Warum es das gibt
Urlaubsanträge auf Zetteln oder per Zuruf haben zwei typische Enden: Der Antrag ist weg, oder zwei Leute haben für dieselbe Woche eine Zusage. Beides kostet mehr Ärger, als der Vorgang wert ist.
Im digitalen Ablauf stellt der Mitarbeiter den Antrag, die Leitung sieht ihn und entscheidet, und beide haben denselben Stand. Genehmigte Abwesenheiten wandern automatisch in den Dienstplan, sodass niemand versehentlich gegen einen bewilligten Urlaub plant.
Damit ein Antrag nicht liegen bleibt, meldet das Frühwarnsystem unbeantwortete Anträge nach einer eingestellten Zahl von Tagen. Diese Hinweise sehen nur Inhaber und Teamleiter.
Wofür du es brauchst
- Urlaub. Der Standardfall, mit Abzug vom Urlaubskonto.
- Krankheit. Zur Dokumentation, ohne Antragsverfahren.
- Sonderfälle. Fortbildung, unbezahlter Urlaub, Freizeitausgleich.
- Planungssicherheit. Wer im Dienstplan plant, sieht sofort, wer wann nicht da ist.
Wie genau: Schritt für Schritt
Antrag stellen
Als Mitarbeiter im Modul Abwesenheiten einen Antrag anlegen: Art (Urlaub, Krankheit und weitere), Zeitraum, optional eine Bemerkung.
Antrag entscheiden
Als Inhaber oder Teamleiter siehst du die offenen Anträge in der ersten Ansicht und entscheidest mit einem Klick.
Team-Kalender prüfen
Vor der Entscheidung lohnt der Monatsblick: Wer ist im selben Zeitraum schon eingetragen?
Auswirkung im Dienstplan
Genehmigte Abwesenheiten erscheinen automatisch in der Dienstplan-Zelle, sodass niemand versehentlich eingeplant wird.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Eine Mitarbeiterin will zwei Wochen im August frei.
Was sie macht: Im Bereich Abwesenheiten einen Antrag stellen: Art Urlaub, Zeitraum, optional eine Bemerkung. Der Antrag steht auf „offen“.
Was die Leitung sieht: Der Antrag erscheint in ihrer Liste. Bleibt er zu lange liegen, taucht er zusätzlich in Aufgaben & Fristen auf, mit der Zahl der Tage.
Nach der Genehmigung: Die Tage werden vom Urlaubskonto abgezogen, im Dienstplan erscheinen sie als Abwesenheit, und die Mitarbeiterin kann für diese Tage nicht mehr eingeplant werden. Sie sieht den Status in ihrer eigenen Ansicht.
Halbe Tage und Feiertage
unternio kennt halbe Tage und berücksichtigt gesetzliche Feiertage bei der Berechnung der Urlaubstage. Örtlich begrenzte Feiertage sind nicht vollständig hinterlegt, prüfe sie bei Bedarf selbst.
Wenn es klemmt
- Ich sehe die Anträge meiner Kollegen nicht.
- Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen. Anträge anderer sehen Inhaber und Teamleiter, letztere nur für ihre Abteilung.
- Der Hinweis zu offenen Anträgen kommt nicht.
- Prüf in den Einstellungen unter Vorgaben, ob die Personal-Regel eingeschaltet ist und nach wie vielen Tagen sie greift.
- Ein genehmigter Antrag soll zurückgenommen werden.
- Setz ihn auf abgelehnt oder lösch ihn; die Tage gehen dann aufs Urlaubskonto zurück.
- Halbe Tage.
- Werden unterstützt und mit 0,5 auf dem Urlaubskonto verrechnet.