Warum es das gibt
Ein Angebot ist kein Preisschild, sondern der erste belastbare Eindruck, den ein Kunde von deiner Arbeit bekommt. Wer eine handgetippte Mail mit einer Zahl schickt, konkurriert über den Preis. Wer ein sauberes Dokument mit klaren Positionen, Gültigkeitsdatum und Zahlungsbedingungen schickt, wirkt wie ein Betrieb, der weiß, was er tut.
Der zweite Grund ist praktischer: Ein Angebot, das in unternio liegt, verschwindet nicht. Es wird mit einem Klick zur Rechnung, es taucht im Frühwarnsystem auf, wenn zwei Wochen lang niemand reagiert hat, und es bleibt nachvollziehbar, was du wann zu welchem Preis zugesagt hast. Genau daran scheitern die meisten Streitgespräche mit Kunden: niemand weiß mehr, was eigentlich vereinbart war.
Wofür du es brauchst
- Ein Kunde fragt nach einem Preis. Statt frei zu formulieren, setzt du Positionen aus deinem Katalog zusammen und hast in fünf Minuten ein Dokument.
- Du willst nicht unter deinen Kosten anbieten. Hinterlegst du bei einer Position einen Einkaufspreis mit Mindestaufschlag, warnt unternio, sobald jemand darunter geht.
- Du gibst viele ähnliche Angebote ab. Über „Leistungen & Preise“ sind wiederkehrende Leistungen mit zwei Klicks drin, samt Einheit und Steuersatz.
- Der Kunde meldet sich nicht mehr. Versendete Angebote ohne Bewegung erscheinen nach der eingestellten Frist von selbst in Aufgaben und Fristen, mit einem Knopf zum Nachfassen.
Wie genau: Schritt für Schritt
Angebot anlegen
Im Modul Angebote & Rechnungen auf + Neues Angebot. Der Editor öffnet sich als Vollbild in drei Schritten.
Kunde wählen
Kontakt aus deiner Kundenliste auswählen. Fehlt jemand, legst du ihn direkt hier an. Anschrift und Angaben werden übernommen.
Positionen erfassen
Je Zeile Bezeichnung, Menge, Einheit und Einzelpreis. Aus Leistungen & Preise übernimmst du wiederkehrende Leistungen mit einem Klick. Die Summen rechnen sich beim Tippen mit.
Gültigkeit und Text
Setze ein Gültigkeitsdatum, das schafft eine natürliche Nachfass-Gelegenheit. Ergänze bei Bedarf Einleitungs- und Schlusstext.
Prüfen und ausgeben
Mit Vorschau siehst du genau das Dokument, das dein Kunde bekommt. Drucken erzeugt das PDF, über die Zeilenaktionen versendest du es per E-Mail.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Ein Elektrobetrieb soll in einer Halle die Beleuchtung erneuern. Der Kunde will bis Freitag ein Angebot.
Was er macht: Neues Angebot, Kunde aus dem CRM auswählen, Titel „Hallenbeleuchtung Umrüstung LED“. Dann drei Positionen: 42 LED-Leuchten aus dem Katalog (Einzelpreis 89 Euro, wird automatisch gezogen), 16 Stunden Montage zum hinterlegten Stundensatz von 78 Euro, und eine Position „Entsorgung Altleuchten“ als Pauschale mit 240 Euro.
Was unternio dazutut: Die Summen rechnen sich mit, 19 Prozent Umsatzsteuer werden ausgewiesen, das Gültigkeitsdatum steht automatisch auf 30 Tage. Beim Speichern warnt unternio einmal: Die Montagestunde liegt mit 78 Euro über dem hinterlegten Mindestpreis von 71,43 Euro, alles in Ordnung.
Wie es weitergeht: Er druckt das Angebot als PDF und schickt es per Mail, dann setzt er den Status auf „versendet“. Neun Tage später steht in Aufgaben und Fristen der Hinweis, dass sich noch niemand gemeldet hat. Er ruft an, der Kunde sagt zu. Ein Klick auf „In Rechnung umwandeln“, und alle Positionen stehen im Rechnungsentwurf.
Nach dem Versand
Setze den Status auf versendet. Bleibt danach eine Woche lang alles still, meldet sich das Frühwarnsystem mit der Aktion Nachfassen. Es verschickt nichts von allein, sondern bereitet dir den Text vor.
Wenn es klemmt
- Der Kunde steht nicht in der Auswahl.
- Angebote gehen nur an Kontakte, die im Kundenbereich angelegt sind. Leg ihn dort kurz an, Name genügt für den Anfang; Anschrift und Steuernummer brauchst du erst für die Rechnung.
- Beim Speichern kommt eine Warnung zum Preis.
- Dann liegt eine Position unter dem Mindest-Verkaufspreis, den du im Katalog hinterlegt hast. Das ist kein Fehler, sondern eine Rückfrage: Du kannst den Rabatt ausdrücklich bestätigen, wenn du ihn willst.
- Die Nummer springt oder wiederholt sich nicht.
- Angebotsnummern werden fortlaufend je Firma vergeben. Ein gelöschter Entwurf gibt seine Nummer nicht zurück, das ist Absicht und in der Buchhaltung so üblich.
- Ich brauche eine andere Umsatzsteuer je Position.
- Der Steuersatz hängt am Angebot, nicht an der Position. Für gemischte Sätze legst du zwei Angebote an oder klärst mit deinem Steuerbüro, welcher Satz für die Gesamtleistung gilt.