Warum es das gibt
Der Link ins Cloud-Laufwerk ist die übliche Lösung und die unzuverlässigste. Er zeigt ins Leere, sobald jemand den Ordner umbenennt, das Konto wechselt oder den Anbieter kündigt. Wer dann den Vertrag braucht, braucht ihn meist dringend.
Deshalb liegt die Datei jetzt beim Vertrag. Beim Öffnen bekommt dein Browser eine Adresse, die nach wenigen Minuten abläuft; ohne Anmeldung in deinem Betrieb kommt niemand daran. Es gibt keine dauerhafte öffentliche Adresse, die jemand weitergeben könnte.
Das Feld "Link zum Dokument" bleibt trotzdem. Manche Verträge liegen nun einmal im Portal des Anbieters, und ein Link dorthin ist ehrlicher als eine Kopie, die in zwei Jahren veraltet ist.
Wofür du es brauchst
- Der unterschriebene Vertrag. Ein Scan als PDF oder Foto, damit im Streitfall nicht gesucht werden muss.
- Die Anlagen. Preisliste, Leistungsbeschreibung, AGB-Stand bei Abschluss.
- Das Kündigungsschreiben. Mit dem Sendebeleg zusammen abgelegt ist es der Nachweis, dass du fristgerecht warst.
- Die Korrespondenz. Die E-Mail, in der eine Sonderkondition zugesagt wurde, als Datei am Vertrag.
Wie genau: Schritt für Schritt
Vertrag öffnen
In Verträge die Zeile anklicken oder im Menü auf Bearbeiten. Ganz unten steht der Abschnitt Der Vertrag als Datei.
Datei ablegen
In das gestrichelte Feld ziehen oder es anklicken und die Datei auswählen. Mehrere auf einmal sind kein Problem; jede wird einzeln geprüft.
Ansehen
Ansehen öffnet die Datei in einem neuen Tab. Die Adresse dafür gilt nur wenige Minuten, danach ist sie wertlos. Weitergeben ergibt also keinen Sinn.
Herunterladen
Der Pfeil speichert die Datei mit ihrem ursprünglichen Namen auf deinem Gerät, etwa für den Steuerberater.
Entfernen
Das Kreuz löscht die Datei nach einer Rückfrage. Wer nur Leserecht auf Verträge hat, sieht weder Ablegen noch Löschen.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Der Leasingvertrag für den Transporter läuft, das Papier liegt im Ordner im Büro.
Was du tust: Vertrag öffnen, unten den Abschnitt "Der Vertrag als Datei", Scan hineinziehen. Nach zwei Sekunden steht er in der Liste, mit Größe und Datum.
Ein Jahr später: Die Frist naht, unternio erinnert. Die Kündigung geht raus, das Schreiben und der Einlieferungsbeleg kommen als zweite und dritte Datei dazu.
Beim Streit über das Datum: Vertrag öffnen, "Ansehen", fertig. Niemand sucht im Ordner, niemand fragt, wer den Cloud-Link hatte.
In der Vertragsliste: Eine kleine Büroklammer zeigt, zu welchen Verträgen überhaupt etwas abgelegt ist.
Wer darf was
| Rolle | Ansehen und herunterladen | Ablegen und löschen |
|---|---|---|
| Inhaber, Teamleitung | ja | ja |
| Mitarbeiter mit Schreibrecht auf Verträge | ja | ja |
| Mitarbeiter mit Leserecht | ja | nein |
| Buchhalter (nur lesen) | ja | nein |
| Jemand außerhalb deines Betriebs | nein | nein |
Die Trennung zwischen Betrieben macht nicht die Oberfläche, sondern die Ablage selbst: Dateien einer fremden Organisation sind technisch nicht erreichbar, auch nicht über eine geratene Adresse.
Was beim Export passiert
Wenn es klemmt
- Ich sehe den Abschnitt nicht.
- Er erscheint erst, wenn der Vertrag einmal gespeichert ist. Vorher gibt es noch nichts, woran die Datei hängen könnte. Steht dort, die Ablage werde gerade eingerichtet, ist sie in deinem Konto noch nicht freigeschaltet; nutz solange das Feld Link zum Dokument.
- Meine Datei wird abgelehnt.
- Erlaubt sind PDF, Bilder, Office-Dateien und Text, bis 15 MB je Datei. Ein Scan wird schnell groß: in der Scan-App eine kleinere Auflösung wählen oder mehrere Seiten in ein PDF legen.
- Ich brauche den Vertrag außerhalb von unternio.
- Der Pfeil neben Ansehen lädt die Datei mit ihrem Originalnamen herunter.
- Ich habe die falsche Datei abgelegt.
- Das Kreuz entfernt sie. Für Dateien gibt es keinen Papierkorb, das Löschen ist endgültig.
- Was passiert beim Löschen des Vertrags?
- Der Vertrag wandert in den Papierkorb, die Dateien bleiben. Erst wenn du ihn dort endgültig löschst, verschwinden sie mit.