Warum es das gibt
Eine Rechnung ist kein formloses Schreiben, sondern ein Dokument mit gesetzlich vorgeschriebenem Inhalt. Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes zählt auf, was drinstehen muss: vollständige Namen und Anschriften beider Seiten, deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, eine fortlaufende Nummer, Ausstellungsdatum, Leistungszeitpunkt, Menge und Art der Leistung, das Entgelt und der Steuerbetrag.
Fehlt etwas davon, darf dein Kunde die Vorsteuer nicht ziehen. In der Praxis heißt das: Er meldet sich, du schreibst neu, und im schlechtesten Fall passiert das erst bei seiner Betriebsprüfung, Jahre später. Deshalb prüft unternio die Pflichtangaben, bevor eine Rechnung ihre Nummer bekommt, und lässt dich vorher nicht durch.
Der zweite Punkt ist die Unveränderbarkeit. Nach dem Festschreiben lässt sich eine Rechnung nicht mehr bearbeiten, auch nicht von dir. Das ist keine Schikane, sondern die Grundlage dafür, dass deine Buchhaltung den GoBD standhält: Ein Beleg, den man nachträglich ändern kann, ist kein Beleg.
Wofür du es brauchst
- Du hast eine Leistung erbracht und willst Geld dafür. Der Standardfall. Positionen eintragen, prüfen lassen, festschreiben, versenden.
- Dein Kunde ist eine Behörde oder ein großes Unternehmen. Dann brauchst du eine E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format, dafür ist zusätzlich eine Leitweg-ID nötig.
- Du bist Kleinunternehmer nach Paragraf 19. Dann weist unternio keine Umsatzsteuer aus und setzt automatisch den vorgeschriebenen Hinweis auf die Steuerbefreiung darunter.
- Du rechnest regelmäßig dasselbe ab. Eine wiederkehrende Rechnung erzeugt den Beleg von selbst in deinem Rhythmus.
Wie genau: Schritt für Schritt
Rechnung anlegen
Neu anlegen oder ein Angebot umwandeln. Beim Umwandeln sind Kunde und Positionen schon gefüllt.
Kunde und Daten prüfen
Vollständige Anschrift, Rechnungsdatum, Leistungsdatum und Zahlungsziel. Bei öffentlichen Auftraggebern zusätzlich die Leitweg-ID.
Positionen erfassen
Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz je Position. Die Einheit ist wichtig für die E-Rechnung, Stunden heißen dort HUR, Stück C62.
Vorschau ansehen
Vorschau zeigt das fertige Dokument mit Logo und Pflichtangaben, genau so bekommt es dein Kunde.
Festschreiben
Mit dem Festschreiben vergibt unternio die endgültige Nummer, bildet eine Prüfsumme über den Inhalt und sperrt den Beleg gegen Änderungen.
Versenden
Drucken erzeugt das PDF. Über die Zeilenaktionen versendest du die Rechnung per E-Mail oder erzeugst eine E-Rechnung.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Eine Beratungsleistung über 12 Stunden soll abgerechnet werden, Kunde ist eine GmbH.
Was er einträgt: Kunde auswählen, Titel „Beratung Prozessoptimierung Juli“, Leistungsdatum 31.07., Zahlungsziel 14 Tage. Eine Position: 12 Stunden zu 145 Euro, Einheit Stunde, 19 Prozent. Netto 1.740 Euro, Umsatzsteuer 330,60 Euro, brutto 2.070,60 Euro.
Die Prüfung: Beim Festschreiben meldet unternio, dass beim Kunden die Anschrift fehlt. Er ergänzt sie im Kontakt, versucht es erneut, und die Rechnung bekommt die Nummer RE-2026-0042. Ab jetzt ist sie unveränderbar; unternio speichert dazu einen Prüfwert über den Inhalt, an dem sich jede spätere Manipulation zeigen würde.
Danach: Druckansicht öffnen, als PDF speichern, per Mail an den Kunden. Status auf „offen“, Fälligkeit 14 Tage. Zahlt er, setzt du sie auf „bezahlt“, und sie verschwindet aus dem Frühwarnsystem.
Der Nummernkreis
Vor der ersten festgeschriebenen Rechnung legst du einmalig Präfix, Format und Startnummer fest, zum Beispiel RE-2026-0001. Ab dem ersten Festschreiben ist der Nummernkreis gesperrt, denn die fortlaufende Nummerierung ohne Lücken ist eine GoBD-Anforderung.
Was passiert beim Festschreiben
- Die Rechnungsnummer wird endgültig vergeben
- Der Beleginhalt wird mit einer Prüfsumme gesichert
- Der Beleg lässt sich nicht mehr ändern und nicht mehr löschen
- Alle Zugriffe und Änderungsversuche bleiben protokolliert
Bearbeitungsvermerke wie eine Mahnstufe oder der Zahlungseingang sind davon ausgenommen, sie ändern den Beleg nicht.
Wenn es klemmt
- unternio lässt mich nicht festschreiben.
- Dann fehlt eine Pflichtangabe. Die Meldung nennt das konkrete Feld: meist die eigene Steuernummer in den Stammdaten oder die Anschrift des Kunden.
- Ich habe mich vertippt, die Rechnung ist schon raus.
- Ändern geht nicht mehr, das ist gesetzlich so gewollt. Du stornierst die Rechnung und schreibst eine neue. Der Storno bekommt eine eigene Nummer und hebt den Betrag auf.
- Die Rechnungsnummer soll bei einer bestimmten Zahl starten.
- Das Präfix und den Startwert stellst du in den Einstellungen unter Rechnungen ein, aber nur, solange noch keine Rechnung festgeschrieben ist. Danach ist der Nummernkreis gesperrt.
- Mein Kunde will das Dokument elektronisch.
- Ein PDF ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Für XRechnung oder ZUGFeRD nutzt du im Zeilenmenü der Rechnung den Punkt E-Rechnung.
- Auf der Rechnung fehlt mein Logo.
- Das Logo lädst du einmalig in den Stammdaten hoch, danach erscheint es auf allen Angeboten und Rechnungen.