälligkeit in diesem Monat. Automatische Hinweise zählen bewusst nicht mit, sie sind keine geplante Arbeit.
Ein Beispiel
Ausgangslage: 83 Einträge in Aufgaben & Fristen, davon viele automatische Hinweise und Unternio-Updates. Die Teamleiterin sucht ihren Wochenplan.
Was sie einstellt: Zuständigkeit auf sich selbst, Status auf offen, Fälligkeit auf diese Woche. Aus 83 werden sechs Zeilen.
Was sie dann sieht: Zwei rot markierte überfällige Punkte oben, vier weitere in dieser Woche. Die automatischen Hinweise erkennt sie am ⚑-Badge, das gleich die Herkunft nennt („Aus Rechnungen“, „Aus Angeboten“, „Aus dem Verkauf“, „Aus Abwesenheiten“, „Aus Projekten“); sie muss sie nicht abhaken, sie verschwinden von selbst, sobald der Grund weg ist.
Für die Besprechung: Sie stellt den Filter auf ihre Abteilung und den laufenden Monat und exportiert. Der Dialog fragt vorher den Zeitraum ab, sie wählt „Dieser Monat“ und bekommt eine CSV, die sich direkt in Excel öffnet.
Wenn es klemmt
- Nach dem Filtern ist die Liste leer.
- Meist sind mehrere Filter gleichzeitig aktiv, etwa Person und Bereich, die sich gegenseitig ausschließen. Setz sie über den Zurücksetzen-Knopf auf einmal zurück.
- Erledigte Aufgaben sind verschwunden.
- Der Standardfilter zeigt offene Aufgaben. Stell den Status um, dann siehst du auch die erledigten.
- Der Export enthält mehr, als ich sehe.
- Der Export richtet sich nach dem Zeitraum im Export-Dialog, nicht nach dem Bildschirmfilter. Der Dialog sagt dir vorher, wie viele Einträge im Zeitraum liegen.
- Automatische Hinweise stören beim Filtern.
- Sie zählen bewusst nicht in die Monats-Fortschrittsleiste. Willst du sie ganz los, schalt die betreffende Regel in den Einstellungen unter Vorgaben ab.