Warum es das gibt
Auf einer Rechnung stehen Angaben, die nicht Geschmackssache sind. § 14 UStG schreibt vor, was drauf muss: vollständiger Name und Anschrift, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, fortlaufende Nummer, Leistungsdatum. Fehlt etwas davon, darf dein Kunde die Vorsteuer nicht ziehen, und er kommt damit zu dir zurück.
Deshalb gibt es die Stammdaten genau einmal, an einer Stelle, statt auf jedem Dokument neu. Und deshalb bremst unternio dich, wenn etwas fehlt: Beim Festschreiben einer Rechnung nennt es die fehlenden Felder als Liste, statt eine formal angreifbare Rechnung durchzuwinken.
Ein Punkt überrascht regelmäßig: Für eine gültige E-Rechnung ist auch die Telefonnummer Pflicht. Nicht weil wir das so wollen, sondern weil die Norm EN 16931 sie verlangt. Ohne Telefonnummer lässt sich keine gültige XRechnung erzeugen.
Wofür du es brauchst
- Du willst die erste Rechnung schreiben. Ohne Anschrift und Steuernummer geht das nicht. Fünf Minuten hier sparen die Rückfrage vom Kunden.
- Du willst E-Rechnungen erzeugen. Zusätzlich zur Anschrift brauchst du Telefon und E-Mail, sonst besteht die Datei die Prüfung nicht.
- Deine Dokumente sollen nach dir aussehen. Das Logo erscheint im Briefkopf von Angeboten, Rechnungen und den Vertragsvorlagen.
- Du hast umfirmiert oder bist umgezogen. Einmal hier ändern, und alle künftigen Belege stimmen. Festgeschriebene bleiben unverändert, das ist Absicht.
Wie genau: Schritt für Schritt
Einstellungen öffnen
Klicke unten links in der Seitenleiste auf Einstellungen. Du landest im Reiter Stammdaten.
Firmendaten eintragen
Firmenname, Rechtsform, Straße, PLZ, Ort, Land. Diese Angaben stehen später im Briefkopf. unternio prüft Format-Fehler direkt beim Tippen.
Steuerliche Angaben ergänzen
Steuernummer und, falls vorhanden, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Beide werden auf Plausibilität geprüft. Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG, setze zusätzlich den Haken im Reiter Rechnungen.
Kontaktdaten und Bankverbindung
E-Mail, Telefon, IBAN und BIC. Die IBAN wird nach dem Prüfziffernverfahren geprüft, ein Zahlendreher fällt also sofort auf.
!Die Telefonnummer ist für E-Rechnungen Pflicht (BT-42 der Norm EN 16931). Ohne sie lässt sich keine gültige XRechnung erzeugen.Logo hochladen
Im Bereich Firmenprofil auf Logo hochladen. Erlaubt sind PNG, JPG und SVG bis 2 MB. Ein Logo mit transparentem Hintergrund sieht im Briefkopf am besten aus.
Speichern und prüfen
Speichern, dann eine beliebige Rechnung öffnen und auf Vorschau klicken. So siehst du genau das Dokument, das dein Kunde bekommt.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Der erste Auftrag ist fertig, die Rechnung soll raus. Beim Festschreiben meldet unternio: Steuernummer fehlt, Telefonnummer fehlt.
Was er einträgt: Unter Einstellungen, Stammdaten: Firmenname, Rechtsform, Straße, PLZ, Ort. Dann Steuernummer aus dem Schreiben vom Finanzamt, Telefon, E-Mail, IBAN und BIC. Die IBAN prüft unternio nach dem Prüfziffernverfahren, ein Zahlendreher fällt sofort auf.
Logo: PNG mit transparentem Hintergrund, 240 Kilobyte. Er lädt es hoch, ruft die Rechnungsvorschau auf und sieht sofort, wie das Dokument beim Kunden ankommt.
Ergebnis: Die Rechnung lässt sich festschreiben. Beim nächsten Beleg fragt niemand mehr nach, die Daten stehen dauerhaft.
Warum unternio ohne Stammdaten bremst
Eine Rechnung ohne vollständige Pflichtangaben ist beim Finanzamt angreifbar und dein Kunde darf die Vorsteuer nicht ziehen. Deshalb prüft unternio vor dem Festschreiben, ob die nötigen Angaben vorhanden sind, und nennt dir die fehlenden Felder als Liste statt einer kryptischen Fehlermeldung.
Welche Angaben eine Rechnung tragen muss, erklärt der Ratgeber ausführlich.
Über dein Unternehmen
Im selben Reiter findest du den Block Über dein Unternehmen: Kundentyp (B2B, B2C oder beides), Branche, Haupt-Dienstleistung und Mitarbeiterzahl. Diese Angaben steuern, welche Hinweise und Vorschläge du bekommst. Sie werden nur anonymisiert ausgewertet und nie an Dritte weitergegeben.
Wenn es klemmt
- Ich kann nicht festschreiben, unternio meldet fehlende Angaben.
- Die Meldung nennt die Felder einzeln. Meistens sind es Steuernummer, vollständige Anschrift oder Telefon. Ergänze sie hier, nicht in der Rechnung, dann gilt es für alle Belege.
- Ein Mitarbeiter kann die Stammdaten nicht speichern.
- Das ist richtig so. Stammdaten darf nur der Inhaber ändern, alle anderen sehen sie nur.
- Das Logo sieht gestaucht aus.
- unternio skaliert proportional auf die Briefkopfhöhe. Wirkt es klein oder verloren, liegt meist viel Leerraum in der Bilddatei. Schneide sie eng zu und lade sie erneut hoch.
- Ich habe keine USt-IdNr.
- Für rein inländische Rechnungen genügt die Steuernummer. Die USt-IdNr. brauchst du erst für Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland.
- Die IBAN wird abgelehnt.
- unternio prüft die Prüfziffer nach dem Standardverfahren. Wird sie abgelehnt, ist tatsächlich ein Zeichen falsch. Kopiere sie am besten direkt aus dem Online-Banking.