Warum es das gibt
Ein Dienstplan an der Pinnwand hat drei Probleme: Er ist nur im Betrieb sichtbar, jede Änderung erreicht nicht alle, und niemand weiß hinterher, welche Fassung galt. Genau daran hängen die meisten Diskussionen über Schichten.
Im digitalen Plan sehen alle dieselbe Fassung, Änderungen sind sofort da, und der Verlauf zeigt, wer wann was geändert hat. Dazu kommt die Prüfung: unternio erkennt, wenn jemand eingeplant ist, der Urlaub hat, und wenn eine Schicht unbesetzt bleibt.
Wichtig zur Abgrenzung: Der Dienstplan ist eine Planung, keine Zeiterfassung. Er sagt, wer wann arbeiten soll, nicht wer wann gearbeitet hat. Die tatsächlichen Zeiten laufen über den Zeitmesser bei den Projekten.
Wofür du es brauchst
- Schichtbetrieb. Gastronomie, Pflege, Einzelhandel, Werkstatt: überall dort, wo nicht alle zur selben Zeit arbeiten.
- Wochenplanung im Handwerk. Wer ist auf welcher Baustelle, wer im Büro.
- Urlaubsplanung im Blick behalten. Genehmigte Abwesenheiten erscheinen automatisch im Plan, du kannst niemanden versehentlich einplanen.
- Nachweis, was geplant war. Der Verlauf zeigt jede Änderung mit Person und Zeitpunkt.
Wie genau: Schritt für Schritt
Woche wählen
Mit den Pfeilen blätterst du durch die Kalenderwochen, Heute springt zurück in die aktuelle Woche.
Schicht anlegen
Klick auf eine leere Zelle. Wähle die Schichtart und passe bei Bedarf die Zeiten an. Die Schicht erscheint als Chip in der Zelle.
Schicht ändern
Klick auf den Chip öffnet die Schicht wieder. Dort änderst du Zeiten, Rolle oder löschst sie.
Vorwoche kopieren
Bei gleichbleibenden Plänen sparst du damit die meiste Zeit: kopieren, dann nur die Abweichungen anpassen.
Prüfung ansehen
Unter der Tafel steht die Regelprüfung. Sie vergleicht deinen Plan mit dem Arbeitszeitgesetz und deinen Betriebsregeln, siehe Regelprüfung im Dienstplan.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Ein Betrieb mit sieben Mitarbeitern plant die kommende Woche. Zwei Leute haben Urlaub beantragt, einer davon ist genehmigt.
Was er macht: Im Dienstplan die Woche wählen, dann je Tag und Person die Schicht setzen. Der genehmigte Urlaub ist im Plan schon markiert; die Person lässt sich für diese Tage nicht einplanen, ohne dass unternio warnt.
Was auffällt: Am Donnerstag ist die Spätschicht unbesetzt. Der Plan zeigt das als Lücke, statt sie stillschweigend leer zu lassen. Er verschiebt jemanden aus der Frühschicht.
Was das Team sieht: Jeder sieht den Plan in seiner Ansicht. Ändert sich etwas, ist es sofort für alle sichtbar, ohne Aushang und ohne Rundmail.
Am Handy und Tablet
Die Wochenansicht bleibt auch mobil eine Wochenansicht: du wischst seitlich durch die Tage, die Namensspalte bleibt stehen. Zum Planen ist ein größerer Bildschirm angenehmer, zum Nachschauen genügt das Handy.
Wenn es klemmt
- Ich kann jemanden nicht einplanen.
- Dann hat die Person für diesen Tag eine genehmigte Abwesenheit. Das ist Absicht, sonst planst du gegen den eigenen Urlaubsbescheid.
- Ein Mitarbeiter sieht den Plan nicht.
- Der Personal-Bereich hängt am Modulrecht „personal“. Ohne Leserecht ist er unsichtbar; die Rechte vergibt der Inhaber im Team-Bereich.
- Auf dem Handy ist die Woche unlesbar.
- Sieben Spalten passen nicht auf 375 Pixel. Wisch seitlich; eine echte Tagesansicht fürs Handy ist noch nicht gebaut.
- Ist das eine Zeiterfassung nach dem Arbeitszeitgesetz?
- Nein. Der Dienstplan plant, er erfasst nicht. Für die Aufzeichnung tatsächlicher Arbeitszeiten brauchst du eine Zeiterfassung.