Warum es das gibt
Der übliche Import verlangt eine Vorlage: erst die eigene Liste umbauen, dann hochladen, dann hoffen. Wer das schon einmal mit 400 Kunden gemacht hat, weiß, dass dabei Spalten verrutschen und niemand es merkt.
unternio dreht das um. Du lädst hoch, was du hast, und ordnest zu. Der Assistent schlägt die Zuordnung selbst vor, indem er die Spaltennamen liest; „Kundenname", „Firma" und „Company" erkennt er ohne Zutun. Was er nicht sicher weiß, fragt er.
Wichtig ist auch, was danach passiert: Duplikate, Kunden-Abgleich und Mengengrenzen prüft jeder Bereich für sich, mit seinen eigenen Regeln. Der Assistent ist nur der Weg hinein, nicht die Abkürzung an den Prüfungen vorbei.
Wofür du es brauchst
- Du kommst aus Excel. Kundenliste, Preisliste, Stundenzettel: alles, was Spalten hat, geht.
- Du wechselst das Programm. Die meisten Tools exportieren CSV. Das reicht.
- Du hast offene Rechnungen von woanders. Als offene Posten importieren, dann stimmt der Geldstatus vom ersten Tag an.
- Dein Team soll rein. Eine Mitarbeiterliste hochladen, unternio legt je Zeile eine Einladung an.
Wie genau: Schritt für Schritt
Import öffnen
Im Bereich, in den die Daten sollen, oben rechts auf Import. Oder über die Blitzsuche mit Strg+K.
Ziel und Datei wählen
Sieben Ziele stehen zur Auswahl: Kunden, Lieferanten, Verträge, offene Posten, Leistungen und Preise, Team, Zeiten. Kunden und Lieferanten sind bewusst getrennt, weil fremde Systeme sie ebenfalls getrennt ausgeben. Datei hineinziehen oder auswählen.
Tabellenblatt wählen
Hat die Datei mehrere Blätter, fragt der Assistent, welches gemeint ist, und nennt je Blatt die Zeilenzahl. Bei einem Blatt entfällt der Schritt.
Überschriftenzeile anklicken
Oben stehen die ersten sechs Zeilen der Datei. Klick die an, in der deine Spaltennamen stehen. Steht darüber ein Titel oder eine Leerzeile, ist das der Schritt, der den Import rettet: sonst hieße deine erste Spalte „Kundenliste 2026".
Spalten zuordnen
Links deine Spalten mit Beispielwerten, rechts die Felder von unternio. Was der Assistent sicher erkennt, ist schon gesetzt; er nimmt auch Schreibweisen wie „Tel. mobil", „E-Mail Adresse" oder „Kundenname". Pflichtfelder sind markiert.
Vorschau prüfen und importieren
Die letzten Zeilen vor dem Knopf zeigen, was ankommen wird. Danach meldet unternio, wie viele Einträge entstanden sind und was übersprungen wurde, samt Grund.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Eine Excel-Datei mit drei Tabellenblättern: „Kunden 2026", „Alte Kunden" und „Notizen".
Was der Assistent zeigt: Nach dem Hochladen steht dort eine Auswahl „Welches Tabellenblatt?" mit allen dreien und der jeweiligen Zeilenzahl. Ohne diese Auswahl würde stillschweigend das erste genommen, und „Alte Kunden" wäre nie angekommen.
Was er tut: Blatt „Kunden 2026" wählen, 312 Zeilen. Der Assistent hat Name, Firma und E-Mail schon richtig zugeordnet; die Spalte „Tel. mobil" zieht er selbst auf Telefon.
Vor dem Import: Die Vorschau zeigt die ersten Zeilen so, wie sie ankommen werden. Erst dann der Knopf.
Die sieben Ziele und was sie brauchen
| Ziel | Pflichtfeld | Gut zu wissen |
|---|---|---|
| Kunden | Name | Straße, PLZ und Ort brauchst du später für E-Rechnungen. Mit Geburtstag legt unternio auf Wunsch eine jährliche Erinnerung an. |
| Lieferanten | Name | Dieselben Felder wie bei Kunden, jede Zeile wird als Lieferant angelegt. Danach kannst du ihnen Eingangsrechnungen zuordnen. |
| Verträge | Name | Ohne Enddatum und Kündigungsfrist kann die Fristen-Automatik nicht greifen; unternio sagt dir, bei welchen Verträgen das fehlt. |
| Offene Posten | Betrag | Für Rechnungen aus deinem alten Programm, damit der Geldstatus stimmt. |
| Leistungen & Preise | Bezeichnung | Dein Katalog für Angebote und Rechnungen. |
| Team | Je Zeile entsteht eine Einladung. Freie Plätze werden geprüft. | |
| Zeiten | Datum, Dauer | Erfasste Stunden aus einer anderen Zeiterfassung. |
Was der Assistent nicht tut
Er überschreibt nichts. Jeder Import legt neue Einträge an; bestehende bleiben, wie sie sind. Erkennt ein Bereich Duplikate, überspringt er sie und sagt es dir.
Wenn es klemmt
- Die falschen Daten sind angekommen.
- Dann war das falsche Tabellenblatt gewählt. Die Auswahl steht im ersten Schritt, sobald die Datei mehr als ein Blatt hat. Über den Papierkorb bekommst du gelöschte Einträge zurück.
- Meine Kopfzeile steht nicht in Zeile 1.
- Der Assistent zeigt die ersten sechs Zeilen deiner Datei. Klick die Zeile an, in der die Überschriften stehen, dann rutscht alles darüber weg. Das brauchst du bei Listen mit Titel, Firmenkopf oder Leerzeile über den Spaltennamen.
- .xls lässt sich nicht hochladen.
- Das alte Excel-Format kann unternio nicht lesen. In Excel einmal als .xlsx oder als CSV speichern, dann geht es.
- Eine Spalte wird nicht erkannt.
- Dann ordne sie von Hand zu. Der Assistent rät nur, entscheiden tust du.
- Die Datei ist zu groß.
- Die Grenze liegt bei 10 MB, beim Team-Import bei 5. Teile die Liste oder speichere sie als CSV, das ist deutlich kleiner als .xlsx.