Warum es das gibt
Nach einem Import stehen 800 Namen in der Liste. Am ersten Tag nimmt sich das jemand vor, am dritten ist es Alltag, und nach zwei Wochen weiß niemand mehr, mit wem schon gesprochen wurde und mit wem nicht. Das Gleiche in klein passiert nach jedem Angebot und nach jedem freundlichen „Melden Sie sich doch nächste Woche nochmal“.
Ein Ablauf dreht diese Bringschuld um. Statt selbst zu prüfen, wer liegen geblieben ist, sagst du einmal, ab wann etwas als liegen geblieben gilt. Den Rest rechnet unternio jeden Tag neu aus deinen echten Daten aus: wann zuletzt ein Eintrag im Verlauf entstanden ist, oder, wenn es noch keinen gibt, wann der Kontakt angelegt oder importiert wurde.
Wichtig ist, was ein Ablauf nicht tut. Er legt nichts an, er schreibt niemandem, und er ändert nichts an deinen Kontakten. Er stellt dir einen Hinweis in „Aufgaben & Fristen“, und der verschwindet von selbst, sobald jemand mit dem Kontakt gesprochen hat. Kein Abhaken, kein Aufräumen.
Wofür du es brauchst
- Du hast gerade importiert. Melde mir jeden Kontakt, der seit einem Tag im Bestand ist und noch nie kontaktiert wurde. Mit dem Telefon-Filter wird daraus direkt eine Anrufliste.
- Leads schlafen ein. Status Lead, seit 14 Tagen kein Kontakt: genau die Namen, bei denen ein Anruf noch etwas bringt.
- Stammkunden werden still. Gruppe A-Kunde, seit 90 Tagen nichts gehört. Ein teurer blinder Fleck in fast jedem Betrieb.
- Lieferanten willst du separat behandeln. Art auf Lieferanten stellen, eigene Frist, eigener Name im Hinweis.
Wie genau: Schritt für Schritt
Ablauf anlegen
Einstellungen → Vorgaben → Eigene Abläufe → Ablauf anlegen. Der Name steht später im Hinweis vor dem Kontaktnamen, nimm also etwas, das du in drei Monaten noch verstehst.
Bedingung wählen
Seit Tagen kein Kontakt zählt ab dem letzten Eintrag im Verlauf; gibt es keinen, ab dem Anlegen. Nie kontaktiert seit dem Anlegen meint nur Kontakte ganz ohne Verlauf, also den Fall direkt nach einem Import.
Eingrenzen
Status, Gruppe und Art entscheiden, für wen die Regel gilt. Der Haken „nur mit Telefonnummer“ lohnt sich, wenn du die Liste abtelefonieren willst: sonst stehen Kontakte im Hinweis, bei denen du gar nicht anrufen kannst.
Vorschau lesen
Unten im Editor steht, wie viele Kontakte heute betroffen wären und wer die ältesten Fälle sind. Das ist dieselbe Rechnung, die morgen den Hinweis erzeugt, keine Schätzung.
Arbeiten
Die Hinweise stehen in Aufgaben & Fristen, tragen den Chip „aus deinem Ablauf“ und haben bei hinterlegter Nummer den Knopf Anrufen. Ein Klick wählt und öffnet die Mitschrift.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Eine Excel-Liste mit 800 Kontakten ist importiert. Zwei Leute sollen sie abtelefonieren.
Der Ablauf: Name „Nach Import nachfassen“, Bedingung „Nie kontaktiert seit dem Anlegen“, 1 Tag, nur Kontakte mit Telefonnummer, höchstens 10 Einträge.
Was am nächsten Tag passiert: In Aufgaben & Fristen stehen zehn Einträge, die ältesten zuerst, jeder mit dem Knopf „Anrufen“. Darunter eine einzelne Zeile: „Noch 641 weitere warten: Nach Import nachfassen“.
Nach dem ersten Vormittag: 38 Gespräche sind geführt, jedes mit einer Mitschrift im Verlauf. Die 38 Namen sind aus dem Ablauf verschwunden, nachgerückt sind die nächsten zehn. Niemand musste eine Liste pflegen.
Nach drei Wochen: Die Sammelzeile ist weg, weil alle Kontakte einmal dran waren. Der Ablauf bleibt trotzdem stehen und greift beim nächsten Import wieder.
Was ein Ablauf kann und was nicht
| Ablauf | Verhalten |
|---|---|
| Legt einen Hinweis an | ja, in Aufgaben & Fristen, virtuell und ohne Abhaken |
| Verschickt etwas | nein, nie. Jede Mail und jeder Anruf geht von dir aus |
| Ändert Kontakte | nein. Ein Ablauf liest nur |
| Legt Aufgaben an | nein. Willst du eine echte Aufgabe, entsteht sie aus dem Gespräch als Wiedervorlage |
| Gilt für Rechnungen, Angebote, Projekte | nein, dafür gibt es die automatischen Hinweise |
Warum es eine Obergrenze gibt
Wenn es klemmt
- Ich bekomme zu viele Einträge.
- Setz die Obergrenze herunter. Sie steht im Editor unter „Höchstens wie viele Einträge?“ und liegt im Standard bei zehn. Alles darüber fasst unternio zu einer Sammelzeile zusammen, du verlierst also nichts aus dem Blick.
- Ein Kontakt taucht bei zwei Abläufen auf.
- Tut er nicht. Passt er auf mehrere Regeln, erscheint er nur beim ersten passenden Ablauf. Sonst stünde derselbe Name zweimal untereinander.
- Der Hinweis geht nicht weg.
- Er verschwindet, sobald der Kontakt einen neuen Eintrag im Verlauf hat, also nach einem Gespräch, einer Notiz oder einer E-Mail. „Später erinnern“ legt ihn für sieben Tage schlafen.
- Ich finde die Abläufe nicht.
- Einstellungen, Reiter Vorgaben, Abschnitt „Eigene Abläufe“. Anlegen und ändern darf sie nur der Inhaber.
- Warum kann ich keine Regel für Rechnungen bauen?
- Weil es die schon gibt. Rechnungen, Angebote, Verkaufschancen, Anträge und Projekt-Budgets deckt das Frühwarnsystem ab. Zwei Hinweise zur selben Rechnung wären schlimmer als keiner.