Warum es das gibt
Zwischen erfasster Arbeit und bezahlter Arbeit liegt eine Rechnung, und genau dort geht in kleinen Betrieben Geld verloren: Stunden werden vergessen, doppelt abgerechnet oder erst Monate später gestellt.
Deshalb bündelt unternio die offenen Zeiten eines Projekts auf Knopfdruck zu einem Rechnungsentwurf: eine Position je Tätigkeit, Menge in Stunden, Preis aus dem Projekt-Stundensatz. Gleichzeitig merkt es sich an jedem Zeiteintrag, zu welcher Rechnung er gehört. Damit kann derselbe Eintrag nicht zweimal auf eine Rechnung geraten.
Wofür du es brauchst
- Monatliche Abrechnung nach Aufwand. Einmal im Monat alle offenen Zeiten bündeln.
- Abschluss eines Projekts. Am Ende die restlichen Stunden abrechnen.
- Teilabrechnung. Nach jedem Bauabschnitt, damit das Geld nicht erst am Ende kommt.
- Kontrolle. Die Nachkalkulation zeigt, wie viel erfasst und wie viel davon schon abgerechnet ist.
Wie genau: Schritt für Schritt
Abrechnung starten
Projekt öffnen und Zeiten abrechnen wählen. unternio sammelt alle offenen, noch nicht abgerechneten Zeiten.
Entwurf prüfen
Der Rechnungs-Editor öffnet sich mit einer Position je Tätigkeit, Menge in Stunden, Preis gleich Stundensatz. Umsatzsteuer nach deiner Einstellung, als Kleinunternehmer ohne Ausweis.
Anpassen
Positionen zusammenfassen, Texte schärfen, Rabatte setzen. Der Kunde liest eine Rechnung, keine Zeiterfassung.
Festschreiben und versenden
Wie bei jeder Rechnung: prüfen, festschreiben, versenden. Siehe Rechnung erstellen.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Im Projekt stehen 31:45 nicht abgerechnete Stunden aus drei Tätigkeiten: Montage, Programmierung, Einweisung.
Was er macht: Im Projekt auf „Zeiten abrechnen“. unternio legt einen Rechnungsentwurf an, mit drei Positionen, je Tätigkeit eine, Mengen in Stunden, Preis 85 Euro, Umsatzsteuer nach seinen Stammdaten. Der Editor öffnet sich sofort.
Was er anpasst: Er formuliert eine Positionsbezeichnung um, damit der Kunde sie versteht, und ergänzt eine Materialposition, die nicht aus Zeiten kommt. Dann schreibt er fest.
Was mit den Zeiten passiert: Alle 31:45 Stunden sind jetzt als abgerechnet markiert und tragen einen Verweis auf die Rechnung. Sie lassen sich weder löschen noch ein zweites Mal abrechnen. Storniert er die Rechnung später vollständig, werden sie automatisch wieder frei.
Was passiert bei einem Fehler
unternio bindet die Zeiten erst an die Rechnung, wenn der Entwurf erfolgreich angelegt wurde. Geht dabei etwas schief, wird der Entwurf zurückgerollt, damit keine Zeiten doppelt abgerechnet werden können.
Wenn es klemmt
- Der Knopf fehlt.
- Er erscheint nur, wenn offene Zeiten vorhanden sind und du Schreibrechte für Rechnungen hast.
- Beim Festschreiben fehlen Angaben.
- Wie bei jeder Rechnung braucht unternio die Pflichtangaben. Am häufigsten fehlt die Anschrift des Kunden.
- Ich habe den Entwurf gelöscht, sind die Zeiten weg?
- Nein. Ein gelöschter Entwurf gibt die Zeiten wieder frei, du kannst sie erneut abrechnen.
- Ein Zeiteintrag lässt sich nicht mehr ändern.
- Abgerechnete Zeiten sind gesperrt, damit die Rechnung und die Zeitliste zusammenpassen. Über einen Voll-Storno werden sie wieder frei.
- Der Preis stimmt nicht.
- Er kommt aus dem Stundensatz des Projekts. Ändere ihn im Entwurf oder pflege den Satz im Projekt, bevor du abrechnest.