Warum es das gibt
Beim Löschen treffen zwei Rechtslagen aufeinander, die in verschiedene Richtungen ziehen. Die DSGVO gibt dir das Recht, deine Daten löschen zu lassen. Die Abgabenordnung verpflichtet dich, Rechnungen und Belege zehn Jahre aufzubewahren. Wer sein Konto ohne Export löscht, erfüllt das eine und verletzt das andere, und merkt es erst bei der nächsten Prüfung.
Deshalb ist der Export hier kein Angebot, sondern ein Pflichtschritt vor dem Löschen. Das Paket enthält deine Ausgangsrechnungen, die Eingangsbelege mit ihren Originaldateien und die Rechnungen über dein unternio-Abo.
Eine Ausnahme gibt es: Die Rechnungen, die wir dir für dein Abo gestellt haben, bleiben bei uns gespeichert. Auch wir unterliegen der Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO und dürfen unsere eigenen Ausgangsrechnungen nicht löschen. Alles andere verschwindet.
Wofür du es brauchst
- Du gibst den Betrieb auf. Export ziehen, sicher ablegen, danach löschen. Die Aufbewahrungsfrist läuft für dich weiter.
- Du wechselst zu einem anderen Werkzeug. Zusätzlich zu diesem Paket lohnen die CSV-Exporte der einzelnen Module.
- Du hast versehentlich zwei Firmen angelegt. Die überflüssige, leere Firma kann weg. Prüfe vorher, dass wirklich keine Belege darin liegen.
- Du willst nur pausieren. Dann lösche nicht. Kündige das Abo, die Daten bleiben erhalten und du kommst weiter heran.
Wie genau: Schritt für Schritt
Export erzeugen
Der Löschdialog bietet das Pflicht-Paket an. Lade es herunter und prüfe, dass es sich öffnen lässt, bevor du weitergehst.
Sicher ablegen
Speichere das Paket an einem Ort, den du in zehn Jahren noch findest, und lege eine zweite Kopie an.
Löschung bestätigen
Der Inhaber bestätigt ausdrücklich. Danach werden die Firmendaten gelöscht und der Zugang entfällt.
Team informieren
Denk daran, dein Team vorher zu informieren. Mit der Löschung verlieren alle den Zugriff.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Ein Einzelunternehmer gibt sein Gewerbe auf. In unternio liegen drei Jahre Rechnungen und rund achtzig empfangene E-Rechnungen.
Was er zuerst macht: Er öffnet den Löschdialog. Dort bietet unternio das Pflicht-Paket an: eigene Rechnungen, Eingangsbelege inklusive Originaldateien, dazu die Abo-Rechnungen. Er lädt es herunter und öffnet es einmal, um zu prüfen, dass es lesbar ist.
Wo er es ablegt: Eine Kopie auf der externen Festplatte, eine zweite im verschlüsselten Cloud-Ordner. Beides mit einer Textdatei daneben, in der steht, was das ist und bis wann es aufzubewahren ist.
Dann erst: Löschung bestätigen. Der Zugang ist sofort weg, die Firmendaten werden gelöscht.
Was bleibt: Die Rechnungen über sein unternio-Abo, weil wir sie aufbewahren müssen. Sie enthalten seine Firmendaten, aber keine seiner Kundendaten.
Was gelöscht wird und was bleibt
| Daten | Nach der Löschung |
|---|---|
| Aufgaben, Verträge, Kontakte, Projekte, Zeiten | gelöscht |
| Deine Ausgangsrechnungen und Eingangsbelege | gelöscht, vorher im Pflicht-Export enthalten |
| Logo und hochgeladene Dateien | gelöscht |
| Rechnungen über dein unternio-Abo | bleiben bei uns, gesetzliche Aufbewahrungspflicht |
Wenn es klemmt
- Kann ich das rückgängig machen?
- Nein. Melde dich vor dem Löschen bei uns, wenn du unsicher bist. In den meisten Fällen ist ein gekündigtes Abo die bessere Wahl: Die Daten bleiben, es kostet nichts mehr.
- Ich bin Mitarbeiter und will mein Konto weghaben.
- Dann bittest du den Inhaber, dich im Team-Bereich zu entfernen. Die Firma bleibt bestehen, dein Zugang verschwindet.
- Warum bleiben Abo-Rechnungen gespeichert?
- Weil wir als Unternehmen unsere Ausgangsrechnungen zehn Jahre aufbewahren müssen (§ 147 AO). Das betrifft nur die Rechnungen zwischen uns und dir, keine deiner Geschäftsdaten.
- Mein Team hat noch Zugriff.
- Mit der Löschung verlieren alle den Zugang. Informiere dein Team vorher, das ist kein technischer, sondern ein Anstandsschritt.
- Wie lange dauert es, bis wirklich alles weg ist?
- Die Löschung erfolgt sofort. Sicherungskopien laufen nach ihrer üblichen Frist aus.