Warum es das gibt
Verträge kosten in kleinen Betrieben mehr Geld durch Vergessen als durch schlechte Konditionen. Der Leasingvertrag, der sich um ein Jahr verlängert hat, weil die Kündigung drei Tage zu spät kam. Das Software-Abo, das seit zwei Jahren läuft und niemand nutzt. Die Versicherung, die man längst hätte anpassen können.
Das Vertragsregister ist deshalb kein Archiv, sondern ein Wecker. Entscheidend sind zwei Angaben: das Ende und die Kündigungsfrist. Aus beiden rechnet unternio den Tag aus, an dem die Kündigung raus sein muss, und meldet sich rechtzeitig vorher, statt am Tag danach.
Der zweite Nutzen ist die Übersicht über die laufenden Kosten. Wer alle Verträge mit Betrag und Rhythmus erfasst hat, sieht auf einen Blick, was jeden Monat fest abgeht, und die Liquiditätsplanung übernimmt es automatisch.
Wofür du es brauchst
- Alles mit Laufzeit und Kündigungsfrist. Leasing, Miete, Versicherungen, Software-Abos, Wartungsverträge, Telefon.
- Verträge, aus denen du Geld bekommst. Wartungsverträge mit Kunden, Mieteinnahmen: über die Richtung „Einnahme“ erfasst.
- Kosten, die du planen willst. Erfasste Verträge fließen nach ihrem Rhythmus automatisch in die Liquiditätsplanung.
- Verträge, die jemand anderes betreut. Über die zuständige Abteilung landet die Frist bei der richtigen Person.
Wie genau: Schritt für Schritt
Vertrag anlegen
Im Modul Verträge auf + Neuer Vertrag. Trage Bezeichnung und Vertragspartner ein.
Laufzeit erfassen
Beginn und Ende eintragen. Bei unbefristeten Verträgen genügt der Beginn, die Kündigungsfrist bleibt trotzdem wirksam.
Kündigungsfrist setzen
Die Frist in Monaten angeben, zum Beispiel 3. unternio rechnet daraus den letzten Kündigungstermin und zeigt ihn im Kalender gelb an.
Kosten und Rhythmus
Betrag und Abrechnung (monatlich, quartalsweise, jährlich) eintragen. Diese Werte verteilt die Liquiditätsplanung automatisch auf die Monate.
Speichern und prüfen
Nach dem Speichern erscheint der Vertrag in der Liste, im Kalender und als Frist in Aufgaben & Fristen.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Ein Transporter läuft im Leasing. Der Vertrag endet am 31.03.2027, die Kündigungsfrist beträgt drei Monate.
Was er einträgt: Name „Leasing Transporter HH-XY 123“, Partner „Autohaus Nord“, Kategorie Fahrzeuge, Richtung Ausgabe, Beginn 01.04.2024, Ende 31.03.2027, Kündigungsfrist 3 Monate, Betrag 389 Euro, Abrechnung monatlich.
Was unternio daraus macht: Der letzte Kündigungstag ist der 31.12.2026. Im Kalender erscheint dieser Termin violett, das Vertragsende rot. Rechtzeitig vorher taucht ein Eintrag in Aufgaben & Fristen auf.
In der Liquiditätsplanung: Die 389 Euro stehen in jedem Monat der Laufzeit auf der Ausgabenseite, ohne dass er sie dort einzeln eintragen müsste.
Welche Verträge hierher gehören
Alles mit Laufzeit und Kosten:
- Miete, Leasing, Versicherungen
- Software-Abos und Telekommunikation
- Wartungs- und Serviceverträge
- Rahmenverträge mit Kunden und Lieferanten
- Arbeitsverträge, wenn du Fristen im Blick behalten willst
Wenn es klemmt
- Ich bekomme keine Warnung.
- Meist fehlt entweder das Ende oder die Kündigungsfrist. Ohne beides kann unternio keinen Stichtag rechnen.
- Der Vertrag verlängert sich automatisch.
- Trag als Ende das Datum ein, zu dem du kündigen könntest, nicht ein fernes Enddatum. Nach jeder Verlängerung schiebst du es weiter.
- Die Kündigungsfrist ist in Wochen angegeben.
- Das Feld rechnet in Monaten. Rechne um und rund zur sicheren Seite ab; sechs Wochen sind eher ein Monat als zwei.
- Der Betrag taucht nicht in der Liquiditätsplanung auf.
- Nur aktive Verträge fließen ein.