Warum es das gibt
Aus der einen Landes-Angabe leitet sich alles Weitere ab: die Steuersätze in deinen Belegen, der Begriff auf der Rechnung (USt. oder MwSt.), die Währung, das Zahlenformat und die Prüfungen für IBAN und Steuernummern. Einmal eingestellt, musst du nirgendwo mehr daran denken.
Das klingt selbstverständlich, ist es aber nicht. Wer in der Schweiz arbeitet und mit einem deutschen Werkzeug Rechnungen schreibt, kämpft sonst an drei Stellen gleichzeitig: der Steuersatz stimmt nicht, auf dem Beleg steht der falsche Begriff, und die Beträge stehen im deutschen Komma-Format statt im gewohnten CHF 1'234.56. In Unternio wählst du einmal das Land, und alle drei Punkte sind erledigt.
Gleichzeitig bleibt die Einstellung ehrlich begrenzt: Unternio rechnet nicht zwischen Währungen um und führt je Firma genau eine Währung. Jede festgeschriebene Rechnung merkt sich dafür dauerhaft, in welcher Währung sie entstanden ist.
Wofür du es brauchst
- Deine Firma sitzt in Österreich oder der Schweiz. Wähle das Land schon bei der Registrierung, dann stimmen Rechtsformen, Steuerfragen und Steuersätze vom ersten Klick an.
- Du hast bei der Registrierung das falsche Land erwischt. Kein Schaden: Land und Währung änderst du jederzeit in den Stammdaten, die App stellt sich sofort um.
- Du willst Schweizer Belege, die nach Schweiz aussehen. MwSt. statt USt., Sätze 8,1, 2,6 und 3,8 Prozent und Beträge im Format CHF 1'234.56, ohne dass du etwas formatierst.
- Du bist es leid, in jedem Beleg den Steuersatz umzustellen. Leg als Inhaber unter Vorgaben einen Standardsatz fest. Er wird für neue Angebote, Rechnungen und Positionen vorbelegt und bleibt je Position änderbar.
- Du arbeitest in mehreren Firmen in verschiedenen Ländern mit. Jede Firma hat ihr eigenes Land und ihre eigene Währung. Wechselst du die Firma, wechselt die komplette Anzeige mit.
Wie genau: Schritt für Schritt
Land bei der Registrierung wählen
Schon beim Anlegen des Kontos fragt Unternio nach dem Land. Die Auswahl passt die Rechtsformen an (die UG gibt es nur in Deutschland, die AG als Auswahl nur in der Schweiz) und stellt die richtige Frage zur Steuerbefreiung.
Stammdaten öffnen
Für spätere Änderungen: Einstellungen → Reiter Stammdaten. Ändern kann die Angaben nur der Inhaber, alle anderen sehen sie nur.
Land und Währung setzen
Im Feld Land wählst du Deutschland, Österreich oder Schweiz. Die Währung springt dabei auf den Landes-Standard (EUR bzw. CHF), bleibt aber frei wählbar. Gespeichert wird erst mit Stammdaten speichern.
Steuer- und Bankdaten prüfen
Die Felder passen sich dem Land an: In der Schweiz heißt das Feld UID / Steuernummer (CHE-123.456.789), die MwSt-Nr. folgt dem Format CHE-123.456.789 MWST. IBANs prüft Unternio je Land auf Länge und Prüfziffer.
Standard-Steuersatz festlegen
Unter Einstellungen → Vorgaben im Abschnitt Belege & Steuern wählst du den Standardsatz für neue Belege. Automatisch nimmt den Normalsatz deines Landes; je Beleg und Position bleibt der Satz änderbar. Den Reiter Vorgaben sieht nur der Inhaber.
Beleg zur Kontrolle ansehen
Öffne ein Angebot oder eine Rechnung in der Vorschau. Steuerbegriff, Sätze, Währung und Zahlenformat stehen jetzt landesrichtig, ohne weitere Einstellungen.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Eine Schreinerei in Winterthur, zwei Mitarbeiter, bisher Rechnungen aus einer Textvorlage. Der Inhaber registriert sich bei Unternio und wählt bei der Registrierung als Land die Schweiz.
Was sich sofort anpasst: Bei der Rechtsform steht Einzelfirma statt Einzelunternehmen, die AG kommt als Auswahl dazu. Statt der deutschen Kleinunternehmer-Frage fragt Unternio, ob er von der MwSt. befreit ist (Jahresumsatz unter 100'000 CHF). Er verneint.
In den Stammdaten: Als Währung steht CHF bereits voreingestellt. Im Feld UID / Steuernummer trägt er seine CHE-Nummer ein, die MwSt-Nr. im Format CHE-123.456.789 MWST dazu. Seine Schweizer IBAN mit 21 Stellen nimmt die Prüfung an.
Die erste Rechnung: Der Beleg rechnet mit 8,1 Prozent, auf dem Ausdruck steht MwSt. statt USt., und die Beträge erscheinen als CHF 2'480.00. Den Standardsatz muss er nicht anfassen, der Normalsatz seines Landes ist vorbelegt.
Was er außerdem bemerkt: Im Bereich Werkzeuge fehlen einige Rechner, etwa der Mindestlohn- & Minijob-Wächter. Unternio blendet Werkzeuge mit deutschen Gesetzeswerten für Schweizer Firmen bewusst aus und sagt das dort auch dazu.
Was das Land alles steuert
| Deutschland | Österreich | Schweiz | |
|---|---|---|---|
| Steuersätze | 19 %, 7 %, 0 % | 20 %, 10 %, 13 %, 0 % | 8,1 %, 2,6 %, 3,8 %, 0 % |
| Begriff auf Belegen | USt. | USt. | MwSt. |
| Standard-Währung | EUR | EUR | CHF |
| Zahlenformat | 1.234,56 € | € 1.234,56 | CHF 1'234.56 |
| Steuerbefreiung | Kleinunternehmer nach § 19 UStG | Kleinunternehmer nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG | Nicht MwSt.-pflichtig (unter 100'000 CHF) |
| USt-IdNr. / MwSt-Nr. | DE123456789 | ATU12345678 | CHE-123.456.789 MWST |
Auch Kleinigkeiten folgen dem Land: Die Platzhalter für PLZ, Telefonnummer und IBAN zeigen jeweils das Landesformat, und die Registrierung bietet nur Rechtsformen an, die es im gewählten Land gibt.
Währung je Rechnung: der Schnappschuss
Die Währung deiner Firma gilt für alle Anzeigen und für neue Belege. Sobald du eine Rechnung festschreibst, merkt sie sich ihre Währung dauerhaft. Wechselst du später von EUR auf CHF oder zurück, passiert deshalb Folgendes:
- Festgeschriebene Rechnungen bleiben exakt so, wie sie gestellt wurden, samt Währung. Es wird nichts umgerechnet.
- Entwürfe folgen der aktuellen Firmen-Währung.
- Neue Belege entstehen in der neuen Währung.
Ehrlich: was es derzeit nicht gibt
Damit du nicht suchst, was nicht da ist:
- Schweizer QR-Rechnung: Einen QR-Zahlteil auf der Rechnung erzeugt Unternio derzeit nicht.
- Werkzeuge mit Landesrecht: Rechner mit deutschen Gesetzeswerten sind für Firmen in Österreich und der Schweiz ausgeblendet. Länderspezifische Fassungen sind in Planung.
- Währungsumrechnung: Es gibt keine Kurse und keine Zweitwährung je Beleg.
Wenn es klemmt
- Ich habe die Währung gewechselt, aber alte Rechnungen zeigen noch die alte Währung.
- Das ist Absicht. Jede festgeschriebene Rechnung behält dauerhaft die Währung, in der sie entstanden ist; ein Wechsel rechnet nichts um und ändert keine Belege rückwirkend. Nur Entwürfe folgen der aktuellen Firmen-Währung.
- Meine Unternio-Abo-Rechnung kommt in Euro, obwohl meine Firma in CHF arbeitet.
- Das ist richtig so. Die Abo-Rechnung stellen wir als deutscher Anbieter aus, sie lautet immer auf Euro. Deine eigenen Belege an deine Kunden bleiben davon unberührt.
- Mir fehlen Werkzeuge, die es für deutsche Firmen gibt.
- Werkzeuge mit deutschen Gesetzeswerten (Kleinunternehmer-Wächter, Mindestlohn- und Minijob-Wächter, Arbeitszeit-Prüfbericht, Urlaubsanspruch, Mitarbeiterkosten) sind für Firmen in Österreich und der Schweiz ausgeblendet. Falsche Grenzwerte anzuzeigen wäre schlimmer als sie wegzulassen; länderspezifische Fassungen sind in Planung.
- Meine UID oder MwSt-Nr. wird nicht angenommen.
- Unternio prüft je Land nur das Muster: DE plus 9 Ziffern, ATU plus 8 Ziffern oder CHE plus 9 Ziffern, der Zusatz MWST ist dabei optional. Punkte, Bindestriche und Leerzeichen darfst du setzen oder weglassen. Wird die Nummer abgelehnt, zähle die Ziffern nach.
- Ich finde den Schweizer Zahlteil (QR-Rechnung) nicht.
- Den gibt es derzeit nicht. Unternio erzeugt für Schweizer Firmen normale Rechnungen in CHF, aber noch keinen QR-Zahlteil. Wenn du ihn brauchst, erzeuge ihn vorerst mit dem Werkzeug deiner Bank.