Freelancer-Vertrag: Was muss drinstehen, was muss draußen bleiben?

Was ist ein Freelancer-Vertrag?

"Freelancer-Vertrag" oder "Vertrag über freie Mitarbeit" ist kein eigener Vertragstyp im Gesetz. Rechtlich ist es entweder ein Dienstvertrag oder ein Werkvertrag. Ein Dienstvertrag ist im Grunde genommen ein Vertrag über eine laufende Tätigkeit. Beispiel: laufende Betreuung oder Support. Ein Werkvertrag ist im Grunde genommen ein Vertrag über ein festes Ergebnis. Beispiel: eine fertige App oder ein Firmen-Design. Die Unterschiede und ihre Folgen für Abnahme und Gewährleistung (die Pflicht, für fehlerhafte Arbeit geradezustehen) erklärt der Beitrag Dienstleistungsvertrag.

Wichtig ist der Unterschied zum Arbeitsvertrag: Der Freelancer ist selbstständig. Er entscheidet selbst über Zeit, Ort und Art seiner Arbeit. Er nutzt eigene Arbeitsmittel und trägt sein eigenes unternehmerisches Risiko. Am besten hat er mehrere Auftraggeber. Er schreibt Rechnungen und zahlt seine Steuern selbst. Er ist auch nicht über den Auftraggeber sozialversichert. Übrigens: Ob der Freelancer steuerlich Freiberufler oder Gewerbetreibender ist, ist eine andere Frage. Freiberufler sind bestimmte Berufe wie Arzt, Anwalt oder Journalist. Alles andere ist meist ein Gewerbe. Die Abgrenzung erklärt Freiberufler oder Gewerbe.

Checkliste: Diese Klauseln gehören hinein

Ein guter Freelancer-Vertrag beantwortet diese Punkte, zum Abhaken:

1. Wer schließt den Vertrag: beide Seiten mit vollem Namen, Rechtsform und Adresse.
2. Was wird geleistet: Aufgabe oder Ergebnis so genau wie möglich. Bei Projekten mit Zwischenzielen und Lieferterminen. Wichtig: Beschreibe das Was, nicht das Wie. Genaue Arbeitsanweisungen sehen nach einem Angestellten aus.
3. Selbstständigkeit klar festhalten: freie Zeiteinteilung, freie Wahl des Arbeitsorts (wenn die Aufgabe es erlaubt), eigene Arbeitsmittel, kein fester Platz im Dienstplan, das Recht auf weitere Auftraggeber. Das schützt nur, wenn ihr es auch wirklich so lebt.
4. Bezahlung: Stundensatz, Tagessatz oder fester Preis fürs Projekt. Dazu: wann abgerechnet wird, bis wann gezahlt wird und wie ihr mit Auslagen und Mehraufwand umgeht. Zur Berechnung aus Freelancer-Sicht: Stundensatz berechnen.
5. Nutzungsrechte: der wichtigste Geld-Punkt bei kreativer und technischer Arbeit. Nutzungsrechte heißen im Grunde genommen: wer die fertige Arbeit später wie verwenden darf. Hier wird geregelt, ob der Auftraggeber einfache Rechte bekommt (er darf sie nutzen, andere aber auch) oder ausschließliche Rechte (nur er darf sie nutzen). Dazu: für welche Medien, Länder und wie lange, und ob er die Arbeit verändern darf. Ohne Regel bleiben die Rechte fast ganz beim Freelancer.
6. Verschwiegenheit: wie mit Firmen-Internem und Kundendaten umgegangen wird. Bei Bedarf zusätzlich mit einer eigenen Geheimhaltungsvereinbarung. Und wenn der Freelancer Kundendaten verarbeitet, mit einem AV-Vertrag (Auftragsverarbeitungsvertrag). Der ist im Grunde genommen ein Vertrag mit einem Dienstleister, der für dich Kundendaten verarbeitet. Beispiel: dein Newsletter- oder Hosting-Anbieter.
7. Subunternehmer und Vertretung: Darf der Freelancer andere Leute einsetzen? Wenn er die Arbeit wirklich weitergeben darf, spricht das für Selbstständigkeit.
8. Haftung und Gewährleistung: Haftung heißt, mit welchem Geld man für Schäden geradesteht. Hier legt ihr fest, wie weit die Haftung reicht (soweit erlaubt). Bei Werkverträgen kommen Regeln dazu, wie Fehler nachgebessert werden.
9. Laufzeit und Kündigung: Endet es mit dem Projekt oder läuft es weiter? Dazu: Kündigungsfristen, Kündigung aus wichtigem Grund und was mit angefangenen Arbeiten und der Bezahlung passiert, wenn früher Schluss ist.
10. Keine Angestellten-Wörter: Begriffe wie Urlaub, Gehalt, Überstunden, Abmahnung oder Dienstplan gehören nicht in einen Freelancer-Vertrag.
11. Schlussbestimmungen: die Regel, dass Änderungen schriftlich sein müssen, dazu eine salvatorische Klausel sowie die Angabe von Recht und Gerichtsort. Eine salvatorische Klausel ist im Grunde genommen ein Satz, der sagt: Wenn ein Teil des Vertrags ungültig ist, bleibt der Rest trotzdem gültig.

Warnthema Scheinselbstständigkeit

Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn jemand auf dem Papier selbstständig ist, in Wirklichkeit aber wie ein Angestellter arbeitet. Dann muss der Auftraggeber die Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen, für die Vergangenheit. Er zahlt dabei fast alles allein, also den Arbeitgeber- und meist auch den Arbeitnehmer-Anteil. Das gilt in der Regel für bis zu vier Jahre rückwirkend. Wenn er es mit Absicht getan hat, sogar bis zu 30 Jahre. Dazu kommen Säumniszuschläge, also Extra-Gebühren fürs Zuspätzahlen. Es können noch weitere Folgen dazukommen: Haftung für die Lohnsteuer, eine Strafe wegen einer Straftat (§ 266a StGB) und Rechte des Freelancers als Angestellter. Der vermeintliche Freelancer kann sich dann auf Kündigungsschutz, Urlaub und Lohnfortzahlung berufen.

Die Rentenversicherung und die Gerichte schauen nicht auf die Überschrift des Vertrags. Sie schauen darauf, wie ihr wirklich zusammenarbeitet. Diese Warnzeichen sind besonders wichtig:

• Der Chef bestimmt: Der Auftraggeber gibt Arbeitszeiten, Anwesenheit und die Art der Arbeit genau vor.
• Fest eingebunden: fester Arbeitsplatz in der Firma, eine Firmen-E-Mail-Adresse, Teilnahme an Teammeetings und Dienstplänen wie ein Angestellter.
• Nur ein Auftraggeber: dauerhaft fast nur für eine Firma tätig, ohne selbst am Markt aufzutreten.
• Kein eigenes Risiko: feste Summe jeden Monat, egal wie viel geleistet wird, keine eigenen Arbeitsmittel, keine eigenen Preise.
• Gleiche Arbeit wie Angestellte: Der Freelancer macht genau dasselbe wie die festangestellten Kollegen nebenan.

Kein einzelnes Zeichen entscheidet allein. Es kommt auf das Gesamtbild an. Bei ernsten Zweifeln gibt es ein offizielles Mittel: das Statusfeststellungsverfahren. Das ist im Grunde genommen eine amtliche Prüfung, ob jemand wirklich selbstständig ist oder nicht. Beispiel: Ihr fragt bei der Deutschen Rentenversicherung Bund nach, und sie sagt euch verbindlich, wie sie den Fall einordnet (§ 7a SGB IV). Beide Seiten können das beantragen, am besten früh nach dem Start der Zusammenarbeit.

Typische Fehler und Fallen

• Vertrag und Alltag passen nicht zusammen: Die schönste Klausel zur Selbstständigkeit nützt nichts, wenn der Freelancer im Alltag wie ein Angestellter geführt wird.
• Nutzungsrechte vergessen: Der Auftraggeber zahlt für ein Logo und darf es dann streng genommen nur eingeschränkt nutzen. Regelt die Rechte immer klar und passend zum geplanten Einsatz.
• Unklare Leistungsbeschreibung: führt zu Streit über den Umfang und über Nachforderungen, wie bei jedem Dienstleistungsvertrag.
• Angestellten-Wörter: "Monatsgehalt", "Urlaubsanspruch" oder "Kernarbeitszeit" im Vertrag sind ein gefundenes Fressen für die Prüfer vom Amt.
• Keine Regelung für vorzeitiges Ende: Wer zahlt was, wenn das Projekt nach der Hälfte abgebrochen wird?
• Vertragsende verschlafen: Manche Verträge verlängern sich automatisch und laufen weiter, obwohl niemand die Leistung mehr braucht. Wie du das vermeidest, zeigt Kündigungsfristen managen.
• Mündliche Absprachen: Zusagen per Telefon sind im Streit wertlos. Änderungen gehören schriftlich in den Vertrag.

Worauf du vor der Unterschrift achten solltest

Als Auftraggeber:

• Beschreibt der Vertrag Ergebnisse statt genauer Arbeitsanweisungen? Und wird die Selbstständigkeit auch im Alltag gelebt?
• Sind die Nutzungsrechte umfassend genug für deinen geplanten Einsatz (Website, Werbung, Weiterbearbeitung)?
• Sind Verschwiegenheit und Datenschutz geregelt, bei Bedarf mit NDA (Geheimhaltungsvereinbarung) und AV-Vertrag?
• Bei langer Zusammenarbeit mit nur einem Freelancer: über das Statusfeststellungsverfahren nachdenken.

Als Freelancer:

• Reicht deine Bezahlung wirklich aus, inklusive Versicherungen, Steuern und Zeiten ohne Auftrag?
• Gibst du nicht mehr Rechte ab, als der Auftrag braucht? Wenn du alle Rechte für immer abgibst, sollte sich das im Preis zeigen.
• Stehen im Vertrag Haftungsrisiken, die deine Versicherung nicht abdeckt? (Die Vermögensschadenhaftpflicht ist im Grunde genommen eine Versicherung für Geldschäden, die du bei einem Kunden aus Versehen verursachst.)
• Schränken dich Wettbewerbs- oder Exklusiv-Klauseln bei deinen anderen Aufträgen ein?

Und für beide Seiten gilt: Leg den Vertrag nach der Unterschrift nicht einfach in den Ordner und vergiss ihn. Leg ihn geordnet ab, mit Laufzeit und Fristen, wie unter Dokumente und Verträge organisieren beschrieben. Bei rechtlich heiklen Fällen, vor allem rund um den Status, lohnt sich die Prüfung durch einen Anwalt oder die Anfrage bei der Rentenversicherung.