Warum es das gibt
Zwischen dem Auflegen und dem Aufschreiben liegen im Alltag drei andere Dinge. Deshalb landet der halbe Gesprächsinhalt nie in der Kontakthistorie, und beim nächsten Anruf fängt man wieder bei null an.
Das zweite Problem ist die Vorbereitung. Wer angerufen wird, hat keine Zeit, vorher in drei Listen nachzusehen, ob noch Rechnungen offen sind oder ein Angebot seit sechs Wochen liegt. Genau diese drei Zahlen stehen deshalb im Gesprächsfenster, bevor du „Hallo“ gesagt hast.
Wofür du es brauchst
- Der Kunde ruft an. Ein Klick auf den Kontakt, und du weißt, wie es um ihn steht.
- Du fasst nach. Offenes Angebot, alte Rechnung, letzter Kontakt: alles auf einem Bildschirm.
- Absprachen mit Folgen. Was du zusagst, steht sofort im Verlauf, mit Datum und deinem Namen.
- Nichts soll liegenbleiben. Die Wiedervorlage entsteht beim Auflegen, nicht abends aus dem Gedächtnis.
Wie genau: Schritt für Schritt
Anrufen oder mitschreiben
Im Zeilenmenü der Kontaktliste oder unten in der Kontaktkarte: Anrufen übergibt die Nummer an dein Telefon und öffnet die Mitschrift. Ruft der Kunde selbst an, nimm Gespräch mitschreiben, dann wird nicht gewählt. Die Dauer läuft ab dem ersten Moment, der Schreibbereich hat schon den Fokus.
Lage lesen
Links stehen offene Rechnungen (mit Hinweis auf Überfälliges), offene Angebote (mit Standzeit), laufende Verträge und die letzten drei Kontakte. Am Handy steht das unter der Mitschrift.
Mitschreiben
Stichworte genügen. Niemand erwartet ganze Sätze, und in drei Monaten reicht „Erweiterung um zwei Anlagen, Budget steht“ vollkommen.
Ergebnis wählen
Gesprochen, Rückruf vereinbart, Will ein Angebot, Später nochmal, Nicht erreicht, Kein Interesse. Die Auswahl schlägt Datum und Titel der Wiedervorlage vor, beides änderbar.
Auflegen
Auflegen und speichern schreibt den Eintrag in den Verlauf, mit Ergebnis, Notiz und Dauer, und legt die Wiedervorlage in Aufgaben & Fristen an.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Frau Vogel ruft an. Du klickst ihren Kontakt an und startest das Gespräch.
Was du sofort siehst: Zwei offene Rechnungen über 2.380 Euro, eine davon seit sechs Wochen überfällig. Ein Angebot über 4.760 Euro, das seit 28 Tagen still liegt. Ein laufender Wartungsvertrag, der im März endet.
Was du tust: Du tippst während des Gesprächs mit, wählst am Ende „Will ein Angebot“ und lässt den Haken bei der Wiedervorlage stehen.
Was danach da ist: Ein Verlaufseintrag „Will ein Angebot: Wartungsvertrag um zwei Anlagen erweitern, Angebot bis Freitag (6 Min.)“ und eine Aufgabe „Angebot schicken an: Martina Vogel“ mit Fälligkeit morgen. Ohne dass du nach dem Auflegen noch etwas tun musstest.
Was die Ergebnisse voreinstellen
| Ergebnis | Wiedervorlage | Vorgeschlagener Titel |
|---|---|---|
| Gesprochen | keine | - |
| Rückruf vereinbart | in 3 Tagen | Nachfassen |
| Will ein Angebot | morgen | Angebot schicken an |
| Später nochmal | in 30 Tagen | Nachfassen |
| Nicht erreicht | morgen | Nochmal anrufen |
| Kein Interesse | keine | - |
Alles davon lässt sich vor dem Speichern ändern. Der Haken bei der Wiedervorlage entscheidet, ob überhaupt eine Aufgabe entsteht.
Die Anrufliste: viele Kontakte hintereinander
Nach einem Import stehen schnell 400 Kontakte in der Liste, die jemand einmal anrufen soll. Einzeln geht das so: Zeile suchen, anrufen, Fenster schliessen, nächste Zeile suchen. Nach zwanzig Anrufen weiß niemand mehr, wo er war.
Deshalb gibt es in Kunden & Lieferanten neben den Filtern den Knopf Anrufliste. Er nimmt genau die Kontakte, die dein Filter gerade zeigt, und geht sie der Reihe nach durch:
- Filtere zuerst, zum Beispiel Status Lead und Gruppe A-Kunde, oder tippe einen Ort ins Suchfeld.
- Anrufliste startet beim ersten Kontakt mit Telefonnummer. Im Titel steht, die Wievielte von wie vielen es ist.
- Nach dem Speichern kommt ein Zwischenschritt: wer als Nächstes dran ist, wie viele noch offen sind, und die Knöpfe Anrufen, Überspringen und Liste beenden.
Automatisch weitergewählt wird bewusst nicht. Zwischen zwei Anrufen braucht man den Moment zum Durchatmen, und niemand soll ein Gespräch beginnen, das er nicht selbst gestartet hat.
Dieselben Regeln wie für den Verlauf
Wenn es klemmt
- Ich finde den Knopf nicht.
- Er steht unten in der Kontaktkarte („Anrufen“ und „Gespräch mitschreiben“) und im Zeilenmenü der Kontaktliste. „Anrufen“ erscheint nur bei Kontakten mit hinterlegter Telefonnummer.
- Ich habe aus Versehen auf Verwerfen geklickt.
- Stand Text im Feld, fragt unternio vorher nach. Ist die Mitschrift weg, ist sie weg: gespeichert wird erst beim Auflegen.
- Die Zahlen links stimmen nicht.
- Sie stammen aus Rechnungen, Angeboten und Verträgen, die diesem Kontakt zugeordnet sind. Fehlt die Zuordnung am Beleg, taucht er hier nicht auf.
- Wählt unternio für mich?
- Ja. Der Knopf „Anrufen" übergibt die Nummer an dein Telefon und öffnet im selben Moment die Mitschrift. Ob der Anruf wirklich aufgebaut wird, entscheidet dein Gerät: am Handy immer, am Rechner, wenn dort ein Telefonprogramm eingerichtet ist. Passiert nichts, tippe die Nummer im Fenster an oder wähle wie gewohnt, mitgeschrieben wird trotzdem.
- Ich rufe 40 Leute nacheinander an.
- Dafür gibt es in Kunden & Lieferanten den Knopf „Anrufliste". Er nimmt genau die Kontakte, die dein Filter gerade zeigt, und geht sie der Reihe nach durch. Nach jedem Gespräch siehst du, wer als Nächstes dran ist und wie weit du bist.