Warum es das gibt
Der häufigste Grund, warum kleine Betriebe in Geldnot geraten, ist nicht fehlender Umsatz, sondern zu spätes Geld. Und der häufigste Grund für zu spätes Geld ist, dass niemand nachfragt. Viele scheuen das, weil sie den Kunden nicht verärgern wollen. Dabei ist eine freundliche Erinnerung nach zehn Tagen völlig normal und wird selten übelgenommen.
unternio nimmt dir die unangenehme Seite ab, aber nicht die Entscheidung. Es erinnert dich, wenn eine Rechnung fällig wird oder überfällig ist, schlägt eine Formulierung vor und merkt sich, welche Stufe du schon geschickt hast. Verschickt wird nichts automatisch. Jede Mail löst du selbst aus, und das ist Absicht: Ob ein Stammkunde eine Mahnung bekommt oder erst einen Anruf, weiß nur du.
Wofür du es brauchst
- Eine Rechnung wird in drei Tagen fällig. Ein freundlicher Hinweis vorab verhindert oft, dass sie überhaupt überfällig wird.
- Der Kunde hat die Frist überschritten. Zahlungserinnerung als erste Stufe, sachlich und ohne Drohung.
- Es hat sich nichts getan. Erste und zweite Mahnung als weitere Stufen, mit strafferem Ton.
- Du willst nachweisen, dass du gemahnt hast. Setzt du den Haken „Versand vermerken“, hält unternio Stufe und Datum fest.
Wie genau: Schritt für Schritt
Offene Rechnung finden
Die Übersicht zeigt überfällige Beträge in Rot. Alternativ filterst du die Rechnungsliste nach dem Status offen.
Erinnerung öffnen
Auf Erinnerung senden klicken. Der Dialog schlägt die passende Stufe vor.
Text anpassen
Die Formulierungshilfe ist ein Vorschlag. Passe Anrede und Ton an eure Beziehung an, gerade bei Stammkunden.
Versenden und vermerken
unternio öffnet das PDF und deine E-Mail-Anwendung mit vorbereitetem Text. Setze den Haken Versand vermerken, dann merkt sich unternio Stufe und Datum.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Rechnung über 4.900 Euro, fällig am 20.07. Heute ist der 27.07., das Geld ist nicht da.
Was passiert: In Aufgaben und Fristen steht der Hinweis „Rechnung RE-2026-0038 ist überfällig, Meyer GmbH, 4.900 Euro, seit 7 Tagen“ mit einem Knopf „Erinnerung senden“.
Was er macht: Klick auf den Knopf. Der Dialog zeigt drei Stufen: Zahlungserinnerung, erste Mahnung, zweite Mahnung. Er wählt die Zahlungserinnerung. Der vorgeschlagene Text ist bearbeitbar, er kürzt ihn um einen Satz. Dann öffnet unternio das Rechnungs-PDF und seine Mail mit vorbereitetem Betreff und Text. Er schickt sie ab und setzt den Haken „Versand vermerken“.
Danach: An der Rechnung steht Mahnstufe 1 mit Datum. Kommt in einer Woche noch nichts, schlägt der Dialog beim nächsten Mal direkt die erste Mahnung vor. Zahlt der Kunde, setzt du die Rechnung auf „bezahlt“, und der Hinweis verschwindet von selbst.
Wann welche Stufe
| Stufe | Typischer Zeitpunkt | Ton |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | 3 bis 7 Tage nach Fälligkeit | freundlich, es ist meist ein Versehen |
| 1. Mahnung | etwa 14 Tage nach Fälligkeit | sachlich, mit klarer neuer Frist |
| 2. Mahnung | etwa 30 Tage nach Fälligkeit | deutlich, mit Hinweis auf weitere Schritte |
Wenn es klemmt
- Verschickt unternio die Mahnung automatisch?
- Nein, nie. Es bereitet Text und Anhang vor, abschicken musst du selbst. Es gibt keinen automatischen Versand an deine Kunden.
- Ich sehe keine Hinweise zu überfälligen Rechnungen.
- Dann ist das Frühwarnsystem aus oder die Regel für Rechnungen abgeschaltet. Beides steht in den Einstellungen unter Vorgaben.
- Die Mahnstufe soll zurückgesetzt werden.
- Setz die Rechnung auf bezahlt oder storniere sie; die Mahnstufe ist ein Bearbeitungsvermerk und geht bewusst nicht in den Integritätsschutz des Belegs ein.
- Darf ich Mahngebühren verlangen?
- Ab Verzug ja, in welcher Höhe hängt vom Einzelfall ab. Das ist eine Rechtsfrage, unternio trägt sie nicht automatisch ein.