Das Angebot als Grundlage
Am Anfang steht das Angebot, rechtlich ein Antrag. Das heißt im Grunde genommen: ein Vorschlag an den Kunden, ein Geschäft zu machen. Es sollte alle wichtigen Punkte enthalten: wer beteiligt ist, welche Leistung du erbringst und was sie kostet. Grundsätzlich ist ein Angebot bindend. Eine Ausnahme gibt es nur, wenn du es klar als "freibleibend" oder "ohne Gewähr" kennzeichnest (§145 BGB). Ein freibleibendes Angebot bindet dich nicht. Es ist eher eine Einladung an den Kunden, dir seinerseits ein Angebot zu machen.
Wie du ein Angebot sauber aufbaust und welche Angaben hineingehören, liest du ausführlich unter Angebot schreiben. Wichtig hier: Leg im Angebotstext eine Gültigkeitsdauer fest, sonst bleibst du unbegrenzt gebunden.
Annahme und Auftragsbestätigung
Ein Vertrag entsteht, wenn beide Seiten dasselbe wollen: dein Angebot und die Zusage des Kunden (§§145, 147 BGB). Die Zusage ist das klare Ja zu deinem Angebot, ohne Wenn und Aber. Steht ihr euch gegenüber (etwa im Gespräch), muss sie sofort kommen. Bei schriftlichen Angeboten hat der Kunde eine angemessene Frist.
Die Rechnung: Fristen und Pflichten
Ist die Leistung erbracht, folgt die Rechnung. Für Leistungen an andere Firmen (B2B, also Geschäft mit anderen Firmen) musst du eine Rechnung schreiben. Die gesetzliche Frist beträgt sechs Monate nach der Leistung (§14 Abs. 2 UStG).
An Privatpersonen (B2C, also Geschäft mit Privatkunden) musst du grundsätzlich keine Rechnung stellen. Eine Ausnahme sind Leistungen rund um ein Grundstück, zum Beispiel Handwerkerarbeiten. Hier gilt ebenfalls die Sechs-Monats-Frist.
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, ist gesetzlich festgelegt (§14 Abs. 4 UStG). Dazu gehören unter anderem: Name und Anschrift beider Seiten, deine Steuernummer oder USt-IdNr. (die Umsatzsteuer-Nummer für Geschäfte in der EU), das Datum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, der Zeitpunkt der Leistung sowie der Betrag mit Steuersatz und Steuerbetrag. Die vollständige Liste findest du unter Rechnung schreiben: Pflichtangaben.
- Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto: Hier reichen weniger Angaben (§33 UStDV).
- Kleinunternehmer: keine Umsatzsteuer, dafür der Hinweis "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
E-Rechnung ab 2025: der Zeitplan
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Firmen im B2B E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist im Grunde genommen eine Rechnung als Computer-Datei, die Programme automatisch lesen. Meist ist das eine XRechnung (reine Daten ohne sichtbares Layout) oder ZUGFeRD (ein PDF mit den Daten darin). Beide sind rechtlich gleichwertig. Beim Ausstellen kommt die Pflicht in Stufen:
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| 01.01.2025 | Alle B2B-Firmen müssen E-Rechnungen empfangen können |
| bis Ende 2026 | Papier und PDF noch erlaubt (wenn der Empfänger zustimmt) |
| ab 01.01.2027 | nur noch E-Rechnung oder Papier, PDF nicht mehr erlaubt |
| ab 01.01.2028 | E-Rechnung Pflicht für alle B2B-Umsätze, ohne Ausnahme |
Vom Ausstellen ausgenommen sind Kleinunternehmer (§19 UStG), Rechnungen bis 250 Euro und Fahrscheine. Die technischen Details erklärt der Ratgeber E-Rechnung 2025.
Zahlungseingang und Mahnwesen
Ist die Rechnung raus, geht es um die Zahlung. Wurde keine Frist vereinbart, ist die Rechnung sofort fällig (§271 BGB). Im B2B gilt eine gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Kalendertagen, gerechnet ab dem Zeitpunkt, an dem die Rechnung fällig ist und beunter Kunden ankommt. Eine längere Frist von höchstens 60 Tagen ist nur erlaubt, wenn beide Seiten das ausdrücklich vereinbaren (§271a BGB).
Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang ist der Kunde automatisch in Verzug. Verzug heißt im Grunde genommen: Der Kunde zahlt zu spät. Das passiert auch ohne Mahnung (§286 Abs. 3 BGB). Bei Privatkunden gilt das nur, wenn du in der Rechnung darauf hingewiesen hast. Ab Verzug darfst du Verzugszinsen (also Extra-Zinsen als Ausgleich) und Mahnkosten verlangen.
Zahlt der Kunde trotzdem nicht, folgt die Mahnung: eine klare Aufforderung, den offenen Betrag zu zahlen. Sie sollte "Mahnung" heißen und Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, offenen Betrag, eine neue Frist und einen Hinweis auf mögliche Folgen enthalten. Wie du dabei freundlich und trotzdem bestimmt bleibst, zeigt der Ratgeber Mahnung schreiben.