Das Angebot als Grundlage
Am Anfang steht das Angebot, rechtlich ein Antrag. Es sollte alle vertragswesentlichen Punkte enthalten: Parteien, Leistung und Preis. Grundsätzlich ist ein Angebot bindend, es sei denn, du kennzeichnest es ausdrücklich als "freibleibend" oder "ohne Gewähr" (§145 BGB). Ein freibleibendes Angebot bindet dich nicht, sondern ist eher eine Einladung an den Kunden, seinerseits ein Angebot abzugeben.
Wie du ein Angebot sauber aufbaust und welche Angaben hineingehören, liest du ausführlich unter Angebot schreiben. Wichtig hier: Lege im Angebotstext eine Gültigkeitsdauer fest, sonst bleibst du unbegrenzt gebunden.
Annahme und Auftragsbestätigung
Ein Vertrag entsteht durch zwei übereinstimmende Willenserklärungen: dein Angebot und die Annahme des Kunden (§§145, 147 BGB). Die Annahme ist das vorbehaltlose Einverständnis mit deinem Angebot. Unter Anwesenden muss sie sofort erfolgen, bei schriftlichen Angeboten innerhalb einer angemessenen Frist.
Die Rechnung: Fristen und Pflichten
Ist die Leistung erbracht, folgt die Rechnung. Für Leistungen an andere Unternehmen (B2B) oder juristische Personen bist du zur Rechnungsstellung verpflichtet. Die gesetzliche Frist beträgt sechs Monate nach Ausführung der Leistung (§14 Abs. 2 UStG).
An Privatpersonen (B2C) musst du grundsätzlich keine Rechnung stellen. Eine Ausnahme sind Leistungen rund um ein Grundstück, etwa Handwerkerleistungen, hier gilt ebenfalls die Sechs-Monats-Frist.
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, regelt §14 Abs. 4 UStG. Dazu zählen unter anderem Name und Anschrift beider Seiten, deine Steuernummer oder USt-IdNr., das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, der Leistungszeitpunkt sowie das Entgelt mit Steuersatz und Steuerbetrag. Den vollständigen Katalog findest du unter Rechnung schreiben: Pflichtangaben.
- Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto: erleichterte Angaben nach §33 UStDV.
- Kleinunternehmer: keine Umsatzsteuer, dafür der Hinweis "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
E-Rechnung ab 2025: der Zeitplan
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, elektronisch verarbeitbarer Datensatz, meist als XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (XML eingebettet in eine PDF). Beide Formate sind rechtlich gleichwertig. Der Umstieg beim Ausstellen läuft in Stufen:
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| 01.01.2025 | Empfang von E-Rechnungen für alle B2B-Unternehmen verpflichtend |
| bis Ende 2026 | Papier und PDF (mit Zustimmung des Empfängers) noch erlaubt |
| ab 01.01.2027 | nur noch E-Rechnung oder Papier, PDF nicht mehr zulässig |
| ab 01.01.2028 | E-Rechnungspflicht uneingeschränkt für alle B2B-Umsätze |
Ausgenommen vom Ausstellen sind Kleinunternehmer nach §19 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Die technischen Details erklärt der Ratgeber E-Rechnung 2025.
Zahlungseingang und Mahnwesen
Ist die Rechnung raus, geht es um die Zahlung. Wurde keine Frist vereinbart, ist die Rechnung sofort fällig (§271 BGB). Im B2B beträgt die gesetzliche Zahlungsfrist 30 Kalendertage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, eine Verlängerung auf maximal 60 Tage ist nur bei ausdrücklicher Vereinbarung zulässig (§271a BGB).
Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang gerät der Schuldner automatisch in Verzug, auch ohne Mahnung (§286 Abs. 3 BGB). Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn du in der Rechnung darauf hingewiesen hast. Ab Verzug kannst du Verzugszinsen und Mahnkosten geltend machen.
Zahlt der Kunde trotzdem nicht, folgt die Mahnung: eine klare Aufforderung, den offenen Betrag zu begleichen. Sie sollte als Mahnung bezeichnet sein und Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, offenen Betrag, eine neue Frist und einen Hinweis auf mögliche Verzugsfolgen enthalten. Wie du dabei freundlich und trotzdem bestimmt bleibst, zeigt der Ratgeber Mahnung schreiben.