Warum es das gibt
Ein Anbieter, der Daten schwer herausrückt, wettet darauf, dass Wechseln zu mühsam ist. Wir halten das für das falsche Geschäftsmodell. Wenn du gehen willst, sollst du deine Daten vollständig mitnehmen können, und zwar in einem Format, das jede Tabellenkalkulation liest.
Praktisch ist der Export aber viel öfter für etwas anderes gut: eine eigene Auswertung, eine Bankanfrage, die Übergabe ans Steuerbüro oder schlicht eine Sicherheitskopie in deiner Hand. Deshalb hat jedes Modul einen eigenen Export, und beim Start wählst du den Zeitraum, statt blind alles herunterzuladen.
Für Belege gilt eine Besonderheit: Rechnungen und Eingangsbelege sind aufbewahrungspflichtig, und dafür reicht eine CSV nicht. Sie enthält Datensätze, aber nicht die Originaldateien. Diesen Fall deckt der GoBD-Export ab.
Wofür du es brauchst
- Auswertung in Excel. Umsätze je Kunde, Aufgaben je Bereich, Zeiten je Projekt: alles, was du selbst rechnen willst.
- Übergabe ans Steuerbüro. Für Belege besser der GoBD-Export, für Listen genügt CSV.
- Eigene Sicherungskopie. Ein- bis zweimal im Jahr, unabhängig davon, wie zuverlässig ein Anbieter arbeitet.
- Bank- oder Fördergespräch. Offene Posten und Vertragsübersicht lassen sich damit schnell aufbereiten.
- Umzug zu einem anderen Werkzeug. CSV aus allen Modulen plus GoBD-Paket, dann hast du alles.
Wie genau: Schritt für Schritt
Modul öffnen
Wechsle in das Modul, dessen Daten du brauchst, zum Beispiel Rechnungen oder Kontakte.
Export starten
Auf Export klicken. Wähle den Zeitraum, entweder frei oder über eine Vorlage.
In Excel öffnen
Doppelklick genügt meist. Sehen Umlaute falsch aus, importiere über Daten, Aus Text/CSV und wähle UTF-8.
Regelmäßig sichern
Ein eigener Export ein- bis zweimal im Jahr ist gute Praxis, unabhängig davon, wie zuverlässig ein Anbieter arbeitet. Lege dir dafür eine wiederkehrende Aufgabe an.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Der Steuerberater fragt nach einer Aufstellung aller Ausgangsrechnungen des letzten Quartals, zusätzlich zur laufenden Buchhaltung.
Was gemacht wird: Im Modul Angebote und Rechnungen auf Export, im Dialog die Vorlage „Quartal“ wählen, herunterladen.
Beim Öffnen: Doppelklick genügt, weil die Datei UTF-8-kodiert ist und mit Semikolon trennt. In der Tabelle stehen Nummer, Kunde, Datum, Netto, Umsatzsteuer, Brutto und Status.
Zwei Minuten später: Eine Pivot-Tabelle zeigt den Umsatz je Kunde, und die Aufstellung geht raus. Für die Belege selbst schickt er zusätzlich das GoBD-Paket, weil dort auch die Originaldateien der Eingangsrechnungen enthalten sind.
Welcher Export wofür
| Zweck | Passender Export |
|---|---|
| Eigene Auswertung in Excel | CSV-Export im jeweiligen Modul |
| Übergabe an das Steuerbüro | GoBD-Export als ZIP |
| Umzug zu einem anderen Anbieter | CSV-Export aller Module plus GoBD-Export |
| Datenschutz-Auskunft | schreib uns an support@unternio.de |
Wenn es klemmt
- Umlaute sehen falsch aus.
- Excel hat die Kodierung falsch geraten. Importiere über Daten, Aus Text/CSV und wähle UTF-8, dann stimmt es.
- Alles steht in einer Spalte.
- Dann passt das Trennzeichen nicht zu deiner Excel-Einstellung. Auch das löst der Import über Daten, Aus Text/CSV mit Semikolon als Trenner.
- Ich finde keine Anhänge im Export.
- CSV enthält nur Datensätze. Originaldateien empfangener E-Rechnungen bekommst du über den GoBD-Export.
- Gibt es eine Schnittstelle statt CSV?
- Eine offene API für Kunden gibt es derzeit nicht. Der Weg nach draußen führt über die Exporte.
- Ich brauche eine Datenschutz-Auskunft über eine Person.
- Schreib uns an support@unternio.de. Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO bearbeiten wir gesondert, dafür ist der CSV-Export nicht gedacht.