Warum es das gibt
Solange ein Betrieb kleine Aufträge abarbeitet, reicht die Rechnung als Gedächtnis. Sobald ein Auftrag über Wochen läuft, mehrere Leute daran arbeiten und zwischendurch Material dazukommt, reicht sie nicht mehr. Am Ende steht die Frage, die niemand beantworten kann: Hat sich das gelohnt?
Ein Projekt in unternio ist die Klammer, die das beantwortbar macht. Zeiten, Aufgaben und ein Budget hängen daran, und am Ende steht die Nachkalkulation: was geplant war, was tatsächlich gebraucht wurde, was davon abgerechnet ist.
Der wichtigste Effekt kommt aber nicht am Ende, sondern währenddessen. Wer sieht, dass ein Projekt bei 80 Prozent Budget erst zur Hälfte fertig ist, kann noch reden. Wer es erst bei der Schlussrechnung merkt, kann nur noch zahlen.
Wofür du es brauchst
- Aufträge über mehrere Wochen. Umbauten, Installationen, Beratungsmandate: alles mit mehr als ein, zwei Terminen.
- Arbeiten nach Aufwand. Wenn nach Stunden abgerechnet wird, ist das Projekt die Sammelstelle dafür.
- Festpreis-Aufträge. Gerade dort zählt, ob die kalkulierten Stunden reichen. Das Budget zeigt es, bevor es zu spät ist.
- Arbeit im Team. Zugewiesene Mitarbeiter sehen das Projekt und können Zeiten darauf buchen.
Wie genau: Schritt für Schritt
Projekt anlegen
Im Modul Projekte ein neues Projekt anlegen. Bezeichnung und Kunde aus deiner Kontaktliste wählen.
Budget festlegen
Drei Möglichkeiten: Stundenbudget (zum Beispiel 40 Stunden), Betragsbudget (zum Beispiel 5.000 Euro) oder kein Budget für laufende Betreuung.
Stundensatz setzen
Der Stundensatz gilt für dieses Projekt. Er bestimmt den Wert der erfassten Zeiten und den Preis bei der Abrechnung. Weißt du deinen Satz nicht, hilft der Stundensatz-Rechner.
Team zuweisen
Über die Mitglieder-Auswahl bestimmst du, wer am Projekt arbeitet. Nur Inhaber und Teamleiter dürfen das ändern. Zugewiesene Personen bekommen eine Benachrichtigung.
Status pflegen
Aktiv, pausiert oder abgeschlossen. Abgeschlossene Projekte verschwinden aus dem Alltag, bleiben aber auswertbar.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Ein Elektrobetrieb übernimmt die Umrüstung einer Hallenbeleuchtung. Kalkuliert sind 80 Stunden, der Stundensatz liegt bei 85 Euro.
Was er anlegt: Projekt „Hallenbeleuchtung Meyer“, Kunde Meyer GmbH, Status aktiv, Budget-Art Stunden, Budget-Wert 80, Stundensatz 85, Beginn und geplantes Ende. Als Team weist er zwei Monteure zu; sie bekommen eine Benachrichtigung und sehen das Projekt ab sofort.
Im Verlauf: Die Monteure erfassen ihre Zeiten über den Zeitmesser oder tragen sie nach. Die Kachel zeigt den Budget-Verbrauch: bei 49:30 Stunden steht sie auf 62 Prozent und der Chip sagt „im Plan“.
Am Ende: Die Nachkalkulation zeigt erfasste Stunden, davon abgerechnete und offene, dazu den Wert. Er sieht, dass er mit 71 statt 80 Stunden ausgekommen ist, und weiß beim nächsten Angebot, dass seine Kalkulation trägt.
Aufgaben im Projekt
Im Projekt-Fenster siehst du die offenen Aufgaben zu diesem Projekt und kannst direkt neue anlegen, sie landen im Bereich Projekte. Umgekehrt hat jeder Aufgaben-Editor ein Projekt-Feld.
Wenn es klemmt
- Ein Mitarbeiter sieht das Projekt nicht.
- Mitarbeiter sehen nur Projekte, denen sie zugewiesen sind. Der Projekte-Bereich erscheint bei ihnen überhaupt erst mit der ersten Zuweisung.
- Ich kann niemanden zuweisen.
- Zuweisen dürfen Inhaber und Teamleiter. Als Mitarbeiter siehst du die Namen, kannst sie aber nicht ändern.
- Das Budget zeigt nichts an.
- Bei Budget-Art „Betrag“ braucht unternio zusätzlich den Stundensatz, sonst lässt sich aus Stunden kein Wert rechnen.
- Ich habe viele Mitarbeiter und finde niemanden.
- Die Auswahl ist nach Abteilungen gruppiert, und je Abteilung gibt es einen Knopf, der alle auf einmal zuweist.