Warum es das gibt
Die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 Umsatzsteuergesetz erlaubt dir, keine Umsatzsteuer auszuweisen, solange dein Umsatz unter bestimmten Grenzen bleibt. Das spart die Voranmeldung und macht deine Preise für Privatkunden attraktiver. Im Gegenzug darfst du auch keine Vorsteuer ziehen.
Für deine Rechnungen hat das eine harte Folge: Weist du versehentlich Umsatzsteuer aus, obwohl du Kleinunternehmer bist, schuldest du sie dem Finanzamt trotzdem. Deshalb ist das in unternio kein Häkchen an der einzelnen Rechnung, sondern eine Eigenschaft deiner Firma. Ist sie gesetzt, kommt auf keiner Rechnung mehr Umsatzsteuer vor, und der vorgeschriebene Hinweis auf die Steuerbefreiung steht automatisch darunter.
Wofür du es brauchst
- Du startest gerade und bleibst unter der Umsatzgrenze. Einmal einstellen, danach stimmen alle Belege automatisch.
- Du arbeitest vor allem für Privatkunden. Ohne Umsatzsteuer bist du für sie schlicht günstiger als ein regelbesteuerter Wettbewerber.
- Du hast die Grenze überschritten. Häkchen raus, ab dann weist unternio wieder Umsatzsteuer aus. Den Zeitpunkt klärst du mit deinem Steuerbüro.
Wie genau: Schritt für Schritt
Einstellung öffnen
Einstellungen → Reiter Rechnungen.
Haken setzen
Die Option für die Kleinunternehmerregelung aktivieren und speichern.
Ergebnis prüfen
Eine Rechnung öffnen und die Vorschau ansehen. Die Umsatzsteuer-Zeile ist verschwunden, der Hinweis auf § 19 UStG steht im Dokument.
Beim Überschreiten der Grenze
Fällst du aus der Regelung heraus, entferne den Haken. Bereits festgeschriebene Rechnungen bleiben unverändert, sie sind Belege der Vergangenheit.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Eine Grafikerin startet nebenberuflich und rechnet mit 18.000 Euro Umsatz im ersten Jahr. Ihr Steuerbüro rät zur Kleinunternehmerregelung.
Was sie macht: Einstellungen, Stammdaten, dort das Feld Kleinunternehmer setzen und speichern.
Was sich ändert: Im Rechnungseditor verschwindet das Feld für den Steuersatz. Eine Rechnung über 850 Euro ist danach 850 Euro, ohne Aufschlag. Unter den Positionen steht der Satz, dass gemäß Paragraf 19 Umsatzsteuergesetz keine Umsatzsteuer berechnet wird. Ohne diesen Hinweis wäre die Rechnung formal unvollständig.
Zwei Jahre später: Sie überschreitet die Grenze. Sie nimmt das Häkchen raus, ab der nächsten Rechnung wird wieder Umsatzsteuer ausgewiesen. Alte Rechnungen bleiben unverändert, sie sind festgeschrieben.
Was in der E-Rechnung passiert
In der XRechnung und in ZUGFeRD wird die Steuerkategorie auf steuerbefreit gesetzt und ein Befreiungsgrund mitgegeben. Das ist Voraussetzung dafür, dass die Datei die Prüfung besteht.
Wenn es klemmt
- Auf alten Rechnungen steht immer noch Umsatzsteuer.
- Richtig so. Festgeschriebene Belege ändern sich nie rückwirkend, sonst wären sie keine Belege mehr.
- Ich finde das Feld für den Steuersatz nicht mehr.
- Es ist ausgeblendet, weil die Kleinunternehmerregelung aktiv ist. Das ist der Sinn der Einstellung.
- Wie hoch ist die Grenze genau?
- Sie ändert sich mit der Gesetzeslage und hängt von Vorjahres- und laufendem Umsatz ab. Frag dein Steuerbüro, unternio prüft die Grenze nicht für dich.
- Darf ich trotzdem Vorsteuer ziehen?
- Nein. Das ist die Kehrseite der Regelung und der Grund, warum sie sich bei hohen Investitionen oft nicht lohnt.