Warum es das gibt
Die meisten kleinen Betriebe wissen, was sie abgerechnet haben, aber nicht, was noch kommen könnte. Genau diese Lücke schließt die Verkaufs-Übersicht: Sie zeigt Anfragen, die noch keine Aufträge sind, mit Phase und geschätztem Wert.
Der Nutzen ist weniger die Summe unten als die Frage, wo etwas hängt. Eine Anfrage, die seit sechs Wochen in „Kontaktiert“ steht, ist keine Chance, sondern eine Karteileiche. Deshalb meldet das Frühwarnsystem Chancen, bei denen sich zu lange nichts bewegt hat, und bietet einen Knopf zum Nachfassen an.
Wofür du es brauchst
- Du willst wissen, was in den nächsten Monaten kommen könnte. Die Summe je Phase ist eine grobe, aber ehrliche Vorschau.
- Du vergisst Anfragen. Was in der Übersicht steht, kann nicht in einem Notizzettel untergehen.
- Du willst wissen, woran es scheitert. Wenn Anfragen immer in derselben Phase steckenbleiben, weißt du, wo du ansetzen musst.
- Mehrere Leute verkaufen. Jeder sieht, wer an welcher Anfrage dran ist.
Wie genau: Schritt für Schritt
Chance anlegen
Im Reiter Verkaufs-Übersicht eine neue Chance anlegen: Kontakt wählen, Bezeichnung und erwarteten Wert eintragen.
Phase ändern
Karte in die nächste Spalte ziehen. Auf dem Touchscreen tippst du die Karte an und wählst die Zielphase.
Angebot verknüpfen
Sobald du ein Angebot schreibst, wandert die Chance in die Phase Angebot. Siehe Angebot erstellen.
Abschließen
Gewonnen oder verloren markieren. Beides bleibt im Board sichtbar, damit du deine Quote siehst.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Sieben offene Anfragen, verteilt über die Phasen neu, kontaktiert, Angebot und Verhandlung.
Was die Übersicht zeigt: In „Angebot“ stehen drei Anfragen über zusammen 22.000 Euro, in „Verhandlung“ eine über 8.000. Die Summe ist keine Prognose, sondern eine Obergrenze; erfahrungsgemäß wird ein Teil davon nichts.
Was auffällt: Eine Anfrage steht seit 19 Tagen in „Kontaktiert“, ohne dass etwas passiert ist. Im Aufgaben & Fristen steht dazu ein automatischer Hinweis mit einem Knopf „Nachfassen“. Er ruft an, der Kunde hatte es schlicht vergessen, und die Anfrage wandert in „Angebot“.
Wenn es klappt: Er setzt die Phase auf gewonnen. Wenn nicht, auf verloren, statt sie zu löschen. So bleibt sichtbar, wie viel wirklich zustande kommt.
Wenn nichts passiert
Chancen in den Phasen neu, kontaktiert und Verhandlung, die zwei Wochen liegen bleiben, meldet das Frühwarnsystem mit der Aktion Nachfassen. Die Phase Angebot ist bewusst ausgenommen, dort greift der Angebots-Hinweis.
Wenn es klemmt
- Meine Anfrage in der Phase Angebot wird nicht überwacht.
- Absicht. Für versendete Angebote gibt es einen eigenen Wächter, sonst bekämst du zwei Hinweise für dieselbe Sache.
- Die Summe stimmt nicht mit meinen Angeboten überein.
- Der Wert einer Chance ist eine Schätzung, die du selbst einträgst. Er wird nicht aus Angeboten berechnet.
- Soll ich verlorene Anfragen löschen?
- Besser nicht. Auf „verloren“ gesetzt zeigen sie dir später, wie hoch deine Abschlussquote wirklich ist.
- Der Hinweis kommt zu früh oder zu spät.
- Die Tage je Phase stellst du in den Einstellungen unter Vorgaben ein, Verhandlung getrennt vom Rest.