Warum es das gibt
Die teuersten Vorgänge in einem kleinen Betrieb sind selten die, die schiefgehen. Es sind die, die niemandem auffallen: die Rechnung, die seit sechs Wochen offen ist, das Angebot, auf das nie jemand nachgefasst hat, der Urlaubsantrag, über den niemand entschieden hat.
Genau dafür sind diese Hinweise da. Sie entstehen aus deinen echten Daten, nicht aus einer Regel, die du pflegen musst, und sie verschwinden von allein, sobald die Ursache weg ist. Bezahlt der Kunde, ist der Hinweis weg, ohne dass du etwas abhaken musst.
Was sie nicht tun: von selbst etwas verschicken. Eine Mahnung ist eine Geschäftsbeziehung, keine Automatik. unternio bereitet Text und Dokument vor, du entscheidest über Ton und Zeitpunkt. Wer schon einmal versehentlich eine automatische Mahnung an seinen wichtigsten Kunden geschickt hat, weiß, warum das so gebaut ist.
Wofür du es brauchst
- Rechnungen, die überfällig werden. Der Hinweis kommt schon drei Tage vor Fälligkeit, nicht erst danach.
- Angebote, auf die niemand reagiert. Nach sieben Tagen ohne Bewegung mit der Aktion Nachfassen.
- Verkaufschancen, die einschlafen. Nach 14 Tagen in derselben Phase. Die Phase Angebot ist ausgenommen, dort greift der Angebots-Hinweis.
- Urlaubsanträge ohne Entscheidung. Nach drei Tagen, sichtbar nur für Inhaber und Teamleiter.
- Projekte, die aus dem Budget laufen. Ab 80 Prozent Verbrauch, hoch ab 100 Prozent, mit Sprung ins Projekt.
Wie genau: Schritt für Schritt
Hinweise erkennen
Im Aufgaben & Fristen sind sie amber hinterlegt und tragen das Kennzeichen Automatisch. Sie zählen nicht in die Monats-Fortschrittsleiste, weil sie keine geplante Arbeit sind.
Aktion auslösen
Bei einer Rechnung öffnet Erinnerung senden einen Dialog mit drei Stufen: Zahlungserinnerung, erste Mahnung, zweite Mahnung. Den Text kannst du vor dem Versand anpassen.
Später erinnern
Später legt den Hinweis für sieben Tage schlafen. Danach erscheint er wieder, falls die Ursache weiter besteht.
Schwellen anpassen
Einstellungen → Vorgaben: Hauptschalter, jede Quelle einzeln an oder aus und die Tage bis zum Hinweis.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Ein Betrieb schreibt im Monat rund fünfzehn Rechnungen. Zahlungserinnerungen macht bisher niemand systematisch, sondern wenn es auffällt.
Was passiert: Rechnung RE-2026-0184 über 3.100 Euro ist am 20. fällig. Am 17. erscheint in Aufgaben & Fristen ein amberfarbener Eintrag: droht überfällig zu werden.
Erste Reaktion: Der Inhaber klickt auf „Später“. Der Hinweis schläft sieben Tage.
Am 24.: Der Hinweis ist zurück, jetzt als überfällig. Er klickt auf „Erinnerung senden“, wählt Stufe eins, passt den vorbereiteten Text an und setzt den Haken bei „Versand vermerken“. unternio speichert Mahnstufe und Datum am Beleg, ohne den Beleg selbst zu verändern.
Am 27.: Das Geld kommt. Er setzt die Rechnung auf bezahlt, und der Hinweis verschwindet von allein.
Die Quellen und ihre Standardwerte
| Quelle | Meldet | Standard |
|---|---|---|
| Rechnungen | droht überfällig zu werden, dann überfällig, mit Mahnstufe | 3 Tage vor Fälligkeit |
| Angebote | versendet, aber seither keine Bewegung | nach 7 Tagen |
| Verkaufschancen | Phase neu, kontaktiert oder Verhandlung ohne Bewegung | nach 14 Tagen |
| Abwesenheiten | Antrag wartet auf Entscheidung | nach 3 Tagen |
| Projekte | Budget zu 80 Prozent verbraucht, hoch ab 100 Prozent | immer |
Hinweise zu Abwesenheiten sehen nur Inhaber und Teamleiter.
Warum kein automatischer Versand
Wenn es klemmt
- Ich bekomme zu viele Hinweise.
- Unter Einstellungen, Vorgaben lässt sich jede Quelle einzeln abschalten und die Tagesschwelle erhöhen. Wer erst nach zehn Tagen an Angebote erinnert werden will, stellt das dort ein.
- Ein Hinweis kommt immer wieder.
- Solange die Ursache besteht, kommt er nach sieben Tagen Snooze zurück. Das ist Absicht. Weg ist er, wenn die Rechnung bezahlt, das Angebot nachgefasst oder der Antrag entschieden ist.
- Die Hinweise verfälschen meinen Monats-Fortschritt.
- Tun sie nicht. Sie zählen bewusst nicht in die Fortschrittsleiste, weil sie keine geplante Arbeit sind.
- Verändert die Mahnstufe meinen Beleg?
- Nein. Sie ist ein Bearbeitungsvermerk und fließt nicht in die GoBD-Prüfsumme ein. Die Rechnung selbst bleibt unverändert.
- Ein Mitarbeiter sieht die Urlaubs-Hinweise nicht.
- Richtig so, die sehen nur Inhaber und Teamleiter.