Warum es das gibt
Niemand tippt 200 Kunden von Hand ab. Fast jeder hat sie schon irgendwo: in Excel, im alten Programm, im Adressbuch des Mailprogramms. Der Import ist deshalb meistens der erste Schritt überhaupt, noch vor der ersten Rechnung.
Deshalb verlangt unternio kein bestimmtes Dateiformat. Der Assistent schlägt für jede Spalte deiner Datei vor, wofür er sie hält, und du korrigierst per Auswahlfeld, was nicht stimmt. Heißt deine Spalte „Betrieb“ und meint den Firmennamen, sagst du das einmal. Spalten, die unternio nicht braucht, lässt du einfach liegen.
Wofür du es brauchst
- Umzug von Excel. Der häufigste Fall. Die .xlsx-Datei direkt hochladen, Spalten zuordnen, fertig.
- Wechsel von einem anderen Programm. Fast jede Software kann Kontakte als Excel oder CSV ausgeben - egal wie die Spalten dort heißen.
- Adressen aus einer Messe oder Aktion. Liste einmal importieren, statt sie einzeln einzutippen.
- Massenpflege. Exportieren, in Excel ändern, wieder importieren.
Wie genau: Schritt für Schritt
Datei bereitlegen
Nimm deine Liste so, wie sie ist: Excel (.xlsx) oder CSV. Du musst weder Spalten umbenennen noch umsortieren. Nur Überschriften sollte es geben, damit du im nächsten Schritt weißt, was was ist.
Import starten
Im Modul Kunden auf Import klicken und die Datei auswählen oder hineinziehen.
Spalten zuordnen
Der Assistent listet jede Spalte deiner Datei mit den ersten Werten auf und schlägt ein Zielfeld vor. Korrigiere, was nicht stimmt, und stell alles Überflüssige auf nicht übernehmen. Pflichtfelder sind mit einem Stern markiert.
Ergebnis prüfen
Vor dem Speichern siehst du, wie viele Zeilen übernommen werden. Danach meldet unternio, wie viele Kontakte angelegt wurden. Öffne einige davon zur Kontrolle.
Nacharbeiten
Ergänze Anschriften bei den Kontakten, denen du Rechnungen schreiben willst, und vergib Gruppen für die spätere Filterung.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Eine Excel-Liste mit 187 Kunden aus dem alten System, Spalten für Firma, Ansprechpartner, Straße, PLZ, Ort, Telefon und Mail.
Vorbereitung: Keine. Die .xlsx-Datei bleibt, wie sie ist. Wichtig ist nur, dass es irgendwo eine Zeile mit den Spaltenüberschriften gibt; steht sie nicht ganz oben, stellst du das im Assistenten ein.
Der Import: Im Kundenbereich auf „Import“. unternio zeigt jede Spalte der Datei mit den ersten Werten daneben und schlägt vor, wofür er sie hält. Er korrigiert zwei Vorschläge: „Ansprechpartner“ soll der Name sein, und die Spalte „Umsatz 2025“ lässt er auf „nicht übernehmen“ stehen.
Danach: 187 Kontakte sind da. Er setzt bei allen den Status auf „Kunde“ und vergibt über die Gruppen-Spalte die Herkunft „Altbestand“. Erst danach schreibt er die erste Rechnung.
Häufige Stolpersteine
Wenn es klemmt
- Umlaute erscheinen als Zeichensalat.
- Das betrifft nur CSV-Dateien: sie wurden nicht als UTF-8 gespeichert. Am einfachsten lädst du stattdessen die Excel-Datei (.xlsx) direkt hoch, dann stellt sich die Frage nicht.
- Alles steht in einer Spalte.
- Auch das ist ein reines CSV-Problem (Semikolon oder Komma als Trenner). Lade die Excel-Datei direkt hoch, dann entfällt es.
- Kontakte sind doppelt.
- Der Import prüft nicht auf Dubletten. Vor einem zweiten Import derselben Liste prüfen, was schon da ist.
- Eine Spalte wird ignoriert.
- Dann steht sie im Assistenten auf „nicht übernehmen“. Entweder ordnest du sie einem Feld zu, oder du packst ihren Inhalt in die Notiz-Spalte. Nicht jedes Feld aus einem Fremdsystem hat bei uns eine Entsprechung.