Warum es das gibt
Ein Budget ohne Rückmeldung ist eine Zahl im Angebot. Interessant wird es erst, wenn jemand merkt, dass es aufgebraucht wird, und zwar währenddessen.
Deshalb rechnet unternio bei jedem erfassten Zeiteintrag mit und zeigt den Verbrauch auf der Projektkachel: grün bis 80 Prozent, gelb ab 80, rot ab 100. Zusätzlich meldet das Frühwarnsystem aktive Projekte ab 80 Prozent Verbrauch in Aufgaben & Fristen, mit einem Knopf direkt zum Projekt.
Die 80 Prozent sind bewusst gewählt: Sie liegen früh genug, dass Nachverhandeln oder Umplanen noch möglich ist. Bei 100 Prozent ist die Diskussion mit dem Kunden eine andere.
Wofür du es brauchst
- Festpreis-Aufträge. Der einzige Weg zu merken, dass die kalkulierten Stunden nicht reichen, bevor sie weg sind.
- Aufträge mit Kostendeckel. Wenn eine Obergrenze vereinbart ist, ist der Balken dein Warnsystem.
- Nachkalkulation. Nach dem Projekt weißt du, ob deine Schätzung stimmt, und kalkulierst das nächste besser.
- Gespräche mit dem Kunden. Mit Zahlen zu sagen, dass der Umfang gewachsen ist, ist etwas anderes als mit Gefühl.
Wie genau: Schritt für Schritt
Projekt öffnen
Im Modul Projekte auf die Projektkachel klicken. Der Budget-Balken ist schon auf der Kachel sichtbar.
Zahlen lesen
Ist-Stunden (alles Erfasste), abgerechnete Stunden und offene Stunden. Der Wert ergibt sich aus Ist-Stunden mal Stundensatz.
Reagieren
Wird es eng, sprich früh mit dem Kunden statt am Ende. Ein Nachtrag vor der Arbeit ist einfacher zu verhandeln als eine Überraschung danach.
Nach Abschluss auswerten
Vergleiche geplante und tatsächliche Stunden. Das ist die beste Grundlage für dein nächstes Angebot.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Festpreis über 12.000 Euro netto, Stundensatz 85 Euro. Budget-Art Betrag, Budget-Wert 12.000.
Bei 113 Stunden: Der Wert liegt bei 9.605 Euro, also 80 Prozent. Die Kachel wird gelb, der Chip sagt „wird eng“, und in Aufgaben & Fristen steht ein Hinweis.
Was er macht: Er schaut sich an, was noch fehlt: geschätzt 40 Stunden. Damit landet er bei 153 Stunden und 13.005 Euro, also 1.000 Euro über dem Festpreis. Er ruft den Kunden an und weist auf zwei Zusatzarbeiten hin, die im Angebot nicht standen. Der Kunde beauftragt sie als Nachtrag.
Ohne Budget-Warnung: Hätte er es bei der Schlussrechnung gemerkt. Dann hätte er die 1.000 Euro entweder selbst getragen oder eine unangenehme Diskussion geführt, in der er im Nachhinein argumentiert.
Wenn es klemmt
- Der Balken bleibt bei 100 Prozent stehen.
- Absicht. Die tatsächliche Überschreitung steht als Prozentzahl daneben, etwa 104 Prozent. Ein Balken, der über den Rand läuft, sagt nichts mehr.
- Ich bekomme keine Warnung.
- Der Projekt-Wächter gilt nur für aktive Projekte, nicht für pausierte. Prüf außerdem in den Einstellungen unter Vorgaben, ob die Regel eingeschaltet ist.
- Beim Betrags-Budget steht kein Verbrauch.
- Dafür braucht unternio den Stundensatz, sonst lässt sich aus Stunden kein Wert rechnen.
- Der Hinweis nervt jeden Tag.
- Über „Später“ legst du ihn für sieben Tage still, ohne die Regel abzuschalten.