Warum es das gibt
Der Kundenbereich ist nicht dazu da, Adressen zu sammeln. Er ist die Stelle, an der jeder Kunde genau einmal existiert. Alles andere hängt daran: Ein Angebot geht an einen Kontakt, eine Rechnung zieht ihre Anschrift von dort, ein Projekt gehört zu einem Kunden, und die Kommunikationshistorie sammelt sich an derselben Karte.
Der Ärger beginnt immer dort, wo derselbe Kunde zweimal angelegt ist. Dann steht die halbe Historie beim einen Eintrag, die andere Hälfte beim zweiten, und niemand weiß mehr, welche Anschrift die aktuelle ist. Deshalb lohnt es sich, vor dem Anlegen kurz zu suchen.
Für den Anfang genügt der Name. Anschrift, Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer brauchst du erst, wenn du eine Rechnung schreibst, und unternio sagt dir dann, was fehlt.
Wofür du es brauchst
- Ein neuer Kunde ruft an. Name eintragen, Telefonnummer dazu, fertig. Alles Weitere kommt, wenn es gebraucht wird.
- Du willst ein Angebot schreiben. Angebote und Rechnungen gehen nur an angelegte Kontakte, nicht an frei getippte Namen.
- Du willst wissen, was mit einem Kunden zuletzt war. Auf der Kontaktkarte stehen Angebote, Rechnungen, Projekte und die Gesprächshistorie beieinander.
- Du unterscheidest Interessenten von Kunden. Der Status trennt beides, und du kannst danach filtern.
Wie genau: Schritt für Schritt
Kontakt anlegen
Im Modul Kunden auf + Neuer Kontakt. Trage Name beziehungsweise Firma ein.
Kontaktdaten ergänzen
Ansprechpartner, E-Mail, Telefon. Diese Angaben nutzt unternio später für Erinnerungs- und Angebotsmails.
Rechnungsanschrift eintragen
Straße, PLZ, Ort und Land. Für Geschäftskunden zusätzlich die USt-IdNr. und, bei öffentlichen Auftraggebern, die Leitweg-ID für die E-Rechnung.
Status und Gruppen setzen
Der Status unterscheidet zum Beispiel Interessent und Kunde. Gruppen sind frei wählbar, siehe Kontakt-Gruppen nutzen.
Speichern
Der Kontakt steht ab sofort in Angeboten, Rechnungen, Projekten und im Zeitmesser zur Auswahl.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Am Telefon meldet sich die Meyer GmbH und fragt nach einem Angebot für eine Hallenbeleuchtung.
Was er sofort einträgt: Neuer Kontakt, Name „Meyer GmbH“, Ansprechpartner „Frau Sander“, Telefon und E-Mail, Status „Interessent“. Das dauert vierzig Sekunden, und danach kann er das Angebot schreiben.
Was später dazukommt: Als der Auftrag kommt, braucht er für die Rechnung die vollständige Anschrift und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Beim Festschreiben meldet unternio, dass die Anschrift fehlt; er ergänzt sie einmal am Kontakt, und sie steht auf allen künftigen Belegen.
Nach einem Jahr: Auf der Karte stehen vier Angebote, drei Rechnungen, ein abgeschlossenes Projekt und acht Gesprächsnotizen. Wer den Kunden übernimmt, ist in fünf Minuten im Bilde.
Kontakt-Detail mit Historie
Ein Klick auf einen Kontakt öffnet die Detailansicht mit der kompletten Kommunikationshistorie: Notizen, Anrufe, E-Mails und Treffen. Ein Eintrag ist schnell erfasst, Text tippen und mit Enter speichern. Siehe Kommunikation festhalten.
Wenn es klemmt
- Der Kunde ist doppelt angelegt.
- Zusammenführen gibt es nicht. Übertrag die Historie von Hand auf den Eintrag, den du behalten willst, und lösch den anderen erst danach.
- Beim Festschreiben der Rechnung fehlen Angaben.
- Das ist der Normalfall bei schnell angelegten Kontakten. Die Meldung nennt das Feld; ergänz es am Kontakt, nicht in der Rechnung, dann gilt es dauerhaft.
- Ich kann den Kontakt nicht löschen.
- Kontakte mit festgeschriebenen Rechnungen bleiben erhalten, weil die Belege sie brauchen. Setz den Status stattdessen auf inaktiv.
- Wie heißen Kunden bei mir anders?
- Je nach Branche nennt unternio sie Mandanten, Patienten, Gäste oder Teilnehmer. Das steuert die Branche in den Stammdaten und ändert nur die Beschriftung, nie die Daten.